Austauschcamp organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Austauschcamp braucht mehr Vorbereitung als nur Einladungen und ein Programm. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Schlafplätze, Transport und Notfallkontakte rechtzeitig zusammenführen. Plane außerdem Zeit für die Einteilung der Gruppen, die Abstimmung mit Workshopleitern und die Vorbereitung der Mahlzeiten ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Anmeldung bis zur Kontrolle der Räume am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Location reservieren
Transport reservieren
Programm ausarbeiten
3 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Schlafplätze einteilen
2 Personen
Workshopleiter bestätigen
2 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Mahlzeiten zusammenstellen
2 Personen
Allergien mitteilen
Programm drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Mahlzeiten vorbereiten
4 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Workshopräume vorbereiten
4 Personen
Schlafräume einrichten
4 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
Workshops betreuen
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Kulturelle Präsentationen begleiten
3 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Ruhigen Abschluss begleiten
2 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Möbel zurückstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien zählen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Location sauber übergeben
3 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- TellerAnz. 60
- SuppenschalenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- Große TöpfeAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Beamer
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- VolleyballAnz. 2
- KegelAnz. 30
- SpringseileAnz. 10
- SpielkartenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Notfallkontakte vor der endgültigen Bestätigung prüfen kannst. Plane mindestens eine Woche für Rückfragen und Korrekturen ein.
- Reserviere Location und Transport erst endgültig, wenn du eine belastbare Teilnehmerzahl hast. Lege Schlafplätze und Gruppen spätestens 7 Tage vor Beginn ein und teile Änderungen sofort mit.
- Stimme Mahlzeiten nicht nur nach der Personenzahl ab: Erfasse Allergien und besondere Ernährungswünsche schriftlich und gib sie vor dem Einkauf und der Küchenplanung an die zuständigen Helfer weiter.
- Drucke Programm, Namensschilder und Teilnehmerinformationen nicht erst am Anreisetag. Bereite sie 1 bis 2 Tage vorher vor und packe zusätzlich Stifte, Klebeband und Verlängerungskabel ein.
- Kontrolliere beim Öffnen der Location zuerst Räume, Tische, Stühle, Technik und Beleuchtung. Teste Lautsprecher, Mikrofon, Beamer und Kabel mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Austauschcamp organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldung und der Reservierung der Location. In den letzten 14 Tagen sollten Teilnehmerdaten, Gruppen, Schlafplätze, Transport und Verpflegung feststehen.
- Wann sollte man die Teilnehmer eines Austauschcamps bestätigen?
- Bestätige Teilnehmer, sobald Anmeldedaten, Ernährungswünsche und Notfallkontakte geprüft sind. Versende die verbindliche Bestätigung spätestens 2 Wochen vor dem Camp, damit Anreise und Schlafplätze geplant werden können.
- Wie viele Tage vorher müssen die Mahlzeiten geplant werden?
- Stelle den endgültigen Speiseplan mindestens 7 Tage vorher zusammen und gleiche ihn mit Allergien und Ernährungswünschen ab. Frische Lebensmittel kaufst du am besten am Vortag oder am selben Tag, je nach Haltbarkeit.
- Wann sollte die Location für ein Austauschcamp geöffnet und kontrolliert werden?
- Öffne die Location mindestens 60 Minuten vor Beginn und kontrolliere Räume, Mobiliar, Technik und Beleuchtung. So bleibt Zeit, Tische aufzustellen, Materialien auszupacken und Fehler vor der Ankunft der Teilnehmer zu beheben.
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