LizztLIZZT

Uilenavond organiseren: checklist en planning

Een Uilenavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een interessante presentatie. Je regelt een geschikte locatie, een bevoegde uilenbegeleider, veilige verblijven en voldoende licht voor het avondprogramma. Deze checklist helpt je de 43 taken in de juiste volgorde af te werken, van reserveringen en aanmeldingen tot ontvangst en veiligheidsbriefing. Plan extra tijd voor weerscontrole, stroomtesten en het klaarzetten van hapjes en dranken.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Uilenbegeleider reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst maken

  • Weersverwachting controleren

  • Programma bevestigen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Uilenverblijven veilig plaatsen

    3 personen

  • Verlichting en stroom testen

    2 personen

  • Presentatieapparatuur testen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

Event

  • Veiligheidsbriefing geven

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Uilenpresentatie verzorgen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Vragenmoment begeleiden

    2 personen

  • Uilenverzorging demonstreren

    2 personen

  • Buffet openen

    3 personen

  • Diner serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Avondexcursie begeleiden

    3 personen

  • Nachtelijke uilenobservatie begeleiden

    3 personen

  • Afscheid en vertrek begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Uilen veilig laten vertrekken

    2 personen

  • Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Materialen inpakken

    3 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Koelboxen legen en drogen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 45
  • Ontvangsttafel
  • Buffettafelaantal 2
  • Kapstokkenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bordenaantal 50
  • Herbruikbare kommenaantal 50
  • Drinkglazenaantal 60
  • Koffiekopjesaantal 45
  • Vorkenaantal 50
  • Messenaantal 50
  • Lepelsaantal 50
  • Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

  • Uilenpostersaantal 8
  • Tafelkledenaantal 6
  • Naamkaartjesaantal 50
  • Pijlbordjesaantal 8

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Luidspreker
  • Microfoon
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

  • Buitenlampenaantal 6
  • Zaklampenaantal 8
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Emmersaantal 2
  • Sponzenaantal 6
  • Theedoekenaantal 12

Dierenbenodigdheden

  • Transportkooienaantal 3
  • Zitstokkenaantal 4
  • Afdekdoekenaantal 4
  • Handdesinfectieaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer de locatie en uilenbegeleider bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Controleer meteen of vergunningen nodig zijn en of de locatie geschikt is voor uilenverblijven.
  • Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om dieetwensen, naamkaartjes en cateringhoeveelheden af te stemmen.
  • Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bepaal wie het programma bij slecht weer aanpast. Buitenlampen, zaklampen en batterijlantaarns liggen klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.
  • Test verlichting, verlengkabels, stekkerdozen, luidspreker en microfoon minimaal 2 uur voor aanvang. Leg kabels buiten looproutes en controleer of de presentatieapparatuur op de juiste plek staat.
  • Plan de opbouw minstens 90 minuten voor ontvangst. Zet tafels en stoelen klaar, plaats de uilenverblijven veilig, richt de ontvangsttafel in en geef bezoekers vóór de presentatie een korte veiligheidsbriefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Uilenavond organiseren?
Begin minimaal 6 weken vooraf met het reserveren van de locatie en uilenbegeleider. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en rond de deelnemerslijst 7 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Uilenavond op te bouwen?
Reken op minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangst, verlichting, uilenverblijven en catering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor het testen van presentatieapparatuur en geluid.
Wanneer controleer ik het weer voor een Uilenavond?
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Neem bij een buitenprogramma op tijd een binnenopstelling of aangepast programma op in je draaiboek.
Wat moet ik vóór de komst van bezoekers testen?
Test uiterlijk 30 minuten voor ontvangst de verlichting, stroomaansluitingen, luidspreker en microfoon. Controleer ook of zaklampen en batterijlantaarns werken en of looproutes vrij zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.