Ein Begegnungspicknick Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Begegnungspicknick entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Gespräche entstehen oder alle mit organisatorischen Fragen beschäftigt sind. Beginne mit dem Picknickort, dem Termin und einer verbindlichen Anmeldung. Danach planst du Essen, Ernährungswünsche, Sitzplätze und das benötigte Material. In den letzten 24 Stunden zählen vor allem Wettercheck, Kühlung und klare Informationen für die Teilnehmenden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Picknickort reservieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerliste aktualisieren
- 6
Wettervorhersage prüfen
- 7
Teilnehmer praktische Infos senden
- 8
Einkaufsliste prüfen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Frische Produkte kühlen
2 Personen
- 11
Geschirr und Materialien prüfen
2 Personen
- 12
Materialien beschriften
2 Personen
- 13
Playlist zusammenstellen
- 14
Spielmaterial bereitstellen
2 Personen
- 15
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
- 16
Brot und Aufstriche vorbereiten
3 Personen
- 17
Salate und Dips zubereiten
3 Personen
- 18
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 19
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 20
Ort überprüfen
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Picknickdecken ausbreiten
3 Personen
- 23
Buffettische einrichten
3 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
Event
- 26
Gäste empfangen
3 Personen
- 27
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 28
Kennenlernspiel anleiten
2 Personen
- 29
Buffet eröffnen
2 Personen
- 30
Essen servieren
3 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Geschirr sammeln
2 Personen
- 33
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
- 34
Dessert servieren
2 Personen
- 35
Abendbeleuchtung einschalten
- 36
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Abfall sammeln
4 Personen
- 38
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 39
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Location reinigen
4 Personen
- 42
Materialien einladen
3 Personen
- 43
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PicknickdeckenAnz. 12
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 40
- BuffetischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 45
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 10
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- KaraffenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KühlelementeAnz. 16
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- GirlandenAnz. 6
- BlumenvasenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 12
- WegweiserAnz. 6
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- Wiederaufladbare LaternenAnz. 8
Sportmaterial
- FrisbeesAnz. 4
- BadmintonsätzeAnz. 3
- weiche BälleAnz. 4
- KartenspieleAnz. 6
Reinigung
- Wiederverwendbare SpültücherAnz. 12
- SpülwanneAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- GummihandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Ort mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest und verschicke die Einladungen direkt danach. Bitte um Rückmeldung mit Personenzahl und Ernährungswünschen, damit die Einkaufsliste nicht auf Schätzungen beruht.
- Schließe die Anmeldung 7 Tage vor dem Picknick und aktualisiere die Teilnehmerliste noch einmal 2 bis 3 Tage vorher. Schicke dann praktische Infos zu Treffpunkt, Uhrzeit, Anfahrt und dem Ablauf.
- Plane Kühlung nicht erst beim Einkauf: Frische Produkte sollten spätestens am Vorabend gekühlt werden, Kühlboxen und Kühlelemente am Veranstaltungstag vollständig bereitstehen. Salate, Dips und geschnittenes Obst bleiben bis zum Aufbau gekühlt.
- Bereite am Vortag Brotaufstriche, Salate und Dips vor, wasche Gemüse und Obst aber so, dass alles hygienisch gelagert werden kann. Für Kaffee und Tee brauchst du zusätzlich Thermoskannen, Tassen und einen festen Ausgabeplatz am Buffettisch.
- Rechne für den Aufbau mit 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Stühle und Decken auf, richte danach Buffet und Abfallbehälter ein und teste Musik sowie Beleuchtung, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Begegnungspicknick planen?
- Starte 3 bis 4 Wochen vorher mit Ort, Termin und Einladungen. Eine Woche vor dem Termin solltest du die Anmeldung schließen und die Mengen für Essen, Geschirr und Sitzplätze festlegen.
- Wann sollte ich die Teilnehmerzahl für ein Picknick festlegen?
- Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Picknick. Prüfe die Liste 2 bis 3 Tage vorher erneut, weil danach meist nur noch kleine Änderungen sinnvoll eingeplant werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Begegnungspicknicks?
- Plane 60 bis 90 Minuten für Ort, Decken, Tische, Stühle, Buffet und Dekoration ein. Für Musik und Beleuchtung solltest du zusätzlich mindestens 15 Minuten zum Testen vor Beginn reservieren.
- Wann muss das Essen für ein Picknick gekühlt werden?
- Kühle frische Produkte spätestens am Vorabend und fülle die Kühlboxen am Veranstaltungstag vor dem Aufbau. Salate, Dips und geschnittenes Obst bleiben bis zum Servieren in den Kühlboxen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!