Foodfestival organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Ein Foodfestival gelingt nicht allein durch gute Anbieter. Du brauchst zuerst einen realistischen Ablauf für Gelände, Genehmigungen, Strom, Kühlung und Besucherführung. Danach folgen Anmeldungen, Speisekarten, Allergenhinweise und die genaue Standverteilung. Plane die Versorgung spätestens am Vortag durch: Frische Zutaten, gekühlte Vorräte, Geschirr und Abfallentsorgung werden sonst schnell zum Engpass. Mit diesem Plan arbeitest du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Versicherung prüfen
4
Foodtrucks und Stände anfragen
2 Personen
5
Teilnahmebedingungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Strombedarf ermitteln
9
Tische und Stühle reservieren
10
Kühlgeräte reservieren
11
Abfallentsorgung reservieren
12
Geländeplan erstellen
2 Personen
13
Standplätze zuweisen
2 Personen
14
Einladungen verschicken
2 Personen
15
Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen
16
Speisekarten zusammenstellen
2 Personen
17
Allergeninformationen sammeln
2 Personen
18
Beschilderung entwerfen
19
Preisliste entwerfen
20
Freiwillige einplanen
2 Personen
21
Lieferanten bestätigen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Frische Produkte abholen
2 Personen
25
Vorräte gekühlt lagern
3 Personen
26
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
27
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
28
Desserts portionieren
3 Personen
29
Namensschilder für Stände erstellen
2 Personen
30
Bargeld bereitlegen
2 Personen
31
Kasse und Zahlungsterminals testen
2 Personen
32
Gelände kontrollieren
2 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
34
Partyzelte aufbauen
6 Personen
35
Stände einrichten
6 Personen
36
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
3 Personen
37
Kochgeräte anschließen
4 Personen
38
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
39
Buffets aufbauen
4 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
3 Personen
42
Speisekarten aufhängen
2 Personen
43
Allergenkarten auslegen
2 Personen
44
Dekoration aufhängen
3 Personen
45
Abfallstationen einrichten
2 Personen
46
Toiletten kontrollieren
2 Personen
47
Erste-Hilfe-Material bereitlegen

Event

48
Kasse öffnen
2 Personen
49
Besucher empfangen
3 Personen
50
Gerichte zubereiten
8 Personen
51
Gerichte servieren
6 Personen
52
Getränke ausgeben
3 Personen
53
Kasse bedienen
2 Personen
54
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Buffets auffüllen
4 Personen
57
Geschirr einsammeln
3 Personen
58
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
61
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
62
Bestände zählen
2 Personen
63
Beleuchtung einschalten
64
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
65
Kasse abschließen
2 Personen
66
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Essensreste sicher verpacken
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
4 Personen
69
Kühlgeräte leeren
3 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Gelände reinigen
5 Personen
72
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
73
Partyzelte abbauen
6 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Geräte reinigen
4 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
79
Müllcontainer zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 120
PartyzelteAnz. 6
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
MarktständeAnz. 10
UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare GläserAnz. 240
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 30
ServierzangenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 10
KüchenmesserAnz. 10
RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 6
KüchenzangenAnz. 12
KellenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6

Ausstattung

GasgrillsAnz. 3
InduktionskochplattenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenterminalsAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
TischdeckenAnz. 20
MenükartenAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
PfeiltafelnAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
HanddesinfektionsspenderAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Prüfe außerdem Versicherung, Stromanschlüsse und Zufahrten, bevor du Foodtrucks oder Marktstände verbindlich zusagst.
Fordere von jedem Anbieter spätestens 4 Wochen vor dem Termin Speisekarte, Preise, Strombedarf und Allergeninformationen an. So kannst du ein einheitliches Menüblatt erstellen und fehlende Angaben rechtzeitig nachfordern.
Plane das Gelände nicht nur nach Standgröße. Lasse Wege für Lieferungen, mindestens einen gut erreichbaren Sitzbereich und ausreichend Abstand zwischen Gasgrills, Kochplatten und Zelten ein.
Ermittle den Strombedarf je Stand einzeln und bestätige Lieferanten, Kühlgeräte, Tische und Stühle spätestens 7 Tage vorher. Fehlende Kühlung lässt sich am Veranstaltungstag kaum improvisieren.
Hole frische Produkte am Veranstaltungstag oder am Vorabend ab und lagere alles sofort gekühlt. Kontrolliere außerdem Mehrweggeschirr, Besteck, Servierutensilien und Abfallbehälter, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Foodfestival organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherungsfragen und die Suche nach Foodtrucks brauchen oft länger als die eigentliche Dekoration.
Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Foodfestival?: Als grobe Planung kannst du mit einem Anbieter pro 75 bis 100 Besucher rechnen, abhängig von Portionsgröße und Ausgabezeit. Bei 300 Gästen sind daher meist 3 bis 4 unterschiedliche Stände sinnvoll.
Wann muss man Allergeninformationen und Speisekarten anfordern?: Fordere beides spätestens 4 Wochen vor dem Foodfestival an. Setze eine feste Frist von 7 Tagen für fehlende Angaben, damit Beschilderung und Druck rechtzeitig fertig werden.
Wie viel Kühlung braucht ein Foodfestival?: Plane pro Stand mindestens ein passendes Kühlgerät ein und ermittle den tatsächlichen Bedarf anhand der gelagerten Mengen. Die Kühlschränke sollten spätestens am Vortag bereitstehen, damit frische Produkte durchgehend gekühlt bleiben.

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