LizztLIZZT

Zomerfeest organiseren: checklist en planning

Een zomerfeest vraagt vooral om goede timing: de locatie, uitnodigingen en barbecue regel je eerder dan de boodschappen en versiering. Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen, zodat je cateringhoeveelheden nog kunt aanpassen. Controleer enkele dagen vooraf het weer en communiceer op tijd wat er gebeurt bij regen. Op de dag zelf werk je van terreincontrole en opbouw naar buffet, drankkoeling en verlichting. Met deze checklist zie je wat wanneer klaar moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Locatie reserveren

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Weersverwachting controleren

  • Cateringhoeveelheden berekenen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Barbecue reserveren

  • Muziek afspeellijst maken

  • Spellen selecteren

  • Naamkaartjes voorbereiden

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Vlees en groenten marineren

    2 personen

  • Weersplan communiceren

  • Terrein controleren

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Barbecue plaatsen

    2 personen

  • Buffet klaarzetten

    3 personen

  • Servies en bestek klaarleggen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Muziek testen

    2 personen

  • Spelmaterialen klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes uitstallen

    2 personen

Event

  • Barbecue aansteken

    2 personen

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Barbecue bereiden

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Spellen begeleiden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Apparatuur controleren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Restanten opslaan

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 60
  • Biertafelsaantal 4
  • Buffettafelsaantal 3
  • Tafelkledenaantal 11

Servies

  • Bordenaantal 70
  • Dessertbordjesaantal 70
  • Besteksetsaantal 70
  • Drinkglazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 30
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8

Keuken

  • Barbecueaantal 2
  • Barbecuetangenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks­messenaantal 4

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 4
  • Luidspreker
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenaantal 100
  • Tafeldecoratieaantal 10
  • Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 5
  • Lantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

  • Jeu-de-boulesetsaantal 2
  • Kubbspel
  • Ringwerpset

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Schoonmaakemmersaantal 2
  • Bezemsaantal 3
  • Blik en vegersaantal 2
  • Handdoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer de weersverwachting uiterlijk drie dagen vooraf en maak dan je weersplan bekend. Partytenten, tafels en stoelen moet je bij regen niet pas tijdens de opbouw proberen te regelen.
  • Tel na de aanmelddeadline de gasten opnieuw voordat je catering en boodschappen vastlegt. Houd dieetwensen apart bij, zodat barbecue, hapjes en buffet niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
  • Koel dranken ruim vóór de start in meerdere koelboxen in plaats van alles tegelijk op tafel te zetten. Zo blijft er tijdens het feest voorraad koud en voorkom je een rij bij de koelkast.
  • Test muziek, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten komen. Controleer ook of de kabels veilig liggen wanneer je verlichting en lantaarns buiten gebruikt.
  • Zet naamkaartjes, spellen en serveermateriaal klaar voordat je het buffet opbouwt. Daardoor hoef je tijdens het eten niet meer te zoeken naar serveertangen, schalen of de jeu-de-boulesets.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een zomerfeest versturen?
Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een aanmelding met dieetwensen en geef een duidelijke uiterste reactiedatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor het feest.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik de barbecue reserveren?
Reserveer de barbecue zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer één week voor het feest of de reservering, brandstof en benodigd barbecuegereedschap compleet zijn.
Wanneer controleer ik het weer voor een zomerfeest?
Controleer het weer 5 tot 3 dagen vooraf en neem uiterlijk 2 dagen vooraf een besluit over partytenten en de opstelling. Stuur het weersplan daarna meteen naar de gasten.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een zomerfeest?
Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vers vlees, groenten en gekoelde dranken zo laat mogelijk, meestal 1 dag vooraf. Marineer vlees en groenten op de dag vóór het feest en koel de dranken tijdig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!