Eine BMX-Tour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer BMX-Tour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst zuerst ein passendes Datum, ein reserviertes Startgelände und Klarheit über Genehmigungen und Versicherung. Danach folgen Streckencheck, Anmeldung und die Einteilung der Verkehrshelfer. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Fahrräder, Markierungen, Verpflegung und Funkkontakt bereits vor dem ersten Start funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Datum festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Startgelände reservieren
3
Genehmigungen und Versicherung prüfen
4
Route erkunden und Risiken notieren
3 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen öffnen
7
Verkehrshelfer rekrutieren
2 Personen
8
Reservierung für den Fahrradabstellplatz machen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Teilnehmerinformationen versenden
12
Streckenkarte und Teilnehmerliste drucken
2 Personen
13
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
14
BMX-Räder und Helme kontrollieren
3 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Werkzeug und Ersatzteile bereitlegen
2 Personen
17
Wegweiser und Markierungen sortieren
2 Personen
18
Startbereich sauber und zugänglich machen
3 Personen
19
Partyzelte aufbauen
4 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
21
Fahrradständer einrichten
2 Personen
22
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
23
Route festlegen
5 Personen
24
Tontechnik anschließen
2 Personen
25
Kühlboxen und Getränkestationen auffüllen
3 Personen
26
Snacks und belegte Brötchen vorbereiten
4 Personen
27
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen

Event

28
Teilnehmer registrieren
3 Personen
29
Helme und Sicherheitsregeln kontrollieren
3 Personen
30
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
31
BMX-Tour begleiten
8 Personen
32
Streckenposten besetzen
6 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Pannenhilfe und Fahrradreparaturen durchführen
2 Personen
35
Zielankömmlinge empfangen
3 Personen
36
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
37
Wegweiser und Bänder entfernen
4 Personen
38
Teilnehmer über die Abreise informieren

Nachbereitung

39
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
40
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
41
Partyzelte und Möbel abbauen
4 Personen
42
Startgelände reinigen
3 Personen
43
BMX-Räder und Materialien zurückbringen
2 Personen
44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
45
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
FahrradständerAnz. 8

Sportmaterial

WegweiserAnz. 35
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 8
ErsatzhelmeAnz. 8
ErsatzfahrräderAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 4
ReifenheberAnz. 4
FahrradreparatursetsAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

Akkulautsprecher
Kabelloses Mikrofon
MegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 12
PfeifenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6
SonnenschutzspenderAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
ServierschalenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierbesteckAnz. 8

Dekoration

Start-/ZielfahnenAnz. 2
InfotafelnAnz. 6
TischdeckenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
HandbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Datum zuerst fest und erkunde die Route anschließend vollständig. Notiere enge Stellen, Kreuzungen, schlechte Fahrbahnen und Punkte, an denen Verkehrshelfer oder Absperrgitter nötig sind.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Startgelände, Route und Teilnehmergrenze feststehen. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab und verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens eine Woche vor der Tour.
Plane Verkehrshelfer nicht nur nach der Zahl der Teilnehmenden ein, sondern nach den kritischen Streckenpunkten. Teile ihnen feste Positionen, Warnwesten, Pfeifen und Funkgeräte zu und gib ihnen vor dem Start eine kurze Einweisung.
Kontrolliere BMX-Räder und Helme am Vortag statt erst am Start. Lege Fahrradpumpen, Reifenheber, Reparatursets, Ersatzschläuche, Ersatzhelme und mindestens ein Ersatzfahrrad gemeinsam an einem gut erreichbaren Reparaturpunkt bereit.
Baue Registrierungstheke, Fahrradständer, Zelte und Getränkestationen früh genug auf, damit der Check-in nicht mit dem Start kollidiert. Drucke Streckenkarte und Teilnehmerliste aus und fülle Kühlboxen spätestens 60 Minuten vor der ersten Abfahrt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine BMX-Tour organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Reservierungen, Genehmigungen, Versicherung und die Suche nach Verkehrshelfern brauchen oft länger als die eigentliche Vorbereitung vor Ort.
Wie viele Verkehrshelfer braucht man für eine BMX-Tour?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro kritischem Kreuzungs- oder Abzweigepunkt ein. Prüfe die genaue Zahl nach der Streckenbesichtigung und teile die Helfer spätestens 7 Tage vor dem Termin fest ein.
Wann sollte die Anmeldung für eine BMX-Tour starten?: Öffne die Anmeldung, sobald Strecke, Startgelände und Teilnehmerlimit bestätigt sind, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Tour. Verschicke die vollständigen Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher.
Was muss am Tag der BMX-Tour zuerst aufgebaut werden?: Richte zuerst den Startbereich, die Absperrungen und die Streckenmarkierungen ein. Danach folgen Registrierung, Fahrradständer, Zelte und Verpflegung; beginne damit mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.