Musikalischen Umzug organisieren: die komplette Checkliste

Ein musikalischer Umzug braucht früh eine feste Route, einen belastbaren Zeitplan und klare Zuständigkeiten. Musikvereine, Teilnehmende, Verkehrsposten, Ersthelfer und Freiwillige müssen koordiniert werden, bevor Informationen verschickt werden. Plane außerdem Start und Ziel, Catering, Beschilderung und die mobile Tontechnik gemeinsam. Diese Checkliste führt dich von der ersten Anmeldung bis zur Ausgabe von Teilnehmerlisten, Routenplänen und Badges am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Zeitplan festlegen
2 Personen
Musikvereine ansprechen
2 Personen
Teilnehmer anmelden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Routeninformationen veröffentlichen
Teilnehmerinformationen versenden
Start- und Zielort reservieren
Catering reservieren
Verkehrsposten festlegen
2 Personen
Verkehrshelfer einplanen
2 Personen
Ersthelferbesetzung einplanen
Wettervorhersage prüfen
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Routenpläne drucken
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Instrumentenraum freimachen
2 Personen
Kommunikationsmittel aufladen
Wetterfeste Wegweiser herstellen
2 Personen
Starterpaket pro Verein zusammenstellen
2 Personen

Event

Startgelände absperren
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
Verkehrsposten einrichten
4 Personen
Lichtmasten und Lampen aufstellen
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Soundcheck durchführen
2 Personen
Vereine empfangen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Instrumente sicher aufstellen
4 Personen
Startreihenfolge erklären
2 Personen
Publikum zu den Aussichtspunkten begleiten
6 Personen
Den Umzug starten lassen
3 Personen
Streckenposten besetzen
12 Personen
Umzug begleiten
8 Personen
Publikumsströme lenken
6 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Teilnehmende betreuen
3 Personen
Musikprogramm ankündigen
Beleuchtung einschalten
2 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Den letzten Verein verabschieden
3 Personen
Publikum sicher hinausleiten
6 Personen
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Verkehrsbarrieren entfernen
6 Personen
Wegweiser einsammeln
4 Personen
Zelte und Möbel abbauen
6 Personen
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Strecke auf Schäden prüfen
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
Teilnehmer verabschieden
Materialinventar aktualisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 16
ErsatzbatterienAnz. 32
MegafoneAnz. 3
Mobile TonanlagenAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
InstrumententischeAnz. 6

Sicherheit

WarnwestenAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
ArbeitshandschuheAnz. 12

Dekoration

WegweiserAnz. 20
WegweiserAnz. 25
WillkommensbannerAnz. 3
WimpelkettenAnz. 12
VereinsbannerAnz. 12

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 12

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
LebensmittelboxenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Zeitplan fest, bevor du Musikvereine und Teilnehmende ansprichst. Veröffentliche die Routeninformationen erst, wenn Start, Ziel, Pausen und ein Schlechtwetterplan bestätigt sind.
Plane Verkehrsposten und Verkehrshelfer mit festen Einsatzzeiten ein. Für jeden Abschnitt sollten Warnwesten, Verkehrskegel oder Absperrgitter sowie ein erreichbares Funkgerät vorgesehen sein.
Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und gib die endgültige Personenzahl rechtzeitig an das Catering weiter. Zwei getrennte Listen für Teilnehmende und Helfer verhindern, dass Sonderkost am Veranstaltungstag fehlt.
Teste mobile Tonanlagen, Mikrofone, Megafone und Funkgeräte vor dem Umzug. Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln gesammelt bereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
Drucke Teilnehmerlisten und Routenpläne spätestens am Vortag aus und sortiere Armbänder und Badges nach Ausgabegruppen. Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und bestätige bei Bedarf die Ausweichlösung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen musikalischen Umzug organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie der Anfrage bei Musikvereinen. Freiwillige, Verkehrshelfer und Ersthelfer solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin einteilen.
Wie viele Helfer braucht ein musikalischer Umzug?: Die Zahl hängt von Route und Teilnehmerzahl ab. Plane für jeden gesicherten Straßenabschnitt mindestens 2 Verkehrshelfer ein und besetze zusätzlich die Anlaufstellen, den Auf- und Abbau sowie die Erste Hilfe.
Wann sollen Routenpläne und Teilnehmerinformationen verschickt werden?: Verschicke die vollständigen Informationen etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Umzug. Änderungen an Route, Treffpunkt oder Zeitplan sollten spätestens 48 Stunden vorher noch einmal direkt an alle Beteiligten gehen.
Was muss am Tag vor dem musikalischen Umzug geprüft werden?: Kontrolliere Wettervorhersage, Schlechtwetterplan, Cateringmenge und Teilnehmerliste. Lade außerdem Funkgeräte und mobile Tonanlagen, lege Ersatzbatterien bereit und sortiere Routenpläne, Armbänder und Badges für die Ausgabe.

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