Boodschappenlijst voor een klassiek concert

Een klassiek concert vraagt om meer dan stoelen en instrumenten. Je hebt spullen nodig voor de opstelling van de zaal, het podium, de techniek, de garderobe en de ontvangst met koffie en water. Controleer vooraf hoeveel bezoekers en musici je verwacht, zodat je aantallen kunt bepalen voor stoelen, glazen, kopjes en programma’s. Regel techniek en podiumbenodigdheden uiterlijk enkele dagen vooraf; op de concertdag blijft dan alleen controleren, klaarzetten en testen over.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Tel voor de zaal één stoel per aangemelde bezoeker en reserveer daarnaast 5 tot 10 extra stoelen voor late wijzigingen, musici en begeleiders. Zet de stoelen pas definitief neer nadat je looppaden en toegankelijke plaatsen hebt gecontroleerd.
Plan per musicus een muzieklessenaar en houd minimaal één reserve-exemplaar achter de hand. Voor de dirigent heb je bovendien een aparte dirigentenlessenaar nodig; controleer die vóór het afstemmen van de instrumenten.
Test microfoons, mengpaneel, versterker en luidsprekers minstens 2 uur voor aanvang. Leg kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de zaal wordt gevuld, zodat kabels niet door bezoekerslooppaden lopen.
Voor koffie en thee zijn thermoskannen, koffiezetapparaten, waterkokers, koffiekopjes, waterglazen, theelepels, melkkannen en suikerkommen nodig. Zet de dranken pas vlak voor de ontvangst klaar en gebruik koelboxen voor wat gekoeld moet blijven.
Vergeet de garderobe niet: plaats garderoberekken en kledinghangers vóór de deuren opengaan. Leg programmaflyers, naamkaartjes en de bezoekerslijst apart bij de entree en controleer de pinautomaat uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een klassiek concert?: Neem één stoel per aangemelde bezoeker en houd 5 tot 10 extra stoelen achter de hand. Tel plaatsen voor musici, vrijwilligers en rolstoelbegeleiders apart mee.
Hoeveel muzieklessenaars zijn nodig voor een klassiek concert?: Reken één muzieklessenaar per musicus en voeg minimaal 1 reserve toe. Voor de dirigent gebruik je een aparte dirigentenlessenaar.
Wanneer moet ik de concerttechniek testen?: Test microfoons, mengpaneel, versterker en luidsprekers minstens 2 uur vóór aanvang. Controleer daarna opnieuw of kabels veilig liggen nadat stoelen en podiumdelen zijn geplaatst.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een concert?: Reken voor de ontvangst op 1 kop koffie of thee per bezoeker en houd 10% extra aan. Zet waterglazen klaar voor alle bezoekers en vul warme dranken pas vlak voor het openingsmoment aan.