LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Historische Exkursion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine historische Exkursion steht und fällt mit guter Vorbereitung: Museum, Führung, Route und Transport müssen zusammenpassen. Kläre früh, wer teilnimmt, welche Ernährungswünsche vorliegen und wo die Gruppe startet. Am Veranstaltungstag helfen Lunchpakete, gedruckte Routenpläne, Namensschilder und ein klarer Anwesenheitscheck. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Abschluss der Exkursion durch die wichtigsten Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Museumsbesuch reservieren

  • Führung buchen

  • Transport reservieren

  • Dinerreservierung machen

  • Historische Route ausarbeiten

    2 Personen

  • Route vorab erkunden

    2 Personen

  • Abfahrtsort festlegen

  • Notfallverfahren ausarbeiten

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Programm finalisieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Lunchpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Routenpläne drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Material pro Tasche aufteilen

    2 Personen

Event

  • Startpunkt vorbereiten

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Gruppe zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    2 Personen

  • Historischen Spaziergang begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Museumsgruppe anmelden

  • Führung begleiten

  • Dinerbesuch begleiten

    2 Personen

  • Rückreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • KaffeebecherAnz. 35
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 10

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • Megafon
  • TaschenlampenAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 20
  • DokumentenmappenAnz. 6
  • TagesrucksäckeAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 40
  • LanyardsAnz. 40
  • WegweiserAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • WarnwestenAnz. 6

Außensachen

  • Faltbare RegenschirmeAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Museum, Führung, Transport und das Abendessen möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob die gebuchte Führung zur Gruppengröße und zur geplanten historischen Route passt.
  • Erkunde die Route mindestens 7 Tage vorab zu Fuß. Miss Gehzeiten, prüfe Treffpunkte und markiere Abschnitte, an denen Wegweiser, Warnwesten oder ein Megafon nötig sind.
  • Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor der Exkursion. Nenne Abfahrtsort, Startzeit, Rückkehr, Wetterhinweise, Kontaktdaten und was jeder selbst mitbringen soll.
  • Plane die Verpflegung nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl: Stelle Lunchpakete am Vortag zusammen, kühle Getränke rechtzeitig und rechne bei Kaffee oder Tee mit mindestens einer Thermoskanne pro 10 Personen.
  • Lege Notfallmaterial und Kommunikationsmittel am Startpunkt bereit. Prüfe Powerbanks, Ladekabel, Taschenlampen und den Erste-Hilfe-Koffer am Vorabend und teile die Materialien auf die Taschen der Verantwortlichen auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine historische Exkursion buchen?
Für Museum, Führung, Transport und Dinerreservierung solltest du 4 bis 6 Wochen Vorlauf einplanen. Bei größeren Gruppen oder festen Führungsterminen lohnt sich eine Anfrage 8 Wochen vorher.
Wann sollte ich die Route für eine historische Exkursion festlegen?
Arbeite die Route spätestens 3 Wochen vor dem Termin aus und erkunde sie mindestens 7 Tage vorher. So bleibt Zeit, Gehzeiten, Baustellen, Treffpunkte und Alternativen anzupassen.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?
Sende die vollständigen Informationen spätestens 5 Tage vor der Exkursion. Die finale Wetterprüfung und letzte Programmänderungen kannst du 24 Stunden vorher nachreichen.
Wie viele Lunchpakete und Getränke brauche ich?
Plane ein Lunchpaket und mindestens 0,75 Liter Getränke pro angemeldeter Person ein, plus 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei warmem Wetter oder langen Außenetappen solltest du die Getränkemenge erhöhen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!