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Quadrit organisieren: die praktische Checkliste

Ein Quadrit braucht mehr Vorbereitung als nur gemietete Quads und eine passende Strecke. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Haftungsausschlüsse und Sicherheitsausrüstung rechtzeitig zusammenbringen. Plane außerdem Zeit für Einweisung, Proberunde und die Ausgabe von Helmen und Kleidung ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Teilnehmerliste bis zum Empfang und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme bei Wetter, Verpflegung und Ausrüstung zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Quad-Miete reservieren

  • Essenslocation reservieren

  • Route und Zeitplan festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativprogramm festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Rucksäcke mit Sachen füllen

    2 Personen

  • Teilnehmende telefonisch bestätigen

Event

  • Veranstaltungsort ausschildern

    2 Personen

  • Empfangstisch aufbauen

    2 Personen

  • Quad-Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Haftungsausschlüsse unterschreiben lassen

  • Helme und Kleidung ausgeben

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Proberunde begleiten

    2 Personen

  • Quadrit begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Unterwegs Fotos machen

  • Helme und Kleidung einsammeln

    2 Personen

  • Hände reinigen lassen

  • Buffet und Getränke bereitlegen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Dessert servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Quad-Schäden melden

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • QuadsAnz. 8
  • HelmeAnz. 10
  • SchutzbrillenAnz. 10
  • ArbeitshandschuheAnz. 10
  • RegenanzügeAnz. 10
  • WarnwestenAnz. 10
  • RoutenpläneAnz. 10
  • KompassAnz. 2
  • SpanngurteAnz. 4

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 12
  • Festzelt
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 12
  • SchälchenAnz. 12
  • TrinkgläserAnz. 24
  • KaffeetassenAnz. 12
  • BestecksetsAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • Eisbox

Ausstattung

  • Wasserkocher
  • Kaffeemaschine
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 3

Beleuchtung

  • BatterielampenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 4
  • NotfalldeckenAnz. 4

Dekoration

  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Quads und die Essenslocation möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei Teilnehmerzahl, Abhol- oder Anlieferzeit und die Bedingungen für kurzfristige Absagen.
  • Verschicke Route, Zeitplan und Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Bitte bis zu einem festen Termin um Rückmeldung zu Ernährungswünschen und bestätige die Teilnahme zusätzlich telefonisch.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 45 Minuten für Empfang, Anwesenheit, Haftungsausschlüsse und die Ausgabe von Helmen, Schutzbrillen und Kleidung ein. Die Sicherheitsanweisung sollte vor der Proberunde stattfinden.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege dann verbindlich das Alternativprogramm fest. Regenanzüge, Warnwesten, Batterielampen und geladene Powerbanks gehören trotzdem in die vorbereiteten Rucksäcke.
  • Kühle Getränke am Vortag und rechne für das erste Event-Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kaffee, Tee und Snacks sollten beim Empfang bereitstehen, damit niemand vor Einweisung und Start noch einkaufen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Quadrit organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen und der Reservierung der Quads. Route, Essenslocation und Alternativprogramm sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Zeit braucht die Einweisung beim Quadrit?
Plane mindestens 30 Minuten für Sicherheitsanweisung und Proberunde ein. Bei größeren Gruppen solltest du zusätzlich 15 bis 20 Minuten für die Ausgabe von Helmen, Schutzbrillen und weiterer Kleidung einrechnen.
Was muss ich bei schlechtem Wetter für ein Quadrit vorbereiten?
Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vor dem Termin und entscheide dann über das Alternativprogramm. Halte Regenanzüge, trockene Kleidung und ein überdachtes Empfangs- oder Verpflegungszelt bereit.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Quadrit?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach je Stunde etwa 1 bis 2 weitere ein. Kühlboxen und eine Eisbox sollten am Veranstaltungstag bereits gefüllt und zugänglich sein.

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