Ballettworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Ballettworkshop steht und fällt mit einem gut vorbereiteten Raum und einem klaren Ablauf. Bestätige Studio und Dozent frühzeitig, öffne die Anmeldung und halte Zahlungsdaten, Ernährungswünsche und Teilnehmerliste aktuell. In den letzten Tagen kommen Musik, Materialien, Technik und Getränke hinzu. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem Zeit für Lüften, Aufbau, Registrierung und einen Techniktest – bevor die erste Übung beginnt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Studio und Dozent bestätigen
Programm und Tagesablauf erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Zahlungsdaten kontrollieren
Musik für den Workshop auswählen
Musikdateien bereitlegen
Teilnehmerinformationen versenden
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Geräte aufladen
Getränke kühlen
Teilnehmer erinnern
Event
Studio öffnen
2 Personen
Raum lüften
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
Barren und Matten aufstellen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Empfangstisch mit Snacks bestücken
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Workshop begrüßen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Ballettübungen betreuen
2 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Technik während der Übungen bedienen
Choreografie einüben
2 Personen
Abendessen vorbereiten
3 Personen
Mahlzeit servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Abschluss-Tanzrunde betreuen
2 Personen
Dankeswort sprechen
Teilnehmer auschecken
Reste sicher verpacken
2 Personen
Nachbereitung
Bars und Matten abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Studio reinigen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste aufräumen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Sportmaterial
- Tragbare BallettstangenAnz. 6
- Yoga- und ÜbungsmattenAnz. 30
- WiderstandsbänderAnz. 30
- SchaumstoffrollenAnz. 10
- HandtücherAnz. 36
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Tablet für Musik
- LadekabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 36
- TellerAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 36
- TischdeckenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Programmatische PosterAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Tagesablauf spätestens 7 Tage vorher fest und sende den Teilnehmern die wichtigsten Informationen gesammelt zu. So kommen Fragen zu Beginn, Kleidung und Ankunft nicht erst am Workshopmorgen.
- Prüfe die Anmeldung nicht nur nach Namen: Aktualisiere Teilnehmerliste, Zahlungsstatus und Ernährungswünsche bis 3 Tage vor dem Termin. Plane Namensschilder am Registrierungstisch ein, damit die Ausgabe schnell geht.
- Bereite die Musik doppelt vor: Speichere die Dateien auf dem Tablet und teste den Bluetooth-Lautsprecher mindestens 30 Minuten vor Beginn. Lade Tablet und Lautsprecher vorher vollständig und lege Ladekabel sowie Verlängerungskabel bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein. Ballettstangen, Matten, Tische, Stühle und Kleiderständer brauchen Platz, während die Tanzfläche frei und rutschfest bleiben muss.
- Kühle Getränke und richte Kaffee, Tee und wiederverwendbare Trinkgläser vor der Ankunft ein. Rechne pro Person mit mindestens 0,75 Litern Wasser für einen mehrstündigen Workshop und stelle Handtücher sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Ballettworkshop organisieren?
- Bestätige Studio und Dozent idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Öffne die Anmeldung anschließend spätestens 4 Wochen vor dem Termin, damit du Teilnehmerzahl, Zahlungen und Materialbedarf rechtzeitig kennst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Ballettworkshop?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Tanzfläche, Ballettstangen, Matten, Registrierung und Kaffeebereich ein. Für einen Techniktest mit Musik solltest du zusätzlich 15 Minuten reservieren.
- Wie viel Wasser braucht man bei einem Ballettworkshop?
- Rechne mit mindestens 0,75 Litern Wasser pro Person bei einem mehrstündigen Workshop. Stelle die Getränke spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit und kühle sie vorher ausreichend.
- Wann sollte man die Teilnehmer an einen Ballettworkshop erinnern?
- Sende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Workshop. Nenne darin Beginn, Ankunftszeit, Studioadresse, benötigte Kleidung und Hinweise zu Getränken oder mitzubringenden Sachen.
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