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Picknickparty organisieren: die komplette Checkliste

Eine Picknickparty wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als Decken und Snacks. Kläre zuerst Gästezahl, Ernährungswünsche und Reservierung, danach folgen Einkauf, Kühlung und die Vorbereitung des Buffets. Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und plane für Sonne wie Regen. Am Veranstaltungstag sollten Sitzplätze, Zelte, Müllstationen und Musik stehen, bevor die ersten Gäste eintreffen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierung bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Diätetiketten vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Brötchen vorbereiten

    3 Personen

  • Salate zubereiten

    3 Personen

  • Snacks portionieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Decken aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik anschließen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Spielmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke sicher verstauen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Veranstaltungsort sauber hinterlassen

    4 Personen

  • Tische und Stühle zusammenklappen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien trocknen und verstauen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PicknickdeckenAnz. 12
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • PartyzelteAnz. 2
  • SonnenschirmeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 70
  • KaffeebecherAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6
  • GetränkekannenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • PartygirlandenAnz. 6
  • BallonsAnz. 50
  • BuffettellerAnz. 6
  • NamenskartenständerAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 18
  • FrischhaltedosenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Reinigung

  • HandfegerAnz. 2
  • BlechkehrerAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LaternenAnz. 8

Sportmaterial

  • FrisbeesAnz. 4
  • Kubb-Spiel
  • BadmintonsätzeAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Kasten
  • SonnencremeAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erstelle die endgültige Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vorher. So kannst du Mengen für Brötchen, Salate, Obst, Snacks und Getränke passend planen und Diätetiketten vorbereiten.
  • Kühle Getränke und Kühlelemente mindestens 4 Stunden vor Beginn. Kühlboxen bleiben länger kalt, wenn sie bereits vor dem Einräumen vollständig durchgekühlt sind.
  • Wasche Gemüse und Obst am Vortag und portioniere Snacks in verschließbare Behälter. Salate und belegte Brötchen sollten erst kurz vor dem Aufbau aus dem Kühlschrank kommen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Decken, Tische, Stühle, Partyzelte, Sonnenschirme, Buffet und Dekoration brauchen mehr Zeit, als das Bereitstellen einzelner Picknickdecken vermuten lässt.
  • Stelle zwei Müllstationen auf und führe 30 Minuten vor Beginn eine Sicherheitskontrolle durch. Prüfe dabei besonders Verlängerungskabel, Zelte, Musikanschluss und freie Wege.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Picknickparty planen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor der Picknickparty, damit du Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl berücksichtigen kannst.
Wie viel Essen brauche ich für eine Picknickparty?
Plane pro erwachsene Person etwa 2 bis 3 Brötchen, 250 bis 300 Gramm Salat und 150 bis 200 Gramm Snacks ein. Bei einer Party von 3 bis 4 Stunden solltest du zusätzlich Obst und eine kleine Reserve von rund 10 Prozent vorsehen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Picknickparty?
Rechne bei warmem Wetter mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person für die erste Stunde und danach ungefähr einem Getränk je Stunde. Stelle Wasser, weitere Getränke sowie Kaffee und Tee getrennt bereit und beginne mit dem Kühlen mindestens 4 Stunden vorher.
Was muss ich bei schlechtem Wetter für eine Picknickparty vorbereiten?
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 24 Stunden vorher und stelle Partyzelte oder einen überdachten Ausweichbereich bereit. Sichere Zelte und Dekoration vor dem Eintreffen der Gäste und entscheide spätestens am Veranstaltungstag, ob die Reservierung angepasst werden muss.

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