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JGA-Wochenende organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein JGA-Wochenende wird übersichtlich, wenn du zuerst die festen Punkte klärst und erst danach Spiele, Deko und Einkäufe planst. Starte mit Gästeliste, Termin, Übernachtung und Transport. Anschließend reservierst du Aktivitäten, sammelst Ernährungswünsche und teilst einen realistischen Ablaufplan. Kurz vor der Abreise prüfst du Material, Getränke und Zuständigkeiten, damit am Veranstaltungstag niemand gleichzeitig einkaufen, dekorieren und Gäste empfangen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Gästeliste erstellen

  • 2

    Einladungen verschicken

  • 3

    Anmeldungen bearbeiten

  • 4

    Ernährungswünsche erfassen

  • 5

    Teilnehmerliste bestätigen

  • 6

    Transportabsprachen treffen

    2 Personen

  • 7

    Aktivitäten reservieren

  • 8

    Übernachtung bestätigen

  • 9

    Ablaufplan teilen

  • 10

    Geschenk für den Bräutigam kaufen

    2 Personen

  • 11

    Quizfragen vorbereiten

    2 Personen

  • 12

    Musik-Playlist erstellen

  • 13

    Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • 14

    Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • 15

    Einkaufen gehen

    3 Personen

  • 16

    Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • 17

    Location reinigen

    2 Personen

  • 18

    Geschenk einpacken

  • 19

    Tische aufstellen

    3 Personen

  • 20

    Stühle aufstellen

    2 Personen

  • 21

    Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • 22

    Spielstationen vorbereiten

    3 Personen

  • 23

    Mittagessen vorbereiten

    3 Personen

Event

  • 24

    Gäste empfangen

    3 Personen

  • 25

    Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • 26

    Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • 27

    Bierverkostung begleiten

    2 Personen

  • 28

    Junggesellenquiz moderieren

    2 Personen

  • 29

    Outdoorspiel betreuen

    3 Personen

  • 30

    Snacks servieren

    2 Personen

  • 31

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 32

    Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • 33

    Abendessen servieren

    3 Personen

  • 34

    Geschenk überreichen

    2 Personen

  • 35

    Musik und Abendprogramm gestalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • 36

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 37

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 38

    Location reinigen

    3 Personen

  • 39

    Dekoration entfernen

    2 Personen

  • 40

    Frühstück aufräumen

    2 Personen

  • 41

    Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • 42

    Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 3
  • KlappstühleAnz. 14
  • Buffet-Tisch
  • Kleiderständer

Geschirr

  • TellerAnz. 16
  • SchälchenAnz. 16
  • TrinkgläserAnz. 24
  • KaffeetassenAnz. 16
  • BestecksetsAnz. 16

Dekoration

  • BallonsAnz. 50
  • GirlandenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 3
  • FotopropsAnz. 12
  • GeschenkpapierAnz. 2

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • PartylampenAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 3
  • Karaoke-Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 3

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 2
  • FrisbeesAnz. 2
  • KegelAnz. 12
  • AnzeigetafelnAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Gästeliste und Rückmeldefrist zuerst fest. Gib den Eingeladenen mindestens 14 Tage für eine Antwort und bestätige danach die Teilnehmerliste, bevor du Übernachtung und Aktivitäten endgültig planst.
  • Reserviere Aktivitäten und Unterkunft, sobald die Gruppengröße feststeht. Plane für Anreise, Umziehen und Pausen jeweils mindestens 30 Minuten zusätzlich ein – besonders bei mehreren Programmpunkten.
  • Kläre den Transport schriftlich und teile Treffpunkt, Abfahrtszeit sowie Rückfahrt spätestens 7 Tage vorher. Eine Person sollte die Teilnehmerliste und die Kontaktdaten während des gesamten Wochenendes griffbereit haben.
  • Bereite Essen und Getränke nach der bestätigten Personenzahl vor. Rechne für das erste Abendprogramm mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser in mehreren Kannen bereit, statt nur Alkohol einzukaufen.
  • Kontrolliere Spielmaterial, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Powerbanks am Vortag. Dekoration, Geschenk und Willkommensgetränke solltest du vor dem Eintreffen der Gäste vorbereiten; dafür mindestens 60 Minuten ohne weitere Aufgaben blocken.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein JGA-Wochenende planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. So bleiben meist noch mehrere Optionen für Unterkunft, Aktivitäten und Transport, bevor du Einladungen verschickst.
Wann sollte man die Einladungen für einen JGA verschicken?
Verschicke sie etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Wochenende und setze eine Rückmeldefrist von 14 Tagen. Danach kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Reservierungen verlässlich abschließen.
Wie viel Zeit sollte man für die Vorbereitung am JGA-Tag einplanen?
Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau, Dekoration, Spielstationen, Getränke und das Mittagessen ein. Für das Herrichten der Location selbst solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten als Puffer einrechnen.
Wie viele Getränke braucht man für ein JGA-Wochenende?
Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Ergänze die Planung immer um ausreichend Wasser und berücksichtige die tatsächliche Dauer des Programms.

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