LizztLIZZT

Checklist voor een stadsrondleiding organiseren

Een stadsrondleiding staat of valt met een route die op papier klopt én in de praktijk haalbaar is. Plan niet alleen de bezienswaardigheden, maar ook rustpunten, groepsgrootte, communicatie en een alternatieve route bij slecht weer of afsluitingen. Deze checklist helpt je om eerst de inhoud en begeleiding vast te leggen, daarna deelnemers en restaurant te regelen en tot slot het vertrekpunt en materiaal klaar te zetten. Zo voorkom je dat routekaarten, dieetwensen of techniek pas op de ochtend zelf aandacht krijgen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route en thema bepalen

    2 personen

  • Bezienswaardigheden selecteren

    2 personen

  • Wandelroute proeflopen

    2 personen

  • Alternatieve route vastleggen

    2 personen

  • Gidsen en begeleiders vastleggen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Restaurant reserveren

  • Dieetwensen aan restaurant doorgeven

  • Toestemming voor fotomoment vragen

  • Vertrekpunt controleren

    2 personen

  • Verzamelpunten markeren

    2 personen

  • Weersvoorspelling controleren

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Routekaarten afdrukken

  • Badges en polsbandjes sorteren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Pakketten voor deelnemers maken

    3 personen

  • Startpunt opbouwen

    3 personen

  • Apparatuur testen

    2 personen

  • Gidsen instrueren

    3 personen

Event

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Badges uitdelen

    2 personen

  • Veiligheidsinstructies geven

    2 personen

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Stadsrondleiding begeleiden

    4 personen

  • Groep tellen bij tussenstops

    3 personen

  • Dranken en snacks uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Restaurantbezoek begeleiden

    3 personen

  • Maaltijdwensen controleren

    2 personen

  • Avondroute begeleiden

    4 personen

  • Eindtelling uitvoeren

    3 personen

  • Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Startpunt afbouwen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Materialen schoonmaken

    2 personen

  • Apparatuur opladen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Onkosten en facturen verwerken

  • Gevonden voorwerpen terugbrengen

  • Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 2
  • Klapstoelenaantal 4
  • Statafelsaantal 2

Apparatuur

  • Draagbare speakeraantal 2
  • Megafoonaantal 2
  • Walkietalkiesaantal 6
  • Powerbanksaantal 6
  • Oplaadkabelsaantal 6
  • Telefoonhoudersaantal 4

Organisatie

  • Routekaartenaantal 40
  • Deelnemersbadgesaantal 40
  • Lanyardsaantal 40
  • Clipboardsaantal 6
  • Balpennenaantal 12
  • Markeerstiftenaantal 6
  • Deelnemerslijstaantal 4
  • Routebordjesaantal 8
  • Polsbandjesaantal 40

Catering

  • Koelboxenaantal 3
  • Herbruikbare bekersaantal 40
  • Servettenhoudersaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Uitdeelbakkenaantal 6
  • Boodschappen

Servies

  • Herbruikbare bordenaantal 40
  • Herbruikbaar bestekaantal 40

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Handdoekenaantal 6

Veiligheid

  • EHBO-kitaantal 2
  • Reflecterende hesjesaantal 6
  • Zaklampenaantal 6

Decoratie

  • Welkomsbannersaantal 2
  • Ballonnenbundelsaantal 4
  • Tafelkledenaantal 2

Tips

  • Proefloop de volledige wandelroute uiterlijk één week vooraf. Controleer daarbij de loopduur, smalle doorgangen, rustpunten, toiletten en plekken waar de groep veilig kan verzamelen.
  • Leg de alternatieve route minstens 3 dagen vooraf vast. Noteer op de routekaarten welke bezienswaardigheden vervallen of vervangen worden en informeer gidsen en begeleiders hierover.
  • Sluit de deelnemersregistratie 5 tot 7 dagen voor de rondleiding. Bevestig daarna het aantal deelnemers, verzamel dieetwensen en geef het definitieve aantal door aan het restaurant.
  • Test draagbare speaker, megafoon, walkietalkies en powerbanks de avond ervoor. Neem per apparaat een passende oplaadkabel mee en spreek af welk kanaal de begeleiders gebruiken.
  • Richt het startpunt 30 tot 45 minuten voor vertrek in. Leg deelnemerslijst, badges, routekaarten, polsbandjes en schrijfmateriaal klaar en wijs één persoon aan voor late aankomst en vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een stadsrondleiding?
Reken voor een reguliere wandeling op 2 tot 3 uur, exclusief een eventuele maaltijd. Plan onderweg minstens één rustmoment van 10 tot 15 minuten en voeg tijd toe voor registratie en groepsfoto’s.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een stadsrondleiding?
Plan naast elke gids minimaal één begeleider voor een groep van ongeveer 15 tot 20 deelnemers. Bij meerdere groepen heeft elke groep een eigen gids nodig en blijft één centrale contactpersoon beschikbaar.
Wanneer moet ik een stadsrondleiding reserveren?
Leg gidsen, begeleiders en het restaurant bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de rondleiding, zodat je aantallen en dieetwensen kunt bevestigen.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een stadsrondleiding?
Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik een vooraf vastgelegde route met meer binnenlocaties of kortere loopstukken en communiceer de wijziging uiterlijk 24 uur voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.