So organisierst du eine Erbe-Reise

Eine Erbe-Reise steht und fällt mit einem belastbaren Zeitplan: Erst sicherst du Erblage, Bus und Führung, danach legst du Route, Sammelpunkt und Programm fest. Sobald die Anmeldungen laufen, sammelst du Ernährungswünsche und Mobilitätsbedarf und bestätigst die Transportdaten. Plane außerdem Zeit für Nachfassen, Eintrittskarten, Wetterprüfung und gedruckte Unterlagen ein. Besonders am Reisetag verhindern klare Zuständigkeiten, Notfallkontakte und Teilnehmermappen unnötige Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Erblage reservieren
2
Bus und Fahrer reservieren
3
Führung buchen
4
Mittagslocation reservieren
5
Route und Fahrzeiten festlegen
6
Programm und Zeiten ausarbeiten
7
Sammelpunkt festlegen
8
Notfallkontakte festhalten
9
Einladungen erstellen
10
Einladungen verschicken
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Mobilitätsbedarf erfassen
14
Teilnehmerliste aktualisieren
15
Transportdaten bestätigen
16
Barrierefreiheit prüfen
17
Mittagsbestellung weitergeben
18
Eintrittskarten bestätigen
19
Teilnehmerinformationen versenden
20
Wettervorhersage prüfen
21
Programm endgültig bestätigen
22
Anmeldungen nachfassen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Tickets und Anfahrt drucken
25
Teilnehmermappen zusammenstellen
2 Personen
26
Namensaufkleber vorbereiten
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Lunchpakete sortieren
3 Personen
29
Materialien einladen
3 Personen
30
Bus und Fahrer empfangen
2 Personen
31
Sammelpunkt einrichten
2 Personen

Event

32
Teilnehmer einchecken
3 Personen
33
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
34
Gepäck und Hilfsmittel verladen
2 Personen
35
Abfahrt ankündigen
36
Teilnehmer unterwegs informieren
37
Ankunft begleiten
3 Personen
38
Eintrittskarten verteilen
2 Personen
39
Gruppenfoto machen
40
Führung begleiten
2 Personen
41
Fragerunde moderieren
42
Lunchpakete verteilen
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Abfall sammeln
2 Personen
45
Freie Besuchszeit begleiten
3 Personen
46
Sammelpunkt ankündigen
47
Anwesenheit prüfen
2 Personen
48
Rückreise begleiten
2 Personen
49
Ankunft und Aussteigen betreuen
3 Personen
50
Fundsachen prüfen
2 Personen

Nachbereitung

51
Materialien ausladen
3 Personen
52
Kühlboxen leeren
2 Personen
53
Geschirr abwaschen
2 Personen
54
Materialien reinigen
2 Personen
55
Müll entsorgen
56
Geliehene Materialien zurückgeben
57
Teilnehmerfotos sicher teilen
58
Fundsachen zurückbringen
59
Endabrechnung prüfen
60
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
Reiseadapter

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
ServiettenhalterAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 8
KühlelementeAnz. 12

Mobiliar

Klappbare TischeAnz. 2
KlappstühleAnz. 6
PicknickdeckeAnz. 4

Organisation

KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 50
TeilnehmermappenAnz. 50
RoutenpläneAnz. 50
Gedruckte ProgrammeAnz. 50
EintrittskartenmappenAnz. 4
GepäckanhängerAnz. 50

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 6
RegenschirmeAnz. 8

Reinigung

HandsprayAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 8
SpülbeckenAnz. 2
AbfallcontainerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Erblage, Bus mit Fahrer, Führung und Mittagslocation möglichst früh und stimme die Zeiten anschließend auf eine gemeinsame Route ab. So merkst du nicht erst kurz vor der Reise, dass Fahrzeiten und Führungsbeginn nicht zusammenpassen.
Lege einen zentralen Sammelpunkt fest und verschicke ihn zusammen mit Abfahrtszeit, Rückkehrzeit und Transportdaten. Schicke die vollständigen Teilnehmerinformationen spätestens eine Woche vorher; kurzfristige Änderungen gehen sonst leicht unter.
Führe die Teilnehmerliste laufend weiter und erfasse Ernährungswünsche sowie Mobilitätsbedarf getrennt. Gib die endgültige Mittagsbestellung erst nach der letzten Rückmeldung an die Location weiter.
Bestätige Eintrittskarten und Programm spätestens einige Tage vor der Abfahrt und prüfe die Wettervorhersage erneut am Vortag. Drucke Routenpläne, Programme und Anfahrtsinformationen zusätzlich aus, falls unterwegs Empfang oder Akkuladung fehlen.
Packe Teilnehmermappen, Notfallkontakte und wichtige Tickets nicht erst am Abfahrtstag. Kontrolliere außerdem Kühlboxen, Powerbanks, Erste-Hilfe-Koffer und Warnwesten am Vorabend und teile eine verantwortliche Person für die Ausgabe ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Erbe-Reise planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn Bus, Führung und Mittagslocation koordiniert werden müssen. Spätestens 14 Tage vor der Reise sollten Route, Programm und Sammelpunkt feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Erbe-Reise verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 Wochen. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Rückfragen, Ernährungswünsche und Mobilitätsbedarf.
Wann muss die Teilnehmerzahl endgültig feststehen?: Plane die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vor der Reise ein. Die Mittagsbestellung, Eintrittskarten und Transportdaten können dann ohne kurzfristige Korrekturen bestätigt werden.
Was sollte man am Tag vor der Erbe-Reise prüfen?: Prüfe am Vortag Wetter, Abfahrtszeiten, Tickets, Teilnehmermappen und die Erreichbarkeit der Notfallkontakte. Eine 30-minütige Abschlusskontrolle reicht meist aus, wenn alle Unterlagen und Ausstattungsgegenstände vorher gesammelt wurden.

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