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Jubiläumsturnier organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumsturnier braucht mehr als einen Spielplan und genügend Bälle. Du musst Anmeldungen, Teams, Schiedsrichter, Verpflegung und Material so koordinieren, dass am Turniertag keine Wartezeiten entstehen. Beginne mit Termin, Ort und Turnierformat und arbeite dich anschließend bis zu den letzten Kontrollen vor. Plane besonders die Registrierung, Erste Hilfe, Ersatzmaterial und die Ausgabe der Preise früh ein. Die Checkliste bündelt dafür 76 Aufgaben und 68 benötigte Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Turnierformat festlegen

    2 Personen

  • Wettkampfplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teams einteilen

    2 Personen

  • Schiedsrichter festlegen

  • Tischdienst einteilen

  • Erste Hilfe organisieren

  • Spielregeln ausarbeiten

    2 Personen

  • Preise bestellen

  • Musik zusammenstellen

  • Endgültiges Programm versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Preise prüfen

    2 Personen

  • Wettkampfformulare drucken

  • Teilnehmerausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Musik und Präsentationen testen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Obst und Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Sandwiches vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Spielfelder abstecken

    5 Personen

  • Tore und Netze aufstellen

    4 Personen

  • Sportmaterialien bereitlegen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zelt und Schattenplätze aufbauen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Preistisch einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Teams registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Wettkampfregeln erläutern

  • Wettkämpfe begleiten

    8 Personen

  • Spielstände erfassen

    2 Personen

  • Schiedsrichterpfeifen verteilen

  • Sportmaterial wechseln

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks und Obst auffüllen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Verletzungen erfassen

  • Musik in den Pausen bereitstellen

  • Finalisten bekanntgeben

  • Finale betreuen

    5 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Dankesrede halten

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Sportgeräte sammeln

    4 Personen

  • Tore und Netze abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • Preistisch
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • WettkampfbälleAnz. 8
  • ErsatzbälleAnz. 4
  • MarkierungskegelAnz. 60
  • KegelAnz. 40
  • FeldmarkierungsbandAnz. 8
  • TeamwestenAnz. 40
  • SchiedsrichterpfeifenAnz. 8
  • StoppuhrenAnz. 4
  • AnzeigetafelnAnz. 4
  • ErsatzpumpeAnz. 2
  • BallnadelnAnz. 10
  • ToreAnz. 4
  • ZielnetzeAnz. 4
  • TrainingsreifenAnz. 12
  • TrainingsleiternAnz. 4
  • SportmattenAnz. 8
  • KühlhandtücherAnz. 20
  • WasserkanisterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • TafelmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • ScherenAnz. 4

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
  • Drucker
  • MobiltelefonAnz. 2

Dekoration

  • JubiläumsbannerAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Team-TischschilderAnz. 8
  • PreistischdeckeAnz. 2
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • BlickfangAnz. 2
  • WischmoppAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • SchwammtücherAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Turnierformat und Wettkampfplan mindestens 4 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit für Teameinteilung, Schiedsrichterplanung und die Erstellung der Wettkampfformulare.
  • Verschicke die Einladungen früh und führe die Teilnehmerliste laufend weiter. Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Turnier abschließen, damit Snacks und Sandwiches für die richtige Personenzahl reichen.
  • Plane pro Spielfeld Ersatzmaterial ein: zusätzliche Wettkampfbälle, eine Ersatzpumpe und Ballnadeln verhindern, dass ein kleines Problem den Spielbetrieb unterbricht. Markierungskegel, Feldmarkierungsband und Anzeigetafeln solltest du vor dem Aufbau vollständig prüfen.
  • Schicke das endgültige Programm 3 bis 5 Tage vorher an alle Beteiligten. Darin sollten Ankunft, Registrierung, Spielzeiten, Tischdienst, Regeln und Ansprechpartner für Erste Hilfe stehen.
  • Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Partyzelte, Kühlboxen und Wasserkanister. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn und stelle Obst, Snacks sowie wiederverwendbares Geschirr getrennt vom Sportmaterial bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumsturnier organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Format und Einladungen. In den letzten 7 Tagen sollten nur noch Anmeldungen abgeschlossen, Einkäufe erledigt und Material kontrolliert werden.
Wann muss der Wettkampfplan für ein Jubiläumsturnier fertig sein?
Erstelle einen vorläufigen Plan etwa 4 Wochen vorher und prüfe ihn nach Abschluss der Anmeldungen erneut. Das endgültige Programm verschickst du idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Turnier.
Wie viel Verpflegung braucht man für ein Jubiläumsturnier?
Plane Snacks und Sandwiches für alle angemeldeten Teilnehmer plus etwa 10 Prozent Reserve. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und stelle pro Person für die erste Turnierstunde etwa 0,5 bis 0,75 Liter Wasser bereit.
Was muss am Tag vor dem Jubiläumsturnier geprüft werden?
Kontrolliere Wetter, Preise, Wettkampfbälle, Ersatzbälle, Tore, Netze, Markierungen und Formulare. Bereite außerdem Teilnehmerausweise, Kühlboxen und das Material für Registrierung, Tischdienst und Erste Hilfe vor.

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