Ein Foodfestival Schritt für Schritt organisieren

Ein Foodfestival gelingt, wenn du zuerst Ort, Datum, Budget und Genehmigungen klärst und erst danach Menü und Stände planst. Danach folgen Anmeldungen, Lieferanten, Helfer, Stromversorgung und ein genauer Koch- und Servierplan. Besonders oft werden Allergene, Kühlung, Kabelwege und ein Schlechtwetterplan zu spät geregelt. Mit einer festen Reihenfolge behältst du Mengen, Zuständigkeiten und den Ablauf am Veranstaltungstag im Griff.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Budget und Eintritt festlegen
2 Personen
4
Verpflegungskonzepte und Menü festlegen
3 Personen
5
Lieferanten und Einkäufe erfassen
2 Personen
6
Koch- und Servierplan erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Essensstände einteilen
2 Personen
10
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Menü und Allergene veröffentlichen
2 Personen
16
Materialreservierungen erstellen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
19
Routen- und Parkinformationen teilen
20
Kochrezepte und Portionen ausdrucken
2 Personen
21
Etiketten für Allergene erstellen
2 Personen
22
Bestände und Haltbarkeit überprüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
4 Personen
24
Frische Produkte abholen
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
27
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
28
Desserts portionieren
3 Personen
29
Geschirr und Küchenutensilien bereitstellen
2 Personen
30
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen
31
Besucherliste und Diätliste ausdrucken
32
Gelände inspizieren
3 Personen
33
Zelte und Vordächer aufbauen
6 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
35
Kochstationen einrichten
6 Personen
36
Kühlgeräte und Eis bereitstellen
3 Personen
37
Strom anschließen und testen
3 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Handwaschstationen einrichten
2 Personen
42
Gerichte fertigstellen
6 Personen
43
Essensstände bevorraten
6 Personen
44
Allergenkarten auslegen
2 Personen
45
Probierportionen prüfen
4 Personen
46
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

47
Eingang und Kasse öffnen
2 Personen
48
Besucher empfangen
3 Personen
49
Gerichte servieren
8 Personen
50
Getränke ausgeben
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Warme Gerichte nachfüllen
4 Personen
53
Kalte Speisen auffüllen
3 Personen
54
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
55
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
56
Allergeninformationen beantworten
2 Personen
57
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Kühlbestände kontrollieren
2 Personen
61
Zweite Servierrunde vorbereiten
6 Personen
62
Desserts servieren
3 Personen
63
Letzte Bestellungen aufnehmen
4 Personen
64
Besucher verabschieden
3 Personen
65
Kasse und Geld sichern
2 Personen

Nachbereitung

66
Lebensmittel sicher kühlen
4 Personen
67
Geräte ausschalten
3 Personen
68
Geschirr sammeln
4 Personen
69
Tische und Stühle abräumen
6 Personen
70
Küchenstationen reinigen
6 Personen
71
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
72
Gelände fegen und wischen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Zelte abbauen
6 Personen
75
Materialien inventarisieren
2 Personen
76
Geschirr spülen und trocknen
4 Personen
77
Materialien zurückbringen
3 Personen
78
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
79
Kühlschränke und Kühlboxen leeren
2 Personen
80
Lagerraum reinigen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
KlappischeAnz. 18
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
StandwändeAnz. 12

Ausstattung

GasgrillsAnz. 3
InduktionskochplattenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Digitale ThermometerAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
KassenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 12
KochmesserAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
PfannenAnz. 10
BratplattenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2
SchneidbrettkistenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 220
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 160
Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 30
Servierplatten für SoßeAnz. 24
WasserkannenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
MenükartenAnz. 10
AllergenkartenAnz. 20
TischschilderAnz. 20
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
HandwaschspenderAnz. 6
SeifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Menü und Portionsgrößen fest, bevor du einkaufst. Rechne pro angemeldeter Person mit einer klaren Portionsmenge und plane für jedes Gericht ein Rezept sowie eine Zutatenliste ein.
Kläre Strom und Standaufteilung spätestens zwei Wochen vor dem Termin. Weise jedem Gasgrill, jeder Induktionskochplatte und jedem Warmhaltebehälter einen Anschluss und einen sicheren Kabelweg zu.
Erfasse Ernährungswünsche und Allergien bereits bei der Anmeldung. Veröffentliche das Menü mit Allergenen mindestens sieben Tage vorher und kennzeichne die Speisen auch an den Ständen.
Plane Helfer nicht nur für das Kochen ein. Du brauchst zusätzlich feste Personen für Ausgabe, Kasse, Kartenterminals, Nachfüllen, Abwasch und die Kontrolle der Kühlboxen.
Prüfe die Bestände und die Haltbarkeit 48 Stunden vor Beginn. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab, Getränke stellst du früh genug kalt und druckst Rezepte, Portionen und Etiketten vorher aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Foodfestival organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Ort, Datum, Budget und Genehmigungen. Menü, Lieferanten, Standaufteilung und Helfer sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Foodfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Essensstand und zusätzlich je zwei Helfer für Ausgabe und Nachschub ein. Für Kasse, Abwasch und Besucherfragen kommen meist drei bis fünf weitere Personen hinzu.
Wann muss man Allergene beim Foodfestival veröffentlichen?: Veröffentliche Menü und Allergenhinweise spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung und bringe die Kennzeichnung zusätzlich an jedem Stand an. Halte für Rückfragen eine Person bereit, die Zutatenlisten kennt.
Wie plant man Strom für ein Foodfestival?: Erstelle spätestens zwei Wochen vorher einen Anschlussplan mit allen Grills, Kochplatten, Kaffeemaschinen und Warmhaltegeräten. Plane Kabelwege, Verlängerungskabel und die zulässige Belastung je Stromkreis, statt Geräte erst am Veranstaltungstag zu verteilen.

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