Einen Clubabend organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Clubabend entscheidet die Reihenfolge: Erst Location, Einladungen und Zugangsregeln klären, dann Anmeldungen und Verpflegung festlegen. In der letzten Woche prüfst du Einkauf, Technik und Musikprogramm; am Veranstaltungstag folgt der Aufbau von Empfang, Garderobe, Bar, Licht und Beschallung. Plane außerdem Zeit für einen Techniktest und das Kühlen der Getränke ein. So entstehen weniger Engpässe, und der Einlass bleibt auch bei vielen Gästen übersichtlich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Musikprogramm festlegen
2 Personen
6
Zugangsregeln festlegen
2 Personen
7
Lageplan erstellen
8
Anmeldungen finalisieren
9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
10
Einkaufen gehen
2 Personen
11
Ausrüstung sammeln
2 Personen
12
Geräte testen
2 Personen
13
Playlist überprüfen
14
Getränke kühlen
2 Personen
15
Snacks vorbereiten
3 Personen
16
Geschirr bereitstellen
2 Personen
17
Location öffnen
2 Personen
18
Tische aufstellen
3 Personen
19
Stühle aufstellen
3 Personen
20
Garderobe einrichten
2 Personen
21
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
22
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
3 Personen
24
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
25
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
26
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
27
Beschallungsanlage testen
2 Personen
28
Team einweisen
3 Personen

Event

29
Gäste empfangen
3 Personen
30
Zugang kontrollieren
2 Personen
31
Musik organisieren
32
Getränke servieren
3 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Snacks auffüllen
2 Personen
35
Tanzfläche freihalten
2 Personen
36
Gläser einsammeln
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren
38
Letzte Runde ankündigen
39
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

40
Dekoration entfernen
3 Personen
41
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
42
Beleuchtung abbauen
2 Personen
43
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Abfall sammeln
2 Personen
46
Location reinigen
3 Personen
47
Toiletten reinigen
2 Personen
48
Fundsachen sammeln
49
Restbestand einlagern
2 Personen
50
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
51
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 40
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 10
KaraffeAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierbesteckAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
Audiokabelset
Laptop
LadekabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-PartylichterAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
KabelmattenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
DekostoffAnz. 6
WegweiserAnz. 8
AbdeckbandAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
GehörschutzAnz. 100

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Zugangsregeln und Anmeldeschluss spätestens 7 Tage vorher fest. Danach kannst du Anmeldungen finalisieren und Ernährungswünsche zuverlässig in die Einkaufsliste übernehmen.
Teste Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone, Laptop und Kabel nicht erst beim Aufbau. Ein kurzer kompletter Soundcheck am Vortag zeigt, ob Adapter, Stromanschlüsse oder Verlängerungskabel fehlen.
Kühle Getränke mehrere Stunden vor dem Einlass in Kühlboxen und richte Karaffen sowie wiederverwendbare Becher an der Bar bereit. Für Nachschub sollte eine klar zugängliche Reserve eingeplant werden.
Baue Empfangstresen, Garderobe und Wegweiser vor dem restlichen Dekor auf. Gäste finden Einlass, Kleiderbügel und Sitzplätze dann sofort, während Ballons und Dekostoff später folgen können.
Sichere Kabel mit Kabelmatten und Abdeckband, bevor Lichtstative und Lautsprecher vollständig stehen. Prüfe anschließend alle Laufwege bis zur Garderobe, zum Buffet und zu den Abfallbehältern.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Clubabend planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location und dem Musikprogramm. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vorher verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann sollte die Anmeldung für einen Clubabend geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Clubabend. So bleiben noch einige Tage, um Einkauf, Sitzplätze, Geschirr, Getränke und die endgültige Gästeliste anzupassen.
Wann sollte man die Technik für einen Clubabend testen?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederhole den Soundcheck nach dem Aufbau. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein, inklusive Mikrofonen, Musik, Beleuchtung und Kabeln.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Clubabend?: Rechne für einen Aufbau mit Mobiliar, Garderobe, Bar, Buffet, Licht und Beschallungsanlage mindestens 2 bis 3 Stunden. Öffne die Location früh genug, damit danach noch Zeit für Getränke, Snacks und einen kurzen Funktionstest bleibt.

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