Ein Arbeitslager Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Arbeitslager müssen Anmeldung, Arbeitsprogramm, Unterkunft und Material ineinandergreifen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, kläre danach die Teilnehmenden und erstelle erst dann den konkreten Ablauf. Besonders häufig fehlen kurz vor dem Start Werkzeuge, Schlafplätze oder geprüfte Kontaktdaten. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Einkauf, Materialtransport, Aufbau und Reinigung ein, damit am Anreisetag nicht alles gleichzeitig passiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
7
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
8
Einverständniserklärungen einholen
2 Personen
9
Übernachtungseinteilung erstellen
2 Personen
10
Arbeitsprogramm erstellen
3 Personen
11
Arbeitsbereiche kontrollieren
3 Personen
12
Arbeitsmaterialien inventarisieren
2 Personen
13
Fehlendes Werkzeug beschaffen
2 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Kühlprodukte abholen
2 Personen
17
Materialien sortieren
3 Personen
18
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
19
Location reinigen
4 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
21
Schlafplätze einrichten
4 Personen
22
Küche einrichten
3 Personen
23
Arbeitsstationen vorbereiten
4 Personen
24
Sicherheitsausrüstung bereitlegen
2 Personen

Event

25
Teilnehmende empfangen
4 Personen
26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
27
Schlafplätze zuweisen
3 Personen
28
Gepäck zu den Schlafplätzen bringen
4 Personen
29
Begrüßungsgetränke bereitstellen
2 Personen
30
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
31
Arbeitsprogramm erläutern
2 Personen
32
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
33
Teams einteilen
2 Personen
34
Werkzeug verteilen
3 Personen
35
Arbeitsplätze einrichten
4 Personen
36
Erste Arbeitsrunde betreuen
6 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Abendessen vorbereiten
4 Personen
39
Abendessen servieren
4 Personen
40
Geschirr abwaschen
3 Personen
41
Arbeitsmaterial reinigen
4 Personen
42
Abendprogramm betreuen
4 Personen
43
Schlafgebäude abschließen
2 Personen
44
Frühstück vorbereiten
4 Personen
45
Frühstück servieren
4 Personen
46
Tagesplanung erläutern
2 Personen
47
Werkzeug prüfen
3 Personen
48
Morgenarbeitsrunde begleiten
6 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
51
Mittagessen servieren
4 Personen
52
Nachmittagsarbeitsrunde betreuen
6 Personen
53
Arbeitsergebnisse kontrollieren
3 Personen
54
Zwischenmahlzeiten verteilen
2 Personen
55
Arbeitsmaterial aufräumen
4 Personen
56
Abendessen vorbereiten
4 Personen
57
Abendessen servieren
4 Personen
58
Abendprogramm betreuen
4 Personen
59
Frühstück vorbereiten
4 Personen
60
Morgenarbeitsrunde begleiten
6 Personen
61
Mittagessen servieren
4 Personen
62
Letzte Arbeitsrunde begleiten
6 Personen
63
Endergebnis prüfen
3 Personen
64
Werkzeug einsammeln
3 Personen
65
Teilnehmende beim Einpacken unterstützen
4 Personen
66
Abschiedsmahlzeit servieren
4 Personen
67
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Schlafplätze abbauen
4 Personen
71
Küche reinigen
4 Personen
72
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
73
Arbeitsmaterial trocknen
3 Personen
74
Ort abschließend kontrollieren
3 Personen
75
Materialien zurückbringen
4 Personen
76
Ausgeliehenes Werkzeug zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
78
Müll entsorgen
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
2 Personen
80
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren
81
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 36
BänkeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 40
TellerAnz. 40
SuppenschalenAnz. 40
MesserAnz. 40
GabelnAnz. 40
LöffelAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8

Küche

Große KochtöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 5
KühlboxenAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 12
KüchenleiternAnz. 2

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Arbeitsmaterial

ArbeitshandschuheAnz. 36
SchutzbrillenAnz. 36
GehörschutzAnz. 12
WarnwestenAnz. 36
WerkzeugkistenAnz. 6
HammerAnz. 6
SchraubendrehersetsAnz. 6
ZangenAnz. 6
MessbänderAnz. 6
WasserwaagenAnz. 4
ScherenAnz. 8
GartenscherenAnz. 8
SchöpferAnz. 8
RechenAnz. 8
BesenAnz. 8
SchubkarrenAnz. 4
EimerAnz. 10
AbdeckplanenAnz. 8
ArbeitsseileAnz. 6
MaßbandAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
WarnbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2

Schlafausrüstung

LuftmatratzenAnz. 36
SchlafsäckeAnz. 36
KissenAnz. 36
DeckenAnz. 36
WaschschüsselnAnz. 8

Reinigung

WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
PutzeimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
WäschekörbeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und setze danach eine verbindliche Anmeldefrist, etwa 14 Tage vor Beginn. So kannst du Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen rechtzeitig prüfen.
Erstelle das Arbeitsprogramm erst, wenn die Teilnehmendenzahl feststeht. Teile die Arbeiten in Blöcke von 2 bis 3 Stunden ein und ordne jeder Arbeitsstation eine verantwortliche Person zu.
Prüfe Werkzeug und Verbrauchsmaterial mindestens 7 Tage vorher anhand des Arbeitsprogramms. Fehlendes Werkzeug solltest du nicht erst beim Aufbau beschaffen, sondern gesammelt einkaufen und spätestens am Vortag zum Veranstaltungsort bringen.
Plane Unterkunft und Küche getrennt vom Arbeitsbereich. Richte Schlafplätze, Tische, Stühle und die Küchenstation am Vortag ein; stelle Trinkbecher, Geschirr, große Kochtöpfe, Kühlboxen und Thermoskannen griffbereit zusammen.
Kontrolliere Strom, Licht und Sicherheit vor dem Eintreffen der Gruppe. Teste Verlängerungskabel und Ladestationen, verteile LED-Lampen oder Batterielaternen und lege die Sicherheitsausrüstung an den Arbeitsstationen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Arbeitslager organisieren?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Teilnehmerliste. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt sein; spätestens 14 Tage vorher brauchst du verbindliche Anmeldungen und Ernährungswünsche.
Was muss man vor einem Arbeitslager zuerst planen?: Lege zuerst Datum und Ort fest und kläre anschließend die erwartete Teilnehmerzahl. Danach folgen Arbeitsprogramm, Unterkunft, Materialbedarf und Verpflegung in dieser Reihenfolge.
Wann sollte das Material für ein Arbeitslager bereitstehen?: Inventarisiere Werkzeug und Arbeitsmaterial mindestens 7 Tage vor Beginn. Sortiere alles spätestens am Vortag, transportiere es zum Ort und richte die Arbeitsstationen vor dem Empfang der Teilnehmenden ein.
Wie organisiert man die Übernachtung bei einem Arbeitslager?: Erstelle die Übernachtungseinteilung, sobald die Anmeldungen feststehen, idealerweise 10 bis 14 Tage vorher. Richte Schlafplätze am Vortag ein und prüfe, ob alle Personen einem Platz zugeordnet sind.

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