Erntedankfest organisieren: So planst du den Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierungen. Verschicke danach die Einladungen und setze eine klare Frist für Rückmeldungen, damit du Portionen und Ernährungswünsche nicht schätzen musst.
• Plane das Menü erst, wenn du die Anmeldungen ausgewertet hast. Rechne pro Gast mit einer vollständigen Hauptportion und halte allergenhaltige Speisen getrennt verpackt und gekennzeichnet.
• Teile die freiwilligen Helfer in feste Zeitfenster ein: Einkauf, Vorbereitung, Buffet, Getränke und Reinigung. Bestätige Lieferanten spätestens eine Woche vorher und benenne eine Ersatzperson für kurzfristige Ausfälle.
• Prüfe die Wettervorhersage zwei bis drei Tage vorher und lege fest, wo Partyzelte, Biertische, Klappstühle und Stehtische stehen. So bleibt auch bei Regen ein klarer Weg zwischen Sitzplätzen, Buffet und Marktstand.
• Erledige Kühlung, Gemüsewaschen, Schneiden, Marinaden und Desserts nicht gleichzeitig am Festtag. Sortiere Trockenwaren am Vortag, kühle Kühlprodukte sofort und drucke Besucherliste, Namensschilder und Menükarten rechtzeitig aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?

Starte etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und Einladungen. Eine Woche vor dem Fest sollten Helfer, Lieferanten, Menü und Material bestätigt sein.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Erntedankfest?

Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser für die gesamte Veranstaltung bereit und berücksichtige die Dauer des Festes.

Wann sollte ich die Gästezahl und Ernährungswünsche abfragen?

Setze die Rückmeldefrist spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Erntedankfest. So bleiben noch mehrere Tage für Menü, Portionen, allergenfreie Verpackung und den Einkauf.

Was muss am Tag vor dem Erntedankfest vorbereitet werden?

Sortiere Trockenwaren, kühle alle Kühlprodukte und bereite Gemüse, Marinaden und Desserts so weit wie möglich vor. Kontrolliere außerdem Geschirr, Servierplatten, Suppenkellen und Kochmaterial, damit fehlende Teile nicht erst am Festtag auffallen.

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