Karnevalsumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Karnevalsumzug braucht deutlich mehr Vorlauf als ein einzelnes Straßenfest: Route, Genehmigungen, Verkehrssicherung und Teilnehmer müssen aufeinander abgestimmt sein. Kläre zuerst Datum und Strecke, danach die behördlichen Vorgaben und die Anmeldung der Gruppen. In den letzten Wochen zählen vor allem Helfer, Toiletten, Müllabholung, Erste Hilfe und die Ausgabe von Startnummern. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, typische Last-Minute-Lücken zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
3 Personen
Genehmigung beantragen
2 Personen
Verkehrsplan ausarbeiten
3 Personen
Verkehrshelfer anmelden
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldungen öffnen
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Poster verteilen
4 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige einteilen
3 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Streckenabsicherung reservieren
2 Personen
Mobile Toiletten reservieren
2 Personen
Müllabholung vereinbaren
2 Personen
Erste-Hilfe-Absprachen bestätigen
2 Personen
Musikrechte prüfen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Kontaktliste verteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan festlegen
3 Personen
Startnummern drucken
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
4 Personen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
3 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Startbereich markieren
4 Personen
Route prüfen
3 Personen
Absperrungen aufstellen
8 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Dekoration aufhängen
5 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
Verkehrsregler positionieren
8 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
5 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Karnevalswagen aufstellen
8 Personen
Laufgruppen aufstellen
5 Personen
Publikum entlang der Route begleiten
8 Personen
Umzug offiziell starten
2 Personen
Umzug begleiten
12 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Musik entlang der Strecke bereitstellen
3 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Teilnehmende zum Zielpunkt begleiten
4 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung durchführen
4 Personen
Musik am Zielpunkt bereitstellen
2 Personen
Catering weiter servieren
4 Personen
Aufsicht am Ziel halten
4 Personen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Absperrungen entfernen
8 Personen
Route sauber übergeben
6 Personen
Materialien reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Fundsachen bearbeiten
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
SuppenkellenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SuppenkesselAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoboxenAnz. 3

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 3
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Dekoration

KarnevalsfahnenAnz. 40
WimpelkettenAnz. 20
BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
Konfettifreie GirlandenAnz. 15
StartnummerntafelnAnz. 40
PokalpreiseAnz. 6
Bänder für GewinnerAnz. 6

Sicherheit

VerkehrsbarrierenAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 30
WarnschilderAnz. 12
Weste VerkehrsregelungAnz. 12
FunkgeräteAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
LichtschläucheAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum und Route und beantrage die Genehmigung frühzeitig. Verkehrsplan, Verkehrshelfer und Streckenabsicherung hängen direkt von der festgelegten Strecke ab.
Öffne die Anmeldungen erst, wenn Teilnahmebedingungen und wichtige Kontaktdaten feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und bestätige die Teilnehmer spätestens nach Ende der Anmeldefrist.
Plane die Versorgung nicht nur für die Zugteilnehmer: Mobile Toiletten, Müllabholung und Erste-Hilfe-Absprachen sollten mehrere Wochen vor dem Umzug bestätigt sein. Für warme Getränke brauchst du außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher oder Suppenkessel sowie Thermoskannen und Thermoboxen.
Bereite die Unterlagen für den Veranstaltungstag gesammelt vor. Startnummern, Routenschilder, Drehbuch und Kontaktliste gehören spätestens am Vortag sortiert und an die zuständigen Helfer verteilt.
Prüfe die Wettervorhersage nicht erst am Morgen des Umzugs. Lege einige Tage vorher einen Alternativplan fest und kläre, wie Zelte, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Powerbanks bei Regen oder starkem Wind eingesetzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Karnevalsumzug anmelden?: Plane für die Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, bei gesperrten Straßen oder vielen Teilnehmern besser mehr. Verkehrsplan und Angaben zur Route solltest du mit dem Antrag vollständig einreichen.
Wie viele Helfer braucht ein Karnevalsumzug?: Das hängt von Streckenlänge, Kreuzungen und Teilnehmerzahl ab. Rechne für jede zu sichernde Kreuzung mindestens 2 Verkehrshelfer ein und benenne zusätzlich eine Einsatzleitung sowie Ersatzpersonen.
Wann sollte man Toiletten und Müllabholung für den Karnevalsumzug bestellen?: Reserviere mobile Toiletten und vereinbare die Müllabholung etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Kurz vor dem Termin sind passende Lieferzeiten und Abholfenster oft nicht mehr verfügbar.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Karnevalsumzug?: Lege spätestens 3 bis 5 Tage vorher fest, ob der Umzug angepasst, verschoben oder abgesagt wird. Prüfe dabei Zelte, Stromversorgung, Lautsprecher, Dekoration und einen geschützten Ort für Verpflegung und Material.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.