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JGA-Wochenende organisieren: die vollständige Checkliste

Ein JGA-Wochenende braucht mehr als eine gute Idee für die Aktivitäten. Du musst Teilnehmer, Anreise, Unterkunft, Verpflegung und den Ablauf so koordinieren, dass am ersten Tag niemand auf wichtige Informationen wartet. Besonders häufig werden Ernährungswünsche, kalte Getränke, Spielmaterial und Strom für Musik oder Beleuchtung zu spät geprüft. Arbeite die Planung deshalb in dieser Reihenfolge durch und bestätige alle offenen Punkte spätestens eine Woche vor dem Start.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste bestätigen

  • Transportabsprachen treffen

    2 Personen

  • Aktivitäten reservieren

  • Übernachtung bestätigen

  • Ablaufplan teilen

  • Geschenk für den Bräutigam kaufen

    2 Personen

  • Quizfragen vorbereiten

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Geschenk einpacken

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Spielstationen vorbereiten

    3 Personen

  • Mittagessen vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Bierverkostung begleiten

    2 Personen

  • Junggesellenquiz moderieren

    2 Personen

  • Outdoorspiel betreuen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschenk überreichen

    2 Personen

  • Musik und Abendprogramm gestalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Frühstück aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 3
  • KlappstühleAnz. 14
  • Buffet-Tisch
  • Kleiderständer

Geschirr

  • TellerAnz. 16
  • SchälchenAnz. 16
  • TrinkgläserAnz. 24
  • KaffeetassenAnz. 16
  • BestecksetsAnz. 16

Dekoration

  • BallonsAnz. 50
  • GirlandenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 3
  • FotopropsAnz. 12
  • GeschenkpapierAnz. 2

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • PartylampenAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 3
  • Karaoke-Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 3

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 2
  • FrisbeesAnz. 2
  • KegelAnz. 12
  • AnzeigetafelnAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh und schließe die Teilnehmerliste spätestens 14 Tage vor dem Wochenende. So bleiben mindestens 7 Tage, um Ernährungswünsche, Transport und Unterkunft verbindlich zu klären.
  • Reserviere Aktivitäten und Übernachtung nicht erst nach der Rückmeldung aller Gäste. Sobald die Gruppengröße absehbar ist, solltest du Verfügbarkeiten prüfen und die endgültige Bestätigung mindestens 4 Wochen vorher einholen.
  • Teile den Ablaufplan spätestens 3 Tage vor Beginn. Nenne darin Treffpunkt, Abfahrtszeiten, Aktivitäten, Essenszeiten und eine Kontaktperson, damit am Tag selbst nicht alle Rückfragen bei einer Person landen.
  • Plane die Verpflegung in getrennten Schritten: Einkaufsliste prüfen, einkaufen und Getränke kalt stellen. Stelle Kühlboxen, Wasserkannen, Teller, Gläser und Servierschalen bereits am Vorabend bereit; das spart am ersten Mittag mindestens 30 Minuten.
  • Kontrolliere Spielstationen, Quizfragen und Technik vor dem Eintreffen der Gäste. Teste Bluetooth-Lautsprecher, Karaoke-Mikrofon, Verlängerungskabel und Powerbanks am selben Tag und packe Geschenkpapier sowie das Geschenk für den Bräutigam nicht erst kurz vor dem Empfang ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein JGA-Wochenende planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Reservierungen für Aktivitäten und Unterkunft sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geprüft und bestätigt werden.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den JGA feststehen?
Setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Wochenende. Bestätige die endgültige Teilnehmerliste spätestens 14 Tage vorher, damit Transport, Essen und Unterkunft angepasst werden können.
Was muss man beim Essen für ein JGA-Wochenende einplanen?
Erfasse Ernährungswünsche mindestens 2 Wochen vor Beginn und rechne pro Person mit den geplanten Mahlzeiten plus einer kleinen Reserve. Einkauf, Geschirr und Servierutensilien sollten spätestens am Vorabend bereitstehen.
Wann sollte der Ablaufplan für das JGA-Wochenende verschickt werden?
Schicke den fertigen Ablaufplan 3 bis 7 Tage vorher. Aktualisiere ihn sofort, wenn sich Treffpunkt, Transport, Aktivität oder Unterkunft ändert.

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