Austauschcamp organisieren: der Ablauf von der Anmeldung bis zum Abbau
Bei einem Austauschcamp müssen Anmeldung, Unterkunft, Transport und Programm früh zusammenpassen. Beginne mit Termin und Location, bevor du Einladungen verschickst, und lege danach feste Fristen für Anmeldungen und Teilnehmerdaten fest. Plane Schlafplätze, Gruppen und Workshops erst, wenn die Teilnehmerzahl belastbar ist. In den letzten Tagen geht es vor allem um Allergien, Notfallkontakte, frische Lebensmittel und die Kontrolle des Materials.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldeformular öffnen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
- 6
Teilnehmer bestätigen
- 7
Location reservieren
- 8
Transport reservieren
- 9
Programm ausarbeiten
3 Personen
- 10
Gruppen einteilen
2 Personen
- 11
Schlafplätze einteilen
2 Personen
- 12
Workshopleiter bestätigen
2 Personen
- 13
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
- 14
Mahlzeiten zusammenstellen
2 Personen
- 15
Allergien mitteilen
- 16
Programm drucken
- 17
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 18
Notfallkontakte sammeln
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Frische Lebensmittel einkaufen
2 Personen
- 21
Mahlzeiten vorbereiten
4 Personen
- 22
Materialien einpacken
3 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Räume kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Tonanlage testen
2 Personen
- 30
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 31
Workshopräume vorbereiten
4 Personen
- 32
Schlafräume einrichten
4 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 34
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 35
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 36
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 37
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
- 38
Workshops betreuen
6 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Abendessen servieren
5 Personen
- 41
Geschirr sammeln
3 Personen
- 42
Kulturelle Präsentationen begleiten
3 Personen
- 43
Abendprogramm betreuen
4 Personen
- 44
Ruhigen Abschluss begleiten
2 Personen
- 45
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Abfall sammeln
3 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 48
Räume reinigen
4 Personen
- 49
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 50
Dekoration entfernen
3 Personen
- 51
Materialien zählen
2 Personen
- 52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 53
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 54
Location sauber übergeben
3 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- TellerAnz. 60
- SuppenschalenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- Große TöpfeAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Beamer
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- VolleyballAnz. 2
- KegelAnz. 30
- SpringseileAnz. 10
- SpielkartenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location und den Transport zuerst und setze die Einladungsfrist mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Camp. Ohne feste Teilnehmerzahl lassen sich Schlafplätze, Gruppen und Mahlzeiten nur provisorisch planen.
- Schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher und prüfe danach Namen, Kontaktdaten, Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Bestätige Teilnehmer erst, wenn diese Angaben vollständig sind.
- Erstelle das Programm mit festen Workshopzeiten und teile Gruppen sowie Schlafplätze mindestens 7 Tage vorher ein. Bestätige Workshopleiter ebenfalls eine Woche vor Beginn, damit Ausfälle nicht erst vor Ort auffallen.
- Plane Verpflegung nach der bestätigten Teilnehmerzahl und gib Allergien allen Personen weiter, die einkaufen oder kochen. Trockene Vorräte kannst du früher besorgen; frische Lebensmittel gehören in die letzten 1 bis 2 Tage vor dem Camp.
- Packe Technik, Sport- und Spielmaterial in getrennte Kisten und kontrolliere Beamer, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel sowie Küchenutensilien am Vortag. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher, um Räume zu prüfen und Tische aufzustellen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Austauschcamp organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Transport und dem groben Programm. Verschicke die Einladungen danach und schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Camp.
- Wann muss die Anmeldung für ein Austauschcamp geschlossen werden?
- Eine Frist 10 bis 14 Tage vor Beginn gibt dir genug Zeit, Teilnehmerdaten zu prüfen, Schlafplätze und Gruppen einzuteilen sowie Mahlzeiten zu planen. Bei vielen Teilnehmern oder begrenzten Schlafplätzen sind 3 Wochen Vorlauf sicherer.
- Wie plant man die Verpflegung für ein Austauschcamp?
- Stelle die Mahlzeiten nach der bestätigten Teilnehmerzahl zusammen und erfasse Ernährungswünsche sowie Allergien bis zum Anmeldeschluss. Kaufe haltbare Produkte früher und frische Lebensmittel 1 bis 2 Tage vor Beginn.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag des Austauschcamps?
- Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, die Raumkontrolle, Tische, Technik, Namensschilder und Material ein. Bei mehreren Räumen oder einer großen Gruppe sind 3 Stunden realistischer.
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