Musik-Fahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Route und Musikstopps spätestens vier bis sechs Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke bei Tageslicht und plane für jeden Stopp ausreichend Platz, Stromversorgung und eine Ausweichmöglichkeit ein.
• Kläre Musikrechte, Meldungen und Genehmigungen mindestens drei Wochen vor der Tour. Warte nicht bis zur letzten Woche, wenn öffentliche Flächen oder mehrere Zwischenstopps beteiligt sind.
• Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens sieben Tage vorher: Treffpunkt, Startzeit, Route, Zwischenstopps, Hinweise zu Fahrrädern und eine Telefonnummer für Notfälle. Aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Vortag.
• Teste tragbare Lautsprecher, Bluetooth-Abspielgeräte, Powerbanks und Ladekabel am Vortag vollständig. Lade alle Geräte auf und packe Ersatzkabel sowie mindestens eine zusätzliche Stromquelle ein.
• Stelle Wegweiser, Verkehrskegel und Routenhalter vor dem Eintreffen der Gruppe auf. Kontrolliere außerdem Fahrradpumpen, Reparatursets, Ersatzschläuche, Warnwesten und den Erste-Hilfe-Koffer an jedem vorgesehenen Einsatzort.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Musik-Fahrradtour planen?

Beginne idealerweise sechs Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie den Musikstopps. Drei bis vier Wochen vor dem Termin sollten Meldungen, Genehmigungen und Reservierungen geklärt sein.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Musik-Fahrradtour?

Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für die gesamte Strecke ein. Kühle die Getränke am Vortag und verteile sie auf mehrere Kühlboxen, damit nicht alles an einem Stopp gebraucht wird.

Wann verschicke ich die Einladungen zur Musik-Fahrradtour?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst. Die endgültigen Teilnehmerinformationen sollten sieben Tage vor der Tour folgen.

Was muss ich am Tag der Musik-Fahrradtour zuerst aufbauen?

Richte zuerst Startort, Beschilderung und Sicherheitsmaterial ein, danach die Technik und die Verpflegung. Plane dafür mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmer ein und teste die Tonanlage anschließend noch einmal.

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