Checkliste für eine gut geplante Erbe-Reise
Bei einer Erbe-Reise müssen Transport, Führung, Besichtigungszeiten und Mittagessen genau zusammenpassen. Beginne mit Erblage, Bus und Fahrer und lege danach Route, Fahrzeiten und Sammelpunkt fest. Später folgen Anmeldungen, Ernährungs- und Mobilitätsbedarfe, Tickets sowie die Teilnehmerinformationen. Plane außerdem Zeit für Nachfassaktionen, Wetterkontrolle und das Zusammenstellen der Teilnehmermappen ein. Die Checkliste führt dich durch alle 60 Aufgaben und hilft dabei, organisatorische Lücken vor dem Reisetag zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Erblage reservieren
Bus und Fahrer reservieren
Führung buchen
Mittagslocation reservieren
Route und Fahrzeiten festlegen
Programm und Zeiten ausarbeiten
Sammelpunkt festlegen
Notfallkontakte festhalten
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Mobilitätsbedarf erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Transportdaten bestätigen
Barrierefreiheit prüfen
Mittagsbestellung weitergeben
Eintrittskarten bestätigen
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Programm endgültig bestätigen
Anmeldungen nachfassen
Einkaufen gehen
2 Personen
Tickets und Anfahrt drucken
Teilnehmermappen zusammenstellen
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
Kühlboxen füllen
2 Personen
Lunchpakete sortieren
3 Personen
Materialien einladen
3 Personen
Bus und Fahrer empfangen
2 Personen
Sammelpunkt einrichten
2 Personen
Event
Teilnehmer einchecken
3 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Gepäck und Hilfsmittel verladen
2 Personen
Abfahrt ankündigen
Teilnehmer unterwegs informieren
Ankunft begleiten
3 Personen
Eintrittskarten verteilen
2 Personen
Gruppenfoto machen
Führung begleiten
2 Personen
Fragerunde moderieren
Lunchpakete verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Freie Besuchszeit begleiten
3 Personen
Sammelpunkt ankündigen
Anwesenheit prüfen
2 Personen
Rückreise begleiten
2 Personen
Ankunft und Aussteigen betreuen
3 Personen
Fundsachen prüfen
2 Personen
Nachbereitung
Materialien ausladen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Materialien reinigen
2 Personen
Müll entsorgen
Geliehene Materialien zurückgeben
Teilnehmerfotos sicher teilen
Fundsachen zurückbringen
Endabrechnung prüfen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
- Mobile LadegeräteAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
- Reiseadapter
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
- ServiettenhalterAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- LebensmittelboxenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 12
Mobiliar
- Klappbare TischeAnz. 2
- KlappstühleAnz. 6
- PicknickdeckeAnz. 4
Organisation
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 20
- NamensschildhalterAnz. 50
- TeilnehmermappenAnz. 50
- RoutenpläneAnz. 50
- Gedruckte ProgrammeAnz. 50
- EintrittskartenmappenAnz. 4
- GepäckanhängerAnz. 50
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- WarnwestenAnz. 6
- RegenschirmeAnz. 8
Reinigung
- HandsprayAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 8
- SpülbeckenAnz. 2
- AbfallcontainerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Erblage, Bus, Fahrer und Führung möglichst zuerst. Ohne diese vier Zusagen lassen sich Route, Fahrzeiten und Programm mit Uhrzeiten nicht zuverlässig festlegen.
- Lege einen eindeutigen Sammelpunkt fest und bestätige ihn spätestens mit den Teilnehmerinformationen. Sende außerdem Transportdaten, Treffzeit und Notfallkontakte gemeinsam, damit niemand am Reisetag wichtige Angaben zusammensuchen muss.
- Erfasse Ernährungswünsche und Mobilitätsbedarf bereits bei der Anmeldung. Gib die Mittagsbestellung erst weiter, wenn die Teilnehmerliste geprüft ist und die Barrierefreiheit der vorgesehenen Orte feststeht.
- Prüfe Eintrittskarten und Anfahrt nicht erst am Reisetag. Drucke Tickets, Routenpläne und Programme vorab und sortiere sie in Teilnehmer- und Eintrittskartenmappen, damit die Ausgabe im Bus schnell funktioniert.
- Kontrolliere die Wettervorhersage am Vortag und bestätige danach das endgültige Programm. Denke neben Verpflegung und Geschirr auch an Powerbanks, Taschenlampen, Regenschirme, Warnwesten und den Erste-Hilfe-Koffer.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Erbe-Reise organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Erblage, Bus, Fahrer und Führung. So bleiben meist noch 2 bis 3 Wochen für Anmeldungen, Nachfragen und die endgültige Teilnehmerliste.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Erbe-Reise?
- Plane für das erste Reise- und Besichtigungsfenster etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein, bei warmem Wetter mehr. Kühlboxen, Kühlelemente und Thermoskannen sollten spätestens am Vortag bereitstehen.
- Wann müssen Ernährungswünsche und Mobilitätsbedarf abgefragt werden?
- Frage beides direkt mit der Einladung ab und schließe die Erfassung mindestens 7 Tage vor der Reise ab. Dann können Mittagsbestellung, Barrierefreiheit und Transport noch angepasst werden.
- Was muss am Tag vor der Erbe-Reise geprüft werden?
- Prüfe Wetter, Sammelpunkt, Fahrzeiten, Transportdaten, Eintrittskarten und das endgültige Programm. Lege außerdem Teilnehmermappen, gedruckte Routenpläne, Programme, Notfallkontakte und benötigte Ausrüstung vollständig bereit.
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