Mountainbiketour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Mountainbiketour steht und fällt mit einer klaren Route, verlässlicher Kommunikation und einem Sicherheitsplan für Pannen und Notfälle. Lege zuerst Datum, Start und Ziel sowie ein Teilnehmerlimit fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Streckenprüfung, Helferplanung und die Ausstattung für Start, Strecke und Ziel. Plane außerdem Zeit für eine Probefahrt und eine finale Teilnehmerinformation ein – beides wird bei Mountainbiketouren oft zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Genehmigungen und Meldungen regeln
Verkehrslage auf der Route prüfen
2 Personen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte erfassen
Routendateien prüfen
2 Personen
Route digital teilen
Pannenhilfeverfahren für Fahrräder erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Prozedur erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrsregelungskräfte einplanen
Begleitfahrzeug einplanen
Catering bestellen
2 Personen
Startnummern entwerfen
Wegweiser entwerfen
Startnummern drucken
2 Personen
Wegweiser ausdrucken
2 Personen
Strecke erneut probeweise abfahren
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen

Event

Start- und Zielort öffnen
2 Personen
Gelände und Parkplatz prüfen
2 Personen
Startbogen und Beschilderung anbringen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Fahrradparkplatz einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
2 Personen
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
Routenpfeile und Absperrband prüfen
4 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Wasser- und Sportgetränkepunkt auffüllen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Fahrräder technisch prüfen
3 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Teilnehmer abreisen lassen
4 Personen
Routeposten besetzen
3 Personen
Versorgungsstation auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eintreffende Radfahrer registrieren
2 Personen
Pannenhilfe für Fahrräder unterwegs leisten
2 Personen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
Zielmahlzeit servieren
4 Personen
Wegweiser abholen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Müll einsammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fahrradausrüstung reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bestand prüfen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
FahrradständerAnz. 50
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

KegelAnz. 20
WegweiserAnz. 80
AbsperrbandAnz. 6
WegweiserAnz. 40
Startbogen
StartnummernAnz. 60
SicherheitsnadelnAnz. 120
Fahrradreparaturständer
FahrradpumpenAnz. 3
ReparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 12
FahrradbeleuchtungAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
WasserkanisterAnz. 6
TrinkbecherAnz. 150
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
AusgießkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
Schilder für die ParkrouteAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 10
SpülbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Route nicht nur digital: Fahre sie vor dem Termin vollständig ab und lege für gesperrte oder unpassierbare Abschnitte mindestens eine Alternativroute fest.
Schließe die Anmeldung nicht ohne Notfallkontakte und Ernährungswünsche ab. Verschicke die gesammelten Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor dem Start.
Plane Funkgeräte für die Streckenposten und ein Begleitfahrzeug ein. Lege vorher fest, wer bei einem Defekt Hilfe holt und wie Teilnehmer vom Kurs zurückkommen.
Für Pannen brauchst du mehr als eine Luftpumpe: Stelle Reparaturständer, Reparatursets und Ersatzschläuche an den vorgesehenen Hilfspunkten bereit.
Kontrolliere die Start- und Zielausstattung am Vortag. Dazu gehören unter anderem Startbogen, Startnummern, Wegweiser, Absperrband, Wasserkanister, Erste-Hilfe-Koffer und Rettungsdecken.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mountainbiketour organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Die Anmeldung und Helferplanung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Was muss auf eine Mountainbike-Event-Checkliste?: Auf die Checkliste gehören Route, Anmeldung, Notfallkontakte, Genehmigungen, Helfer, Verkehrsregelung, Begleitfahrzeug, Verpflegung und Beschilderung. Für die Sicherheit solltest du außerdem Erste-Hilfe-Material, Funkgeräte und Fahrradreparaturmaterial einplanen.
Wie viele Helfer braucht eine organisierte Mountainbiketour?: Das hängt von Streckenlänge, Teilnehmerlimit und Kreuzungen ab. Plane für jeden besetzten Verkehrspunkt eine Person, zusätzlich mindestens ein Team für Pannenhilfe, ein Erste-Hilfe-Team und eine Person im Begleitfahrzeug ein.
Wann sollte die Strecke einer Mountainbiketour erneut geprüft werden?: Fahre die Strecke spätestens 7 bis 10 Tage vor der Tour erneut ab und kontrolliere kurz vor dem Start die Verkehrslage. Bei Baustellen, Unwettern oder gesperrten Wegen muss die Alternativroute sofort kommuniziert werden.

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