Checklist voor een goed georganiseerde zeilclinic
Een zeilclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en instructeurs reserveren. Je regelt vooraf ook ligplaatsen, deelnemersinformatie, zwemvesten, veiligheidsmateriaal en een plan voor slecht weer. Op de dag zelf moeten registratie, kledinguitgifte, briefing en bootindeling logisch op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van de eerste reserveringen tot de ontvangst en begeleiding op het water.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Zeilboten en ligplaatsen reserveren
Instructeurs en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief programma bevestigen
2 personen
Deelnemerslijst en noodnummers printen
Boodschappen doen
2 personen
Zeilmateriaal controleren
2 personen
Boten en uitrusting klaarzetten
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Zeilkleding en zwemvesten uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Zeiltechniek demonstreren
2 personen
Deelnemers over boten verdelen
3 personen
Zeilclinic begeleiden
5 personen
Water en snacks uitdelen
2 personen
Deelnemers veilig laten aanmeren
4 personen
Zeilervaringen nabespreken
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dessert en koffie serveren
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Zeilboten schoon en veilig achterlaten
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Zeilvesten en kleding laten drogen
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Zeilbotenaantal 5
- Peddelsaantal 5
- Zeilenaantal 5
- Zwemvestenaantal 24
- Zeiljacksaantal 24
- Waterschoenenaantal 24
- Zeilhandschoenenaantal 24
- Waterdichte tonnenaantal 6
- Landvastenaantal 10
- Stootwillenaantal 10
Veiligheid
- Reddingsboeienaantal 3
- Werplijnenaantal 3
- EHBO-koffersaantal 2
- Waterdichte portofoonsaantal 6
- Nooddekensaantal 6
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Partytentenaantal 2
- Registratietafel
Servies
- Bordenaantal 30
- Kommetjesaantal 30
- Glazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Besteksetsaantal 30
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en serveermessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Acculampenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Naamstickersaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalzakkenaantal 30
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Theedoekenaantal 12
- Keukenpapieraantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma, boten, ligplaatsen en instructeurs eerst vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat deelnemers meteen weten hoeveel plaatsen beschikbaar zijn en welke tijden gelden.
- Vraag bij de aanmelding naar dieetwensen en stuur de deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin wat deelnemers meenemen, waar ze zich registreren en wanneer de veiligheidsbriefing begint.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan ook het alternatieve programma. Zo hoef je bij wind of regen niet op het laatste moment nog een binnenprogramma te zoeken.
- Maak per boot een deelnemersindeling en leg zwemvesten, zeiljacks, waterschoenen en zeilhandschoenen vóór de ontvangst klaar. Houd daarnaast waterdichte tonnen beschikbaar voor spullen die niet nat mogen worden.
- Print op de dag zelf de deelnemerslijst en noodnummers en richt een duidelijke registratietafel in. Leg reddingsboeien, werplijnen, EHBO-koffers en waterdichte portofoons vóór de veiligheidsbriefing op vaste, bereikbare plekken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zeilclinic organiseren?
- Reserveer boten, ligplaatsen en instructeurs bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd houdt om aanmeldingen, dieetwensen en de bootindeling te verwerken.
- Wanneer controleer ik het weer voor een zeilclinic?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk 24 uur vooraf welk alternatief programma doorgaat als zeilen niet veilig of prettig is.
- Hoeveel zwemvesten heb ik nodig voor een zeilclinic?
- Voorzie één passend zwemvest per deelnemer, instructeur en begeleider, plus minimaal 2 extra maten als reserve. Controleer vóór het opstarten of alle vesten goed sluiten en niet beschadigd zijn.
- Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor een zeilclinic?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Neem minstens de starttijd, verzamelplek, kledingadvies, wat deelnemers zelf meenemen en de contactgegevens voor de clinic op.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!