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Galeriebesuch organisieren: die praktische Checkliste

Ein gemeinsamer Galeriebesuch braucht mehr Vorbereitung als nur eine Eintrittsreservierung. Du musst die Gruppengröße, das Galerieprogramm, den Treffpunkt, die Anreise und den Übergang zum Abendessen rechtzeitig koordinieren. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und eine letzte Nachricht an alle ein. Diese Checkliste führt dich von der Auswahl der Galerie bis zur Begrüßung der Teilnehmenden vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Galerie auswählen

  • Galerie reservieren

  • Gruppenarrangement bestätigen

  • Dinner-Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Transportoptionen ermitteln

  • Route zur Galerie festlegen

  • Route zum Abendessen festlegen

  • Programm mit Zeiten erstellen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Galerieprogramm prüfen

  • Abendessenreservierung bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Materialien bereitlegen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Letzte Nachricht an Teilnehmer senden

Event

  • Empfangspunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm vorstellen

  • Zur Galerie fahren

    2 Personen

  • Gruppe in der Galerie anmelden

  • Führung begleiten

  • Freien Galeriebesuch begleiten

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Zum Abendessenort fahren

    2 Personen

  • Dinner begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Materialien sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

  • Kaution und Zahlung prüfen

  • Fundbüro nachrufen

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Organisation

  • Gedruckte TeilnehmendenlisteAnz. 2
  • Gedruckte ProgrammeAnz. 25
  • RoutenpläneAnz. 25
  • NamensaufkleberAnz. 30
  • KugelschreiberAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 2
  • UmschlägeAnz. 25

Mobiliar

  • Klappische TischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • Wiederverwendbare WassergläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30

Küche

  • ServiertablettsAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Ausstattung

  • PowerbanksAnz. 3
  • LadekabelAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 6
  • HanddesinfektionsgelAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Galerie und das Gruppenarrangement möglichst 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei, ob Führung, Einlass und Gruppengröße zu eurem geplanten Programm passen.
  • Verschicke die Einladungen mindestens 2 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 5 bis 7 Tagen vor dem Besuch. So kannst du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Abendessenreservierung noch anpassen.
  • Erstelle spätestens 3 Tage vorher einen Ablauf mit Uhrzeiten für Treffpunkt, Fahrt, Galeriebesuch und Abendessen. Sende Route, Programm und Teilnehmerinformationen gesammelt an alle Angemeldeten.
  • Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und die tatsächlichen Transportoptionen. Lege gedruckte Teilnehmerlisten, Programme und Routenpläne zusätzlich bereit, falls jemand unterwegs keinen Empfang hat.
  • Bereite den Empfangspunkt 15 bis 20 Minuten vor der vereinbarten Zeit vor. Namensaufkleber, Stifte, Anwesenheitsliste und eine letzte Nachricht mit Treffpunkt und Verspätungsregel verhindern unnötige Verzögerungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Galerie für eine Gruppe reservieren?
Für einen Galeriebesuch mit Gruppe sind 3 bis 4 Wochen Vorlauf sinnvoll. Bei einem festen Gruppenarrangement solltest du zusätzlich spätestens 1 Woche vorher bestätigen, dass Termin, Gruppengröße und Programm unverändert sind.
Wann sollte ich die Einladungen zum Galeriebesuch verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 2 Wochen vor dem Termin. Lege eine Anmeldefrist 5 bis 7 Tage vorher fest, damit du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Transport und Abendessen rechtzeitig abschließen kannst.
Was gehört in den Ablaufplan für einen Galeriebesuch?
Plane mindestens Treffpunkt, Anwesenheit, Abfahrt, Ankunft, Galeriebesuch, Rückfahrt und Abendessen mit Uhrzeiten ein. Versende den fertigen Ablauf spätestens 3 Tage vorher zusammen mit Route und wichtigen Teilnehmerinformationen.
Wann sollte ich die letzte Nachricht an die Teilnehmenden senden?
Sende die letzte Nachricht am Vortag oder am Morgen des Besuchs, spätestens 3 Stunden vor dem Treffpunkt. Sie sollte Treffpunkt, Uhrzeit, Route, Wetterhinweis und eine Telefonnummer für Rückfragen enthalten.

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