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Checkliste für eure Club-Fahrradtour

Bei einer Club-Fahrradtour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Vor dem Start müssen Anmeldung, Notfallkontakte, Fahrradstellplätze und Verpflegung zusammenpassen. Plane Route und Endlocation früh, prüfe die Wettervorhersage kurz vor der Fahrt und teile die Strecke digital sowie auf Papier. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag gekühlte Getränke, markierte Wegweiser oder ein griffbereites Pannenhilfeset.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Startort bestätigen

  • Endlocation reservieren

  • Catering-Vereinbarungen treffen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Route und Wettervorhersage prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Routenpläne drucken

  • Notfallkontakte sammeln

  • Fahrradabstellplatz vorbereiten

    2 Personen

  • Route digital teilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Fahrräder und Materialien kontrollieren

    2 Personen

  • Pannenhilfeset zusammenstellen

  • Starttisch aufstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Lunchpakete bereitstellen

    3 Personen

  • Pannenhilfsmaterial bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Fahrradsicherheit überprüfen

    2 Personen

  • Begrüffungsbriefing geben

  • Gruppeneinteilung bekanntgeben

  • Vordere Radfahrer begleiten

    2 Personen

  • Die hinteren Radfahrer begleiten

    2 Personen

  • Pausenpunkt besetzen

    2 Personen

  • Wasser und Snacks ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Warme Mahlzeit servieren

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Abschlusskontrolle der Teilnehmenden durchführen

Nachbereitung

  • Wegweiser einsammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 35
  • FahrradständerAnz. 5

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • Einkäufe

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • MobiltelefoneAnz. 4

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 20
  • KegelAnz. 12
  • FahrradpumpenAnz. 3
  • ErsatzschläucheAnz. 8
  • ReifenheberAnz. 6
  • Multitools für FahrräderAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 50
  • WarnwestenAnz. 8
  • FahrradschlösserAnz. 10

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4

Papierwaren

  • TeilnehmerlistenAnz. 4
  • RoutenpläneAnz. 40
  • StiftesetsAnz. 4
  • KlebebandAnz. 4

Tipps

  • Lege Route, Startort und Endlocation mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. So bleibt Zeit, die Strecke zu prüfen, Reservierungen zu bestätigen und die Einladung mit klaren Angaben zu verschicken.
  • Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Tour und erfasse dabei Ernährungswünsche sowie Notfallkontakte. Drucke Teilnehmerliste und Routenpläne zusätzlich aus, falls unterwegs Mobilfunk oder Akku ausfallen.
  • Plane pro Person für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke und stelle Wasser getrennt von Kaffee und Tee bereit. Kühlboxen sollten am Start gefüllt sein; Lunchpakete gehören an einen eindeutig markierten Ausgabepunkt.
  • Kontrolliere Fahrräder und Material spätestens am Vortag. Lege Fahrradpumpen, Ersatzschläuche, Reifenheber und Multitools gemeinsam bereit, statt sie auf mehrere Taschen zu verteilen.
  • Baue Starttisch, Fahrradständer, Wegweiser und Partyzelte mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe auf. Teste Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Powerbanks und halte Warnwesten sowie den Erste-Hilfe-Koffer zugänglich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Club-Fahrradtour organisieren?
Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Route und Endlocation. Die Anmeldung sollte ungefähr 7 Tage vor der Tour schließen, damit Verpflegung und Teilnehmerliste stimmen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Club-Fahrradtour?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für die gesamte Strecke ein. Stelle die Getränke spätestens 30 Minuten vor dem Start kalt bereit.
Was gehört in ein Pannenhilfeset für eine Fahrradtour?
Mindestens Fahrradpumpen, Ersatzschläuche, Reifenheber und Multitools gehören zusammen in ein Set. Ergänze Kabelbinder und lege alles spätestens am Vortag an einem zentralen Startpunkt bereit.
Wann sollte man die Route und das Wetter prüfen?
Prüfe die Route bei der Planung und erneut 24 Stunden vor dem Start. Am Veranstaltungsmorgen reicht eine letzte Kontrolle der Wettervorhersage und möglicher Baustellen oder Sperrungen.

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