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Kerzenzeremonie organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kerzenzeremonie braucht mehr Vorbereitung als Kerzen und einen schönen Tisch. Du musst frühzeitig Ort, Datum, Programm, Mitwirkende und Anmeldungen koordinieren und dabei Ernährungswünsche erfassen. In den letzten Tagen kommen Catering, Drucksachen und die technische Ausstattung dazu. Am Veranstaltungstag zählen ein sicherer Aufbau, funktionierende Tontechnik und ein klarer Empfang, damit die Zeremonie pünktlich beginnen kann.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecher und Prediger bestätigen

  • Musik und Texte auswählen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Kerzen und Halter kaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zeremonientisch herrichten

    2 Personen

  • Kerzen sicher platzieren

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Programm und Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Musik während der Zeremonie abspielen

  • Kerzen verteilen

    3 Personen

  • Kerzenzeremonie begleiten

    3 Personen

  • Kerzen sicher löschen

    3 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste beim Verlassen begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kerzen und Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien sortieren und aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10

Dekoration

  • KerzenAnz. 65
  • KerzenhalterAnz. 65
  • AuffangwannenAnz. 12
  • LaternenAnz. 8
  • LED-KerzenAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 8
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • Gästebuch
  • KugelschreiberAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • KabelmattenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 2

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 2
  • LöschdeckenAnz. 2
  • WassereimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Wochen vorher und lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Sprecher, Prediger und Musiker verbindlich zugesagt werden.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und gib die endgültige Personenzahl spätestens einige Tage vor der Catering-Bestellung weiter. Plane Getränke für das gesamte Programm und kühle sie rechtzeitig.
  • Prüfe Kerzen, Halter und Auffangwannen vor dem Aufbau gemeinsam auf Standfestigkeit. Stelle brennende Kerzen nicht direkt neben Tischdecken, Papier oder Laufwegen auf und halte LED-Kerzen als Ausweichlösung bereit.
  • Baue Tische, Stühle, Beleuchtung und Tontechnik am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiomischpult und Verlängerungskabel mit dem tatsächlichen Programm.
  • Lege Programm, Texte und weitere Materialien vor dem Einlass an einem festen Platz bereit und bestimme eine Person für den Empfang. Eine kurze Sicherheitskontrolle vor dem ersten Gast verhindert offene Kabel, wackelige Halter und fehlende Unterlagen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kerzenzeremonie organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Sprecher, Prediger, Musik, Catering und Einladungen lassen sich dann noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wie viele Kerzen braucht man für eine Kerzenzeremonie?
Plane mindestens eine Kerze pro vorgesehenem Zeremonieschritt oder Teilnehmer und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatz bereit. Für 50 Gäste wären das beispielsweise 55 Kerzen, sofern jede Person eine erhält.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kerzenzeremonie?
Rechne mit mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Zeremonientisch, Beleuchtung und Tontechnik. Für einen vollständigen Test von Mikrofonen und Musik solltest du weitere 30 Minuten einplanen.
Wann sollte das Catering für eine Kerzenzeremonie bestellt werden?
Bestelle das Catering 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Getränke solltest du am Veranstaltungstag früh genug kühlen, damit sie zum Empfang bereitstehen.

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