Musikworkshop organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Kursleitung spätestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Reserviere den Saal erst danach, damit Raumgröße, Bestuhlung und benötigte Technik zum Ablauf passen.
• Öffne das Anmeldeformular mindestens 3 Wochen vor dem Workshop und schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher. Erfasse dabei Ernährungswünsche und teile die Gruppen erst ein, wenn die Anmeldungen geprüft sind.
• Teste Instrumente und Tontechnik 1 bis 2 Tage vorher. Prüfe dabei Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Laptop gemeinsam, statt nur einzelne Geräte einzuschalten.
• Stelle pro Arbeitsplatz einen klaren Platz für Instrument, Notenständer und Arbeitsmaterial bereit. Plane außerdem Ersatz für häufig fehlende Kleinteile wie Plektren, Gitarrengurte und Batterien ein.
• Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks am Veranstaltungstag vor. Öffne den Ort mindestens 60 Minuten vor Beginn, lüfte den Saal und baue Empfangstisch, Tische, Stühle und Technik vor dem Eintreffen der Teilnehmenden auf.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Musikworkshop organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Programm, Kursleitung und Raumreservierung. Für Einladungen, Anmeldungen und Materialbestellung bleiben dann mindestens 3 Wochen.

Wie viele Instrumente braucht man für einen Musikworkshop?

Plane mindestens ein spielbares Instrument pro vorgesehenem Arbeitsplatz und prüfe die tatsächliche Teilnehmerzahl 3 bis 5 Tage vorher. Für Gruppenarbeit solltest du zusätzlich mindestens ein Ersatzinstrument und Ersatzmaterial bereithalten.

Wann sollte man die Teilnehmer für einen Musikworkshop einteilen?

Teile die Gruppen erst ein, wenn das Anmeldeformular geschlossen und die Teilnehmerliste geprüft ist. Das sollte etwa 3 bis 5 Tage vor dem Workshop passieren, damit Änderungen noch möglich sind.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Musikworkshop?

Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Möblierung, Instrumente und Technik ein. Bei mehreren Mikrofonen, einem Mischpult und Gruppenarbeitsplätzen sind 90 Minuten sicherer.

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