Musik-Campingwochenende organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn. Darin sollten Anreise, Campingaufteilung, Programm, Verpflegung und wichtige Hinweise zum Gelände stehen.
• Plane den Aufbau mit mindestens 3 Stunden Vorlauf. Zelte, Partyzelte, Tische und Beleuchtung sollten stehen, bevor Musikanlage und Mikrofone angeschlossen werden.
• Teste die komplette Musikanlage spätestens am Vortag mit Mischpult, Lautsprechern, Mikrofonen und Verlängerungskabeln. Ein kurzer Funktionstest direkt vor dem ersten Auftritt reicht nicht aus.
• Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor der Ankunft in Kühlboxen vor. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser griffbereit auf.
• Bereite Gemüse, Obst, Marinaden und Snacks am selben Tag vor dem Aufbau vor. Wiederverwendbares Geschirr, Servierlöffel und Thermoskannen werden dabei häufig vergessen, weil sie nicht auf der normalen Einkaufsliste stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musik-Campingwochenende planen?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Veranstaltungsort und Musikprogramm. Die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Wochenende festhalten.

Wann sollte man die Campingaufteilung erstellen?

Erstelle die Campingaufteilung, sobald die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind, idealerweise 7 Tage vor Beginn. Schicke sie zusammen mit den Teilnehmerinformationen, damit Zelte nicht ungeplant aufgestellt werden.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musik-Campingwochenendes?

Plane für Zelte, Partyzelte, Tische, Stühle, Beleuchtung und Technik mindestens 3 Stunden ein. Bei mehreren Auftritten oder einem großen Gelände sind 4 bis 5 Stunden realistischer.

Wann muss die Musikanlage getestet werden?

Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel spätestens am Vortag und wiederhole den kurzen Check 60 Minuten vor dem ersten Auftritt. Powerbanks und Ersatzkabel sollten ebenfalls vor Beginn geladen beziehungsweise bereitgelegt werden.

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