Eine Benefiz-Fahrradtour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Benefiz-Fahrradtour müssen Strecke, Spendenzweck und Sicherheit früh zusammenpassen. Beginne deshalb nicht mit Einladungen, sondern mit Route, Entfernungen und Genehmigungen. Danach folgen Startort, Anmeldung, Sponsoren und der Helferplan. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Wegweisung, erreichbare Ansprechpartner und vorbereitetes Reparaturmaterial darüber, ob die Tour ruhig abläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Routen und Entfernungen festlegen
3 Personen
2
Streckensicherheit prüfen
2 Personen
3
Routegenehmigungen beantragen
4
Startort reservieren
5
Mobile Toiletten reservieren
6
Sponsorenübersicht erstellen
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
8
Teilnehmerinformationen veröffentlichen
2 Personen
9
Einladungen versenden
2 Personen
10
Lokale Sponsoren ansprechen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Diätwünsche erfassen
13
Teilnehmerdaten bestätigen
2 Personen
14
Startnummern erstellen
2 Personen
15
Routenkarten erstellen
2 Personen
16
Freiwilligenwesten organisieren
17
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
18
Verkehrsposten zuweisen
2 Personen
19
Verkehrsposten informieren
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Sicherheitsplan anpassen
2 Personen
22
Lieferanten bestätigen
2 Personen
23
Einkäufe erledigen
3 Personen
24
Gemietete Materialien abholen
2 Personen
25
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
26
Teilnehmermappen füllen
3 Personen
27
Routenpfeile vorbereiten
2 Personen
28
Materialien in Fahrzeuge laden
3 Personen

Event

29
Registrierungsschalter vorbereiten
3 Personen
30
Partyzelte aufstellen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Routenschilder aufstellen
4 Personen
33
Verkehrsbarrieren aufstellen
3 Personen
34
Fahrradparkplatz einrichten
2 Personen
35
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
36
Getränke kühlen
2 Personen
37
Lunchpakete vorbereiten
4 Personen
38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
39
Sponsorenwerbung aufhängen
2 Personen
40
Freiwillige anschreiben
3 Personen
41
Offene Teilnehmerregistrierung
4 Personen
42
Startnummern ausgeben
3 Personen
43
Fahrradbeleuchtung prüfen
2 Personen
44
Wegkarten bereitstellen
2 Personen
45
Sicherheitsunterweisung geben
2 Personen
46
Gemeinsamen Start begleiten
4 Personen
47
Routeposten besetzen
8 Personen
48
Letzte Teilnehmer begleiten
2 Personen
49
Pannenhilfestelle betreuen
2 Personen
50
Wasser ausgeben
3 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Lunchpakete servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Sanitäre Einrichtungen auffüllen
55
Späte Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
56
Spenden registrieren
2 Personen
57
Zielankunfts-Fotos machen
58
Zurückkehrende Teilnehmende empfangen
3 Personen
59
Erinnerungen verteilen
2 Personen
60
Abschlusstrunk organisieren
3 Personen
61
Bargeldspenden zählen
2 Personen
62
Routeposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

63
Wegweiser entfernen
4 Personen
64
Verkehrsbarrieren entfernen
3 Personen
65
Fahrradparkplatz aufräumen
2 Personen
66
Cateringmaterial aufräumen
3 Personen
67
Geschirr und Besteck abwaschen
2 Personen
68
Tische und Stühle reinigen
2 Personen
69
Partyzelte zusammenfalten
4 Personen
70
Abfall einsammeln
3 Personen
71
Ort reinigen
3 Personen
72
Materialien einladen
3 Personen
73
Spenden sicher wegbringen
2 Personen
74
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
75
Fundsachen abgeben
76
Ausstehende Zahlungen bearbeiten
2 Personen
77
Dankesnachricht senden
2 Personen
78
Teilnehmerfotos bearbeiten
79
Spendenübersicht erstellen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
FahrradständerAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Megafon
TelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
ReifenflicksetsAnz. 6
FahrradschläucheAnz. 12
FahrradreparatursetsAnz. 3
FahrradständerAnz. 4
WarnwestenAnz. 20
FahrradhelmeAnz. 6
TrinkflaschenAnz. 20
FahrradschlösserAnz. 6
WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
VerkehrsbarrierenAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
SpanngurteAnz. 12
Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
SicherheitsspiegelAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

Start-Ziel-Banner
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
SponsorenposterAnz. 20
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlboxthermometerAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 10
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Route und Distanzen fest und prüfe die Strecke vollständig. Beantrage erforderliche Genehmigungen möglichst mehrere Wochen vor dem Termin, weil Rückfragen oder Änderungen die Planung verzögern können.
Veröffentliche die Teilnehmerinformationen erst, wenn Startort, Streckenplan und Anmeldeformular feststehen. Bitte bei der Anmeldung direkt um Kontaktdaten und Hinweise zu Ernährungswünschen, damit am Veranstaltungstag nichts nachgefragt werden muss.
Plane die Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Streckenabschnitten. Weise jedem Verkehrsposten einen festen Standort zu und verteile Warnwesten, Telefone und Powerbanks vor dem Start.
Richte am Start eine sichtbare Ausgabe für Startnummern und Routenkarten ein. Wasserdichte Routenhüllen, Wegweiser und Verkehrskegel sollten bereits vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer an den vorgesehenen Stellen liegen.
Prüfe Fahrräder und Werkzeug vor dem Start und halte Ersatzpumpen, Flicksets, Schläuche und Reparatursets bereit. Kontrolliere außerdem die Wettervorhersage am Vortag und passe den Sicherheitsplan bei Hitze, Regen oder starkem Wind an.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Benefiz-Fahrradtour anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Startort und Genehmigungen. Für die Teilnehmeranmeldung sollten anschließend noch etwa 4 bis 6 Wochen bleiben.
Wie lang sollte die Strecke einer Benefiz-Fahrradtour sein?: Plane mindestens eine Hauptstrecke mit klarer Distanz und prüfe, ob sie für das erwartete Teilnehmerfeld geeignet ist. Eine kürzere Ausweichroute sollte spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht eine Benefiz-Fahrradtour?: Das hängt von Kreuzungen und Streckenlänge ab; plane pro besetztem Verkehrspunkt mindestens eine Person und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Start, Anmeldung und Reparaturhilfe ein. Weise alle Helfer spätestens 7 Tage vorher namentlich zu.
Was braucht man für Pannen bei einer Benefiz-Fahrradtour?: Halte pro Reparaturstandort mindestens eine Ersatzpumpe, ein Reifenflickset, mehrere passende Schläuche und ein Fahrradreparaturset bereit. Prüfe das Material am Vortag und verteile es so, dass kein Streckenabschnitt ohne erreichbare Hilfe bleibt.

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