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Kleidersammlung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kleidersammlung braucht mehr als einen Annahmetisch und ein paar Kartons. Lege zuerst Sammelziel und zulässige Kleidung fest, bevor du Ort, Transport und Helfer planst. Am Veranstaltungstag müssen Annahme, Sortierung und Laufweg klar getrennt sein, damit keine Säcke liegen bleiben oder falsch einsortiert werden. Diese Checkliste führt dich von der Vorbereitung bis zur Ausgabe und zeigt, was häufig zu spät organisiert wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Sammelziel festlegen

    2 Personen

  • Zulässige Kleidung festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Kleiderannahme befestigen

    2 Personen

  • Abholtransport festlegen

    2 Personen

  • Ankündigung veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige bestätigen

    2 Personen

  • Sammelbehälter organisieren

    2 Personen

  • Sortierkategorien festlegen

    2 Personen

  • Lageplan und Laufweg erstellen

    2 Personen

  • Hinweisschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anmeldeformulare drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sortierbereich abkleben

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Kleiderständer aufstellen

    3 Personen

  • Sammelstelle einrichten

    3 Personen

  • Sortierbehälter beschriften

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Kleidung kontrollieren

    4 Personen

  • Kleidung sortieren

    6 Personen

  • Kleidung verpacken

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Sortierbereiche aufräumen

    5 Personen

  • Restkleidung separat aufstellen

    3 Personen

  • Kleidung verladen

    5 Personen

  • Tische und Gestelle abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kleidung abgeben

    3 Personen

  • Restbestände verarbeiten

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 6
  • KleiderbügelAnz. 300
  • SammelbehälterAnz. 12
  • KunststoffkistenAnz. 20
  • TransportwagenAnz. 2
  • SchutzplanenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 30
  • Mehrweg-TellerAnz. 30
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 30

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 4

Organisation

  • HinweisschilderAnz. 12
  • FarbetikettenAnz. 500
  • RegistrierungsformulareAnz. 200
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 24
  • Wasserfeste MarkerAnz. 12
  • MaßbandAnz. 2
  • GewebeklebebandAnz. 6
  • AbsperrbandAnz. 4
  • TextiltaschenAnz. 80
  • HandzählerAnz. 4

Ausstattung

  • Digitale WaagenAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest, welche Kleidung angenommen wird und welches Sammelziel gilt. Formuliere Ausschlüsse eindeutig, zum Beispiel für beschädigte oder verschmutzte Stücke.
  • Plane die Kleiderannahme nicht erst am Aufbautag: Bestätige Abholtransport und Sammelbehälter mindestens 7 Tage vorher. Kläre dabei auch, wer die gefüllten Behälter bewegt und wohin sie anschließend kommen.
  • Teile Helfer in feste Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und bestätige sie spätestens 5 Tage vorher. Für Annahme, Sortierung, Registrierung und Transport sollten jederzeit getrennte Zuständigkeiten vorhanden sein.
  • Markiere den Sortierbereich vor dem Einlass mit Gewebeklebeband und beschrifte jede Kategorie gut sichtbar. Ein vorbereiteter Lageplan mit getrenntem Laufweg verhindert, dass Spender direkt in den Sortierbereich laufen.
  • Stelle Verpflegung und Getränke vor dem Beginn bereit, nicht erst während der ersten Stoßzeit. Rechne pro Helfer mit mindestens 0,5 Litern Wasser für 3 Stunden und halte Kaffee, Geschirr sowie Serviertabletts an einem eigenen Tisch bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Kleidersammlung organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Sammelziel, Annahmeregeln und Location. Transport, Behälter und Helfer sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin verbindlich feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Kleidersammlung?
Für eine kleine Sammlung solltest du mindestens 4 Rollen besetzen: Annahme, Registrierung, Sortierung und Transport. Bei starkem Andrang plane pro Rolle zusätzlich 1 Helfer als Ablösung ein.
Wie richtet man die Annahme und Sortierung von Kleidung ein?
Richte zuerst einen klar markierten Annahmepunkt ein und trenne ihn mit einem Laufweg vom Sortierbereich. Plane mindestens 1 Sortierbehälter pro Kategorie und beschrifte die Behälter vor dem Einlass.
Was braucht man am Tag der Kleidersammlung?
Neben Tischen und Sammelbehältern brauchst du beschriftete Sortierkisten, Kleiderständer, Kleiderbügel, Formulare, Klemmbretter, Stifte und wasserfeste Marker. Kontrolliere Location und Toiletten am selben Tag mindestens 2 Stunden vor Beginn.

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