Zo organiseer je een sportdag zonder losse eindjes
Begin niet met ballen en pionnen klaarzetten, maar met de datum, locatie en opbouw van de dag. Kies daarna een beperkt aantal sportonderdelen, maak een wedstrijdschema en verwerk de aanmeldingen voordat je teams en begeleiders indeelt. Plan tijd voor wisselen, drinken en lunch, zodat wedstrijden niet meteen uitlopen. Controleer in de laatste week het materiaal, de weersvoorspelling en de route naar de locatie. Op de dag zelf werkt een indeling per onderdeel beter dan één grote stapel spullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Sportlocatie reserveren
- 3
Sportonderdelen kiezen
3 personen
- 4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijsten maken
2 personen
- 9
Teams indelen
2 personen
- 10
Begeleiders indelen
2 personen
- 11
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
- 12
Prijzencertificaten maken
2 personen
- 13
Weersvoorspelling controleren
- 14
Programma definitief delen
- 15
Sportmateriaal controleren
2 personen
- 16
Batterijen opladen
- 17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 18
Boodschappen doen
3 personen
- 19
Dranken koelen
2 personen
- 20
Fruit en snacks portioneren
3 personen
- 21
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
- 22
Materialen per onderdeel sorteren
3 personen
- 23
Route naar locatie controleren
- 24
EHBO-materiaal aanvullen
Event
- 25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 26
Partytenten opzetten
4 personen
- 27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 28
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 29
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
- 30
Sportvelden uitzetten
5 personen
- 31
Sportmateriaal per veld klaarleggen
4 personen
- 32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 33
Prijzentafel opmaken
2 personen
- 34
Drankpunten vullen
3 personen
- 35
Omroepmicrofoon testen
2 personen
- 36
Begeleiders instrueren
3 personen
- 37
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 38
Aanwezigheid registreren
3 personen
- 39
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 40
Teams naar startvelden begeleiden
6 personen
- 41
Opening aankondigen
- 42
Estafette begeleiden
4 personen
- 43
Voetbaltoernooi begeleiden
5 personen
- 44
Vervolgens basketbal begeleiden
4 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Fruitpauze serveren
3 personen
- 47
Touwtrekken begeleiden
4 personen
- 48
Hindernisbaan begeleiden
5 personen
- 49
Scores verwerken
2 personen
- 50
Limonade en water serveren
2 personen
- 51
Barbecue voorbereiden
4 personen
- 52
Barbecue serveren
5 personen
- 53
Salades en brood aanvullen
2 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Vrije sportactiviteiten begeleiden
5 personen
- 56
Finales begeleiden
5 personen
- 57
Eindstanden controleren
2 personen
- 58
Prijzen uitreiken
2 personen
- 59
Afsluiting aankondigen
- 60
Vertrek begeleiden
4 personen
- 61
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
- 62
Sportmateriaal verzamelen
5 personen
- 63
Tenten afbreken
4 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Afval scheiden
3 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
- 68
Toiletten controleren
2 personen
- 69
Sportvelden opruimen
4 personen
- 70
Locatie schoonmaken
4 personen
- 71
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
- 72
Materialen naar opslag brengen
3 personen
- 73
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
- 75
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Kleedhokjesaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 8
- Basketballenaantal 6
- Volleyballenaantal 6
- Handballenaantal 6
- Softballenaantal 12
- Tennisballenaantal 24
- Tennisracketsaantal 12
- Hockeysticksaantal 16
- Pionnenaantal 60
- Markeerschijvenaantal 40
- Hesjesaantal 80
- Estafettestokkenaantal 12
- Springtouwenaantal 12
- Touwtrektouwenaantal 2
- Hindernisblokkenaantal 12
- Hoepelsaantal 20
- Reactieladdersaantal 4
- Mini-doelenaantal 6
- Volleybalnettenaantal 2
- Startblokkenaantal 8
- Stopwatchesaantal 8
- Meetlintenaantal 4
- Fluitjesaantal 12
- Scorebordenaantal 8
- Wedstrijdkaartenaantal 100
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Lijndispenseraantal 2
- Veldmarkeringstapeaantal 12
- Startvlaggenaantal 4
- Prijsbekersaantal 12
- Medaillesaantal 40
- Prijzencertificatenaantal 40
Apparatuur
- Omroepmicrofoon
- Draadloze speakeraantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Batterijladersaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslangenaantal 4
Decoratie
- Pijlbordenaantal 12
- Start- en finishbordaantal 2
- Teamvlaggenaantal 12
- Polsbandjesaantal 120
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Aluminium schalenaantal 20
- IJsblokjesbakkenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 2
- EHBO-kitaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per sportonderdeel minimaal 10 minuten voor wisselen en uitleg. Zonder die buffer loopt een ochtendprogramma met vier onderdelen al snel 40 minuten uit.
- Maak deelnemerslijsten en teams uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Zet dieetwensen direct naast de namen, zodat lunchpakketten en snacks niet op het laatste moment opnieuw moeten worden verdeeld.
- Sorteer het materiaal per onderdeel in aparte vakken of bakken. Leg bijvoorbeeld ballen, pionnen, hesjes en een stopwatch bij elkaar; zo zoekt een begeleider niet tussen alle sportmaterialen.
- Controleer 24 uur vooraf de weersvoorspelling en bepaal wat naar binnen of onder partytenten kan. Zet tafels, stoelen, afvalbakken en koelboxen zo neer dat deelnemers ook bij regen droog kunnen drinken en eten.
- Laad stopwatches en andere apparaten de avond ervoor op en vul het EHBO-materiaal aan. Controleer daarnaast of er genoeg drank is voor het eerste uur: reken op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van inspanning en temperatuur.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een sportdag te organiseren?
- Reken op 3 tot 4 weken voor een sportdag met meerdere onderdelen en een externe sportlocatie. Reserveer de locatie in de eerste week en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken vooraf.
- Hoeveel sportonderdelen plan je op een sportdag?
- Plan voor een dagdeel meestal 3 tot 4 onderdelen van 20 tot 30 minuten. Houd per onderdeel minstens 10 minuten aan voor uitleg, wisselen en het verzamelen van teams.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een sportdag?
- Gebruik als praktische basis 1 begeleider per onderdeel plus 1 centrale organisator. Bij 5 gelijktijdige onderdelen heb je dus minimaal 6 mensen nodig, exclusief iemand voor EHBO of ontvangst.
- Hoeveel drinken en eten heb je nodig voor een sportdag?
- Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Portioneer fruit en snacks vooraf en maak lunchpakketten op basis van de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!