Checkliste für ein Jubiläums-Volleyballturnier

Ein Jubiläums-Volleyballturnier braucht mehr als freie Hallenzeit und genügend Bälle. Du musst früh festlegen, wie viele Teams teilnehmen, nach welchem Modus gespielt wird und wer am Turniertag welche Aufgabe übernimmt. Diese Checkliste führt dich von der Hallenreservierung über Anmeldung und Spielplan bis zu Verpflegung, Preisen und Notfallkontakten. Besonders am Turniertag zählen klare Abläufe: Anmeldetisch, Beschilderung, Schiedsrichterstühle und aktuelle Wettkampfformulare sollten vor dem ersten Spiel bereitliegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Sporthalle reservieren
Turnierform festlegen
2 Personen
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Preise bestellen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Schiedsrichter organisieren
2 Personen
Turnierbetreuer einteilen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Turnierregeln aufschreiben
Lageplan erstellen
Wettkampfformulare vorbereiten
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
Beschilderung entwerfen
Erinnerung senden
Anmeldungen finalisieren
2 Personen
Teams einteilen
2 Personen
Endgültigen Zeitplan versenden
Einkaufen gehen
3 Personen
Preise und Materialien prüfen
2 Personen
Luftballons aufblasen
2 Personen
Schilder und Formulare drucken
Catering vorbereiten
4 Personen
Sporthalle öffnen
2 Personen
Boden und Umkleiden kontrollieren
2 Personen
Volleyballlinien kontrollieren
2 Personen
Netze aufbauen
4 Personen
Spielbälle aufpumpen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Jubiläumsdekoration aufhängen
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen

Event

Teamkapitäne anmelden
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Spielregeln erläutern
Wettkämpfe begleiten
6 Personen
Ergebnisse erfassen
2 Personen
Wasserstellen im Blick behalten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pausenläuten organisieren
Spielplan aktualisieren
Finalrunde begleiten
6 Personen
Buffet eröffnen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Jubiläumstoast ausschenken
3 Personen
Lockeren Umtrunk begleiten
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Sporthalle aufräumen
6 Personen
Netze und Stangen abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Boden und Tribüne fegen
3 Personen
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Kautionsmaterial prüfen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
UmkleidebänkeAnz. 12

Sportmaterial

VolleyballsAnz. 12
VolleyballnetzeAnz. 3
VolleyballpfostenAnz. 6
SchiedsrichterstühleAnz. 3
AnzeigetafelnAnz. 3
WettkampfpfeifenAnz. 6
BallpumpeAnz. 2
ErsatzballkörbeAnz. 3
TeamwestenAnz. 32
TrainingshütchenAnz. 20
SporttapeAnz. 12
KühlelementeAnz. 12
Erste-Hilfe-Koffer
KühlkompressenAnz. 10

Ausstattung

Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 3
Preisdisplay
Laptop
Drucker

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
SchälchenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
ThermosspenderAnz. 3
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 12
TeamtischnummernAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
FotopropsAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-TischlampenAnz. 8
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

IsoliertaschenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
TortenheberAnz. 2
KuchmesserAnz. 2
EtikettenhalterAnz. 20
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Reserviere die Sporthalle möglichst 4 bis 6 Monate vorher und plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Einweisung ein. Kläre dabei auch Umkleiden, Netzaufbau, Zugang und die zulässige Lautstärke.
Lege den Turniermodus fest, bevor du Einladungen verschickst. Setze einen verbindlichen Anmeldeschluss etwa 3 Wochen vor dem Turnier, damit du Teams einteilen und einen realistischen Wettkampfplan erstellen kannst.
Schicke den endgültigen Zeitplan spätestens 5 bis 7 Tage vorher an alle Teams. Nenne darin Ankunftszeit, Hallenadresse, Spielmodus, Regeln, Ansprechpartner und den Zeitpunkt der ersten Begegnung.
Plane die Helfer nicht nur für die Spiele ein: Für Anmeldung, Spielstand, Musik, Verpflegung, Auf- und Abbau sowie Erste-Hilfe-Fragen brauchst du feste Personen. Lege die Einteilung mindestens 1 Woche vorher schriftlich fest.
Prüfe Preise, Volleyballs, Netze, Pfosten, Anzeigetafeln, Pfeifen und die Technik am Vortag. Lade Powerbanks auf, teste Mikrofon und Lautsprecher und stelle Formulare, Stifte, Beschilderung und Ersatzmaterial am Anmeldetisch bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Volleyballturnier planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Halle und Turnierformat. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin starten, damit du ausreichend Rückmeldungen erhältst.
Wann sollte der Anmeldeschluss für ein Volleyballturnier sein?: Setze den Anmeldeschluss ungefähr 3 Wochen vor dem Turnier. So bleiben dir mindestens 14 bis 21 Tage für Teameinteilung, Ernährungswünsche, Spielplan und die Einteilung der Schiedsrichter.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau in der Sporthalle?: Plane mindestens 90 Minuten für Netze, Pfosten, Spielfeld, Anzeigetafeln, Sitzplätze, Anmeldetisch und Beschilderung ein. Bei mehreren Spielfeldern oder zusätzlicher Technik sind 2 Stunden realistischer.
Wann verschickt man den endgültigen Spielplan?: Verschicke ihn 5 bis 7 Tage vor dem Turnier und sende am Vortag eine kurze Erinnerung. Änderungen am Spieltag sollten nur noch über einen klar benannten Ansprechpartner kommuniziert werden.

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