Zo organiseer je een tennistoernooi zonder last-minute stress
Begin met de datum, het aantal beschikbare banen en het toernooiformat. Pas daarna nodig je deelnemers uit, zodat je weet hoeveel wedstrijden, rackets en tennisballen nodig zijn. Plan tijd voor inschrijvingen, dieetwensen en het wedstrijdschema; vooral dat schema kost meer werk dan verwacht. Regel daarnaast de ontvangst, catering en een alternatief bij regen. Op de speeldag draait alles om een duidelijke wedstrijdtafel, geprinte informatie en materiaal dat vóór de eerste wedstrijd klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Toernooidatum vastleggen
- 2
Tennisbanen reserveren
- 3
Toernooiformat bepalen
2 personen
- 4
Deelnemerslijst aanmaken
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemers bevestigen
- 9
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 10
Prijzenset bestellen
- 11
Weersverwachting controleren
- 12
Deelnemersinformatie versturen
- 13
Boodschappenlijst controleren
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Prijzen en schema printen
- 16
Tennisballen controleren
- 17
Materialen verzamelen
2 personen
Event
- 18
Ballen en rackets klaarleggen
2 personen
- 19
Banen en netten controleren
2 personen
- 20
Wedstrijdtafel opstellen
2 personen
- 21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 22
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
- 23
Dranken koud zetten
2 personen
- 24
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 25
Sandwiches en fruit klaarzetten
3 personen
- 26
Registratietafel bemannen
2 personen
- 27
Deelnemers registreren
2 personen
- 28
Toernooi openen
- 29
Wedstrijden begeleiden
3 personen
- 30
Uitslagen registreren
- 31
Nieuwe wedstrijden omroepen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Koffie en thee serveren
2 personen
- 34
Hapjes en broodjes aanvullen
2 personen
- 35
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
- 36
Finale aankondigen
- 37
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
- 38
Prijsuitreiking houden
2 personen
- 39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Tennisbanen leeghalen
3 personen
- 41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 42
Servies afwassen
2 personen
- 43
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 44
Afval wegbrengen
2 personen
- 45
Locatie schoonmaken
3 personen
- 46
Sportmateriaal controleren
2 personen
- 47
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 48
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Tennisballenaantal 48
- Reserve tennisracketsaantal 6
- Scorebordenaantal 4
- Wedstrijdpennenaantal 12
- Reserve netbandenaantal 4
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 48
- Partytentenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draagbare speaker
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
Decoratie
- Toernooibannersaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de tennisbanen voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per baan hoeveel wedstrijden passen en houd minimaal 15 minuten speling per ronde aan voor uitloop.
- Sluit de inschrijving ongeveer 10 dagen voor het toernooi. Bevestig daarna deelnemers, verzamel dieetwensen en maak het wedstrijdschema pas met de definitieve lijst.
- Controleer twee dagen vooraf de weersverwachting en regel partytenten of een binnenoplossing als regen waarschijnlijk is. Zo hoef je ontvangst, catering en scoreverwerking niet op de ochtend zelf te improviseren.
- Leg per baan tennisballen, reserve tennisrackets, scoreborden en wedstrijdpennen klaar. Controleer ook netten en neem reserve netbanden mee; een kleine materiaalstoring kan anders een hele ronde stilleggen.
- Richt de wedstrijdtafel minstens 45 minuten voor aanvang in met het schema, prijzen, laptop of tablet en printer. Zet tegelijk dranken koud en maak het koffiepunt en de broodjes- en fruitschalen gereed.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tennistoernooi organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de datum, banen en het format. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de inschrijving 10 dagen voor de speeldag.
- Hoe maak ik een wedstrijdschema voor een tennistoernooi?
- Maak het schema nadat de deelnemerslijst definitief is, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Reken per wedstrijd op de verwachte speeltijd plus 15 minuten wissel- en uitloopruimte per ronde.
- Hoeveel tennisballen heb ik nodig voor een tennistoernooi?
- Leg per baan minimaal 3 bruikbare tennisballen klaar en houd één extra set per 2 banen achter de hand. Bij 4 banen betekent dat minimaal 12 ballen op de banen en 2 reserve sets.
- Wat regel je bij regen tijdens een tennistoernooi?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over tenten, uitstel of een binnenlocatie. Communiceer de beslissing minstens 12 uur voor de start aan alle deelnemers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!