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Architekturradtour organisieren: die Checkliste

Eine Architekturradtour braucht mehr Vorbereitung als eine normale Gruppenfahrt: Neben Route und Stopps müssen Verkehrssicherheit, Genehmigungen und die Betreuung unterwegs stimmen. Plane Start und Ziel so, dass Registrierung, Räder und Verpflegung dort praktisch abgewickelt werden können. Prüfe die Strecke kurz vor dem Termin erneut, besonders bei Baustellen oder geänderten Verkehrsführungen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Architekturstopps festlegen

    2 Personen

  • Route auf Verkehrssicherheit prüfen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Ruhebereich reservieren

  • Erforderliche Genehmigung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Teilnehmerbestätigung versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route wegen Straßenarbeiten erneut prüfen

    2 Personen

  • Radbegleiter einteilen

  • Fahrradbegleiter anweisen

  • Routenkarten und Teilnehmerlisten drucken

  • Informationsschilder für die Stopps vorbereiten

    2 Personen

  • Fahrräder und Ersatzräder kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks und Lunchpakete vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

  • Erste-Hilfe- und Reparaturset prüfen

  • Startort reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Infopunkte an den Stopps bereitstellen

    3 Personen

  • Technik und Beleuchtung testen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Routenpläne austeilen

    2 Personen

  • Fahrradbeleuchtung und Fahrradsicherheit prüfen

    2 Personen

  • Sicherheitsbriefing geben

  • Gruppen und Startreihenfolge einteilen

    2 Personen

  • Erste Fahrradgruppe begleiten

    2 Personen

  • Architekturführung am Stopp geben

  • Zweite Fahrradgruppe begleiten

    2 Personen

  • Teilnehmer zwischen den Stopps begleiten

    4 Personen

  • Architekturführungen durchführen

    3 Personen

  • Ruhepunkt eröffnen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pannenhilfe für Fahrräder unterwegs leisten

    2 Personen

  • Zurückbleibende betreuen

    2 Personen

  • Ankunft am Endstandort begleiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Abreise der Teilnehmer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser und Infotafeln entfernen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien einsammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Endlocation reinigen

    3 Personen

  • Fahrräder und Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Teilnehmer über Fundsachen informieren

  • Dankesnachricht an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • KlappischeAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • MobiltelefoneAnz. 4

Beleuchtung

  • Wiederaufladbare FahrradlampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 3

Sportmaterial

  • ErsatzfahrräderAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 3
  • FahrradreparatursetsAnz. 3
  • ErsatzschläucheAnz. 8
  • WarnwestenAnz. 12
  • FahrradhelmeAnz. 8
  • FahrradschlösserAnz. 8
  • WegweiserAnz. 20
  • StreckenbestätigungsbänderAnz. 30

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • ThermoskannenAnz. 4

Catering

  • WasserkannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 16
  • GetränkespenderAnz. 2
  • Einkäufe

Dekoration

  • InfotafelnAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 60
  • StifteAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2

Tipps

  • Lege Route und Architekturstopps zuerst fest und rechne pro Stopp genügend Zeit für Erklärungen, Gruppenbildung und das sichere Abstellen der Räder ein. Prüfe danach die gesamte Strecke auf Kreuzungen, enge Stellen und Baustellen.
  • Kläre Genehmigungen sowie Start- und Zielort frühzeitig; spätestens zwei Wochen vor der Tour sollten Reservierungen, Ruhebereich und mögliche Auflagen bestätigt sein.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens drei Tage vor der Tour. Erfasse dabei Ernährungswünsche und halte die Teilnehmerliste bis zum Start aktuell.
  • Teile Radbegleiter nach Streckenabschnitten ein und weise sie vor Beginn konkret in Abstände, Stopps und Notfallabläufe ein. Warnwesten, Helme, Mobiltelefone und wiederaufladbare Fahrradlampen gehören vor dem Start zur Kontrolle.
  • Bereite Snacks und Lunchpakete am Vortag vor und kühle Getränke mindestens zwei Stunden vor Beginn. Kontrolliere außerdem Ersatzräder, Pumpen, Reparatursets, Ersatzschläuche sowie das Erste-Hilfe-Set, bevor der Registrierungstisch aufgebaut wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Architekturradtour planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Route, Stopps, Start- und Zielort sowie mögliche Genehmigungen sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Radbegleiter brauche ich für eine Architekturradtour?
Plane mindestens einen Radbegleiter pro etwa 10 bis 15 Teilnehmende und zusätzlich eine verantwortliche Person für die Spitze oder das Ende der Gruppe ein. Bei Kreuzungen und längeren Strecken sind zwei bis drei Personen oft sinnvoll.
Wann sollte ich die Route einer Architekturradtour noch einmal prüfen?
Prüfe die Wettervorhersage und die Strecke 24 bis 48 Stunden vor Beginn erneut. Kontrolliere dabei besonders Straßenarbeiten, Umleitungen und Änderungen an den Architekturstopps.
Wie viel Getränke und Snacks brauche ich pro Person?
Rechne für die Tour mit mindestens 1 bis 1,5 Litern Getränken pro Person, bei warmem Wetter mehr. Plane außerdem einen Snack für jede Person und Lunchpakete ein, wenn die Fahrt über mehrere Stunden dauert.

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