Checkliste für die Jubiläumsrundfahrt

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Route mindestens sechs Wochen vorher fest und buche die Endlocation, bevor du die Einladungen verschickst. Plane außerdem eine alternative Strecke ein, falls die Prüfung vor Ort Probleme zeigt.
• Setze für Anmeldungen eine feste Frist von etwa drei Wochen vor der Rundfahrt. Erfasse danach Teilnehmerdaten und Ernährungswünsche gebündelt, statt Änderungen bis zum Veranstaltungstag offen zu lassen.
• Prüfe die Strecke spätestens eine Woche vorher und drucke Startnummern und Streckenbücher erst danach. So landen keine veralteten Abzweigungen oder fehlenden Wegweiser in den Routenpaketen.
• Bereite die Routenpakete am Vortag vollständig vor und stelle pro Fahrzeug oder Gruppe eine klar erkennbare Einheit bereit. Kühle Getränke ebenfalls am Vortag und kontrolliere Materialien wie Funkgeräte, Powerbanks und Pannenhilfesets.
• Plane für Aufbau und Startregistrierung mindestens zwei Stunden vor Beginn ein. Tische, Stühle, Partyzelte, Wegweiser, Buffet und Bar sollten vor dem Briefing der Mitarbeitenden stehen, damit offene Aufgaben nicht während der Ankunft erledigt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsrundfahrt planen?

Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Route, Teilnehmerliste und der Buchung der Endlocation. Verschicke die Einladungen anschließend und setze die Anmeldefrist ungefähr drei Wochen vor dem Termin.

Wann sollte die Route einer Jubiläumsrundfahrt geprüft werden?

Fahre die Strecke spätestens eine Woche vor der Rundfahrt vollständig ab. Lege dabei eine alternative Route fest und passe danach Streckenbücher, Startnummern und Wegweiser an.

Was muss am Tag vor der Jubiläumsrundfahrt vorbereitet werden?

Packe die Routenpakete, prüfe alle Materialien und kühle die Getränke am Vortag. Auch die Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und die gedruckten Unterlagen sollten dann bereits abschließend kontrolliert sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?

Rechne mit mindestens zwei Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Dekoration, Buffet, Bar und Wegweiser. Die Startregistrierung sollte spätestens 60 Minuten vor der Abfahrt einsatzbereit sein.

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