Zo organiseer je een Yaldaviering
Begin ongeveer vier weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Verzamel meteen dieetwensen en bevestig aanmeldingen, zodat je het menu en de hoeveelheden kunt berekenen. Werk daarna van voorbereiding naar uitvoering: eerst houdbare boodschappen en decoratie, later vers fruit en hapjes. Op de dag zelf bouw je ontvangsttafel en buffet op, test je muziek en microfoon en zet je dranken, koffie en thee klaar. Zo blijft er tijd over voor de viering zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Locatie reserveren
- 5
Programma voor de avond maken
2 personen
- 6
Muziek en gedichten selecteren
2 personen
- 7
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
- 8
Boodschappenlijst controleren
- 9
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
- 10
Decoratie controleren
- 11
Apparatuur testen
2 personen
- 12
Aanmeldingen bevestigen
- 13
Verse boodschappen doen
2 personen
- 14
Fruit wassen en koelen
2 personen
- 15
Noten en gedroogd fruit portioneren
2 personen
- 16
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 17
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 18
Tafels indekken
3 personen
- 19
Buffet opbouwen
3 personen
- 20
Versiering ophangen
3 personen
- 21
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
- 22
Muziek aansluiten
2 personen
- 23
Dranken koud zetten
2 personen
- 24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Event
- 26
Gasten verwelkomen
3 personen
- 27
Welkomstdranken serveren
2 personen
- 28
Hapjes serveren
3 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Yaldaverhaal toelichten
- 31
Gedichten voordragen
2 personen
- 32
Buffet openen
2 personen
- 33
Buffet aanvullen
3 personen
- 34
Fruit en noten serveren
2 personen
- 35
Thee en koffie serveren
2 personen
- 36
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
- 37
Eten en afval verzamelen
3 personen
- 38
Servies afwassen
3 personen
- 39
Locatie schoonmaken
4 personen
- 40
Decoratie verwijderen
2 personen
- 41
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 42
Apparatuur inpakken
2 personen
- 43
Afval wegbrengen
2 personen
- 44
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Kommetjesaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Tafellopersaantal 8
- Rood tafellinnenaantal 8
- Decoratieve granaatappelsaantal 12
- Decoratieve schalenaantal 6
- Papieren waaiersaantal 20
- Fotolijstjesaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Glazen windlichtenaantal 12
- LED-kaarsenaantal 24
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Waterkokeraantal 2
- Koffiezetapparaataantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Keukenkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Afwasteilenaantal 2
- Sponzenaantal 10
- Microvezeldoekenaantal 12
- Vuilnisbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen vier weken vooraf en vraag om aanmelding plus dieetwensen. Bevestig de deelname uiterlijk één week voor de viering, zodat je het aantal borden, glazen en porties goed kunt bepalen.
- Maak het programma voordat je muziek en gedichten selecteert. Plan vaste momenten voor ontvangst, eten, gedichten en muziek; zo voorkom je dat apparatuur of sprekers pas tijdens de avond geregeld moeten worden.
- Doe niet-bederfelijke boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse boodschappen op de laatste dag. Was en koel het fruit meteen en portioneer noten en gedroogd fruit vooraf, zodat het buffet sneller klaarstaat.
- Test Bluetoothspeaker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk een dag vooraf op hun echte plek. Controleer ook of de waterkoker en het koffiezetapparaat samen op de beschikbare stroom kunnen werken.
- Richt eerst de looproute in met ontvangsttafel, kapstokken, tafels en stoelen en bouw daarna het buffet op. Zet borden aan het begin, serveerschalen en tangen bij de gerechten en koffie, thee en dessertservies aan het eind.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Yaldaviering organiseren?
- Begin vier weken vooraf met uitnodigingen, locatie en programma. Doe de laatste controle van aanmeldingen, hoeveelheden en materiaal ongeveer één week voor de viering.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een Yaldaviering doen?
- Koop houdbare producten enkele dagen vooraf en verse boodschappen op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Fruit kun je direct wassen en koelen; hapjes bereid je bij voorkeur enkele uren voor ontvangst.
- Hoeveel servies heb ik nodig voor een Yaldaviering?
- Reken per aangemelde gast op minimaal één dinerbord, één dessertbord, één kommetje, één waterglas en één bestekset. Tel voor servies en glazen daarnaast 10 procent reserve op voor breuk, morsen of extra gebruik.
- Wanneer zet ik muziek, verlichting en drank klaar?
- Test de apparatuur uiterlijk één dag vooraf en sluit muziek en microfoon ongeveer 60 minuten voor ontvangst aan. Zet dranken 30 tot 45 minuten vooraf koud en plaats lichtsnoeren, windlichten en LED-kaarsen voordat gasten binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!