So organisierst du ein Dorfpicknick ohne Hektik

Bei einem Dorfpicknick entscheidet nicht das Buffet allein über den Ablauf, sondern eine gute Reihenfolge: Erst Ort, Genehmigungen und Reservierungen klären, dann Einladungen und Helfer planen. Etwa zwei Wochen vorher sollten die Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen, damit Einkauf und Mengen realistisch bleiben. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Aufbauplan für Zelte, Tische, Sitzplätze, Buffet und Technik. Wetter, Stromanschlüsse und Kühlung werden besonders häufig zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Reservierungen vornehmen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Frische Produkte abholen
2 Personen
13
Materialien zusammenstellen
3 Personen
14
Ort und Untergrund überprüfen
2 Personen
15
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
16
Partyzelte aufbauen
4 Personen
17
Picknickdecken auslegen
3 Personen
18
Dekoration aufhängen
3 Personen
19
Beleuchtung anbringen
2 Personen
20
Musikanlage anschließen
2 Personen
21
Buffettische einrichten
3 Personen
22
Brot und Aufstriche vorbereiten
4 Personen
23
Salate und Obst bereitstellen
3 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
26
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
27
Abfallstationen einrichten
2 Personen
28
Toiletten kontrollieren

Event

29
Empfangstisch betreuen
2 Personen
30
Besucher begrüßen
2 Personen
31
Buffet eröffnen
2 Personen
32
Essen servieren
4 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
35
Abfallstationen leeren
2 Personen
36
Spielmaterial betreuen
2 Personen
37
Musik bedienen
38
Beleuchtung einschalten
39
Letzte Runde ankündigen

Nachbereitung

40
Geschirr einsammeln
3 Personen
41
Buffet und Küche aufräumen
3 Personen
42
Abfall sammeln
3 Personen
43
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
44
Partyzelte abbauen
4 Personen
45
Location reinigen
4 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Materialien prüfen
2 Personen
48
Materialien zurückgeben
2 Personen
49
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
50
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
KlappbänkeAnz. 4
BuffetischeAnz. 2
PicknickdeckenAnz. 15
SonnenschirmeAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TassenAnz. 60
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12
ServierplattenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8

Ausstattung

Mobiler Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
KabelmattenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LaternenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 3
KühlelementeAnz. 20

Sportmaterial

PicknickspieleAnz. 6
FußbälleAnz. 2
FrisbeesAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
SpülwanneAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär Ort, Datum und mögliche Genehmigungen mindestens vier bis sechs Wochen vorher. Prüfe dabei auch den Untergrund: Partyzelte, Tische und Kabelmatten stehen auf ebenem Boden sicherer.
Verschicke die Einladungen etwa drei Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist sieben Tage vor dem Picknick. So kannst du Ernährungswünsche erfassen und die Mengen für Brot, Aufstriche, Salate, Obst und Getränke anpassen.
Plane Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein. Für Aufbau, Buffet, Getränke, Kaffee und Tee sowie Abbau sollten jeweils mindestens zwei Personen zuständig sein, damit niemand den ganzen Tag gebunden ist.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und entscheide, wo Partyzelte, Sonnenschirme und Picknickdecken stehen. Denke auch an Kühlboxen: Getränke und frische Produkte brauchen einen geklärten Kühlplatz, bevor das Buffet aufgebaut wird.
Teste die Musikanlage am Aufbauort mindestens eine Stunde vor Beginn. Verlängerungskabel, Kabelmatten, Lautsprecher, Mikrofon und Beleuchtung werden leicht vergessen oder zu spät angeschlossen; stelle sie deshalb vor dem Essen und der Dekoration bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Dorfpicknick organisieren?: Beginne vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Einladungen verschickst du ungefähr drei Wochen vor dem Termin, die Anmeldungen sollten spätestens sieben Tage vorher abgeschlossen sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Dorfpicknick?: Für ein kleines bis mittleres Dorfpicknick sind mindestens sechs Helfer sinnvoll, verteilt auf Aufbau, Buffet, Getränke, Technik und Abbau. Plane Schichten von zwei bis drei Stunden, damit die Aufgaben nicht bei einer Person liegen.
Wann soll man das Essen für ein Dorfpicknick vorbereiten?: Brot, Aufstriche, Salate und Obst kannst du am Veranstaltungstag in den letzten zwei bis drei Stunden vorbereiten. Frische Produkte holst du möglichst am selben Tag ab und stellst Getränke frühzeitig kalt.
Was wird bei einem Dorfpicknick häufig vergessen?: Oft fehlen Kabelmatten, Verlängerungskabel, ausreichend Kühlboxen oder ein fester Platz für Kaffee und Tee. Kontrolliere diese Punkte spätestens 48 Stunden vorher und teste die Technik mindestens eine Stunde vor Beginn.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.