So organisierst du ein Befreiungsfestival

Ein Befreiungsfestival braucht mehr als ein Programm und Musik: Gelände, Genehmigungen, Helfer, Strom, Verpflegung und Besucherfluss müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und den behördlichen Vorgaben, bevor du Lieferanten oder Einladungen bestätigst. Danach folgen Anmeldung, Programm und Einsatzplanung. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, Beschilderung, Kühlung und frische Einkäufe. Die folgende Reihenfolge verhindert, dass wichtige Details erst am Veranstaltungstag auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Reservierung der Location bestätigen
4
Lieferanten reservieren
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen öffnen
8
Programm erstellen
2 Personen
9
Musikprogramm bestätigen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Liefertermine bestätigen
14
Geländeplan erstellen
2 Personen
15
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
16
Sicherheitsrouten markieren
2 Personen
17
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
18
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
19
Getränke und Kühlung reservieren
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Programm und Wegweiser drucken
2 Personen
22
Anmeldungen erneut bestätigen
23
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
24
Lagerbestände sortieren
2 Personen
25
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
26
Marinaden und Saucen vorbereiten
3 Personen
27
Desserts und Snacks portionieren
3 Personen
28
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Bühnenbereich freimachen
4 Personen
31
Tonanlage aufbauen
3 Personen
32
Beleuchtung anschließen
3 Personen
33
Stromkabel sicher abdecken
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Infotisch einrichten
2 Personen
37
Bar und Buffet aufbauen
5 Personen
38
Kühlboxen füllen
3 Personen
39
Snacks und Buffet vorbereiten
5 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
3 Personen
43
Gelände und Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

44
Einlass und Registrierung betreuen
4 Personen
45
Besucher begrüßen
2 Personen
46
Programm ankündigen
47
Musik abspielen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke ausgeben
4 Personen
51
Buffet auffüllen
3 Personen
52
Warme Speisen servieren
5 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
56
Geschirr zwischendurch abwaschen
3 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Erste Hilfe leisten
2 Personen
59
Besucher über die Abreise informieren
2 Personen
60
Letzte Getränke ausschenken
3 Personen
61
Buffet sicher abschließen
3 Personen

Nachbereitung

62
Tonanlage ausschalten
2 Personen
63
Dekoration entfernen
4 Personen
64
Abfall sammeln und trennen
5 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
66
Partyzelte abbauen
6 Personen
67
Küche und Bar reinigen
5 Personen
68
Geschirr abwaschen
4 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Gelände sauber übergeben
5 Personen
71
Vorräte und Materialien zählen
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 150
BuffetischeAnz. 6
BarhockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 150
ServierbesteckAnz. 20

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 4
Mobiles Soundsystem
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
MegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10

Dekoration

Niederländische FlaggenAnz. 12
Rot-weiß-blaue WimpelAnz. 10
Orange GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 20
MenükartenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
KabelmattenAnz. 12
AbsperrkegelAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Sicherheitsvorgaben spätestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe außerdem, ob für Musik, Zelte, Ausschank oder die erwartete Besucherzahl zusätzliche Auflagen gelten.
Plane das Gelände nicht erst beim Aufbau. Zeichne mindestens 2 Wochen vorher Sitzplätze, Buffet, Bar, Stromanschlüsse, Fluchtwege, Abfallbehälter und die Position des Soundsystems ein.
Bestätige Liefertermine und Helferschichten 7 Tage vor dem Festival erneut. Für Aufbau, Einlass, Buffet, Technik und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten, damit nicht alle gleichzeitig dieselbe Aufgabe übernehmen.
Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vorher ab und erfasse Ernährungswünsche separat. Nutze die endgültige Personenzahl anschließend für Getränke, Geschirr, Sitzplätze und die Menge der warmen Speisen.
Erledige haltbare Einkäufe früh, frische Einkäufe erst kurz vor dem Termin. Sortiere Kühlboxen, Kühlschränke, Warmhaltebehälter und Thermoskannen am Vortag und wasche Gemüse und Obst nicht erst während des Einlasses.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Befreiungsfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Lieferanten, Musikprogramm und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Befreiungsfestival verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Bitte angemeldete Personen 5 bis 7 Tage vor dem Festival um eine letzte Bestätigung.
Wie viele Helfer braucht man für ein Befreiungsfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jeden Bereich: Aufbau, Einlass, Technik, Verpflegung, Sicherheit und Abbau. Bei größeren Gruppen sollte zusätzlich pro 25 bis 30 Gäste mindestens eine Person für Betreuung und Nachfüllen eingeplant werden.
Wann müssen Essen und Getränke vorbereitet werden?: Kaufe haltbare Lebensmittel 1 bis 2 Wochen vorher und erledige frische Einkäufe am Vortag oder am Veranstaltungstag. Getränke und Kühlung sollten mindestens 1 Woche vorher reserviert und 24 Stunden vorher kontrolliert werden.

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