Diabetes-Fahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Diabetes-Fahrradtour braucht mehr Vorbereitung als eine normale gemeinsame Ausfahrt. Neben Datum und Route müssen medizinische Hinweise, Ernährungswünsche, Ruhepunkte und ein Verfahren für Fahrradpannen geklärt sein. Plane außerdem Helfer, Verkehrsposten und Begleitfahrzeuge so, dass unterwegs jederzeit Unterstützung erreichbar ist. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zum Briefing am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Genehmigungen prüfen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Fotograf buchen
Musikanlage reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Hinweise sammeln
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Routenkarte und Briefing erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Verkehrsposten planen
2 Personen
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
Pannenhilfeverfahren für Fahrräder ausarbeiten
2 Personen
Notrufnummern sammeln
Wettervorhersage prüfen
Routenänderungen kommunizieren
2 Personen
Armbänder und Startnummern erstellen
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Fahrräder und Anhänger prüfen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Startpaket sortieren
3 Personen

Event

Wegweiserpfeile bereitstellen
3 Personen
Ruhezonen einrichten
4 Personen
Start- und Zielbereich aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Pannenstation einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startpakete verteilen
3 Personen
Glukosewerte erfassen
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
Radfahrer losfahren lassen
4 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Ruhebereich betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
Hintere Fahrer betreuen
2 Personen
Zielregistrierung durchführen
3 Personen
Finisher empfangen
4 Personen
Wasser und Regenerationsgetränke servieren
3 Personen
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
Diabetesinformationen verteilen
2 Personen
Preise und Dankesgeschenke verteilen
2 Personen
Die letzten Teilnehmer begleiten
2 Personen
Routenpfeile abholen
3 Personen

Nachbereitung

Buffet abbauen
3 Personen
Mobiliar abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kühl- und Fahrradmateriel reinigen
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

FahrradständerAnz. 12
ErsatzfahrräderAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 4
FahrradreparatursetsAnz. 4
SchläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 12
FahrradschlüsselAnz. 4
ErsatzkettenAnz. 2
WarnwestenAnz. 20
FahrradhelmeAnz. 10
WegweiserAnz. 45
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 20
BegleitfahrzeugeAnz. 2
TrinkrucksäckeAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8
FunkgeräteAnz. 10
MegafoneAnz. 2
HandlampenAnz. 6
Kasse
Laptop
Drucker
Fotokamera

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
EislöffelAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
ThermometerAnz. 3

Dekoration

Start-/ZielfahnenAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Route erst fest, wenn du mindestens eine Alternative geprüft hast. Markiere Ruhepunkte, schwierige Abschnitte und Stellen, an denen Verkehrsposten oder Wegweiser gebraucht werden.
Öffne die Anmeldung frühzeitig und frage dort Ernährungswünsche sowie medizinische Hinweise ab. Bestätige die Teilnehmenden erst, wenn diese Angaben vollständig vorliegen.
Plane die Fahrradunterstützung nicht nur mit Pumpen. Lege auch Ersatzschläuche, Reifenheber, Reparatursets und ein klares Verfahren für liegengebliebene Fahrräder bereit.
Teile die Freiwilligen nach Aufgaben ein und gib ihnen ein gemeinsames Briefing. Verkehrsposten, Ruhepunkt-Betreuung und Funkgeräte müssen vor dem Start eindeutig zugeordnet sein.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und kommuniziere jede Routenänderung sofort. Halte Notrufnummern, Powerbanks und Ladekabel am Startort und in den Begleitfahrzeugen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Diabetes-Fahrradtour organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Startort und Genehmigungen. Anmeldung, Sponsoren, Helfer und medizinische Angaben sollten spätestens 4 Wochen vor dem Start bearbeitet werden.
Was gehört zur Sicherheitsplanung einer Diabetes-Fahrradtour?: Prüfe die Route vollständig, lege eine Alternativroute fest und plane Verkehrsposten, Absperrband, Verkehrskegel und Warnwesten ein. Notrufnummern, Ruhepunkte und das Verfahren bei Fahrradpannen müssen vor dem Briefing feststehen.
Wie viele Helfer braucht eine Diabetes-Fahrradtour?: Die Zahl hängt von Gruppengröße, Streckenlänge und Kreuzungen ab. Plane zusätzlich zur Leitung mindestens eine betreuende Person pro Ruhepunkt sowie eigene Helfer für Verkehrsposten, Anmeldung und Pannenhilfe ein.
Was muss man bei der Anmeldung für eine Diabetes-Fahrradtour abfragen?: Erfasse Name und Kontaktdaten sowie Ernährungswünsche und medizinische Hinweise. Schließe die Anmeldung idealerweise 7 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Einteilung, Briefing und Verpflegung angepasst werden können.

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