LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde polderfietstocht

Een polderfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt tegelijk start en finish, routecontrole, deelnemerscommunicatie, vergunningen, catering en hulp bij fietspech. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar inschrijvingen en materialen. In de laatste week controleer je vooral routebestanden, weersverwachting, deelnemersgegevens en de spullen bij start en rustpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Fietsroute controleren

    2 personen

  • Alternatieve route uitwerken

    2 personen

  • Routepunten en rustplek bepalen

    2 personen

  • Routevergunningen controleren

  • Verzekeringsgegevens controleren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Fietsregels meesturen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Contactgegevens controleren

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Rustpunt reserveren

  • Fietspomp en reparatieset regelen

  • Routebestanden downloaden

  • Routebestanden testen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemers informeren over weer

  • Routekaarten voorbereiden

    2 personen

  • Pijlborden maken

    2 personen

  • Startnummers maken

    2 personen

  • Naamstickers maken

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Routepakketten samenstellen

    3 personen

  • Weersverwachting definitief controleren

  • Deelnemers informeren over wijzigingen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    3 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Routepijlen plaatsen

    4 personen

  • Rustpunt bevoorraden

    2 personen

  • Geluidsapparatuur testen

    2 personen

  • Fietsenstalling markeren

    2 personen

  • Veiligheidsmateriaal klaarleggen

    2 personen

Event

  • Starttafel bemannen

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Routepakketten uitdelen

    2 personen

  • Veiligheidsinstructie geven

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Fietsgroepen laten vertrekken

    3 personen

  • Routecontrole uitvoeren

    2 personen

  • Rustpunt bemannen

    2 personen

  • Water en fruit uitdelen

    2 personen

  • Routepijlen controleren

    2 personen

  • Laatste fietsers begeleiden

    2 personen

  • Finishaankomst registreren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Warme maaltijd uitserveren

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Muziek verzorgen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    3 personen

  • Fietsenstalling vrijmaken

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval inzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Materialen schoonmaken

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koelboxen leegmaken

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven eten opslaan

    2 personen

  • Routebestanden archiveren

  • Gevonden voorwerpen verwerken

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentaantal 2
  • Klaptafelaantal 8
  • Klapstoelaantal 60
  • Inschrijftafel
  • Kledingrek
  • Afvalbakaantal 6
  • Fietsenrekaantal 8
  • Tafellinnenaantal 8

Servies

  • Herbruikbaar bordaantal 70
  • Herbruikbaar glasaantal 80
  • Koffiekopaantal 60
  • Theeglasaantal 60
  • Besteksetaantal 70
  • Opscheplepelaantal 8
  • Schaalaantal 12
  • Serveerbladaantal 6

Apparatuur

  • Koelboxaantal 6
  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokeraantal 2
  • Warmhoudbakaantal 4
  • Bluetoothspeakeraantal 2
  • Verlengkabelaantal 4
  • Stekkerdoosaantal 4
  • Powerbankaantal 4

Sportmateriaal

  • Fietspompaantal 4
  • Fietsreparatiesetaantal 3
  • Reservebinnenbandaantal 10
  • Bandenlichteraantal 8
  • Fietshelmaantal 4
  • Reflectievestaantal 8
  • Routebordaantal 35
  • Pionaantal 20
  • Spanbandaantal 12
  • EHBO-kofferaantal 2
  • Nooddekenaantal 6
  • Routekaartaantal 70
  • Startnummeraantal 70
  • Fietslichtaantal 8
  • Thermosdekenaantal 4

Decoratie

  • Vlaggenlijnaantal 8
  • Welkomstbord
  • Pijlenbordstandaardaantal 20

Verlichting

  • Ledlichtsnoeraantal 6
  • Buitenlampaantal 6
  • Zaklampaantal 6

Keuken

  • Snijplankaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Broodmesaantal 2
  • Maatbekeraantal 2
  • Tangenaantal 4
  • Koelelementaantal 24

Schoonmaak

  • Emmeraantal 4
  • Sponsaantal 12
  • Afwasborstelaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de route uiterlijk enkele weken vooraf vast en fiets alle belangrijke routepunten zelf na. Werk ook een alternatieve route uit voor afgesloten wegen, bruggen of slecht berijdbare paden.
  • Regel vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarnaast of start- en finishlocatie en het rustpunt op de gekozen datum beschikbaar zijn.
  • Sluit de inschrijving enkele dagen voor de tocht en controleer daarna contactgegevens en dieetwensen. Print de deelnemerslijst en maak startnummers en naamstickers vóór de opbouwdag.
  • Test routebestanden op minstens twee apparaten en neem routekaarten en duidelijke pijlborden mee. Een bestand dat alleen op de telefoon van de organisator staat, helpt niet wanneer die telefoon leeg raakt.
  • Zet bij de start een aparte inschrijftafel klaar en plan een vaste plek voor pomp, reparatieset, reservebinnenband en bandenlichter. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en informeer deelnemers tijdig over aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een polderfietstocht organiseren?
Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Open daarna de inschrijving, zodat je uiterlijk enkele dagen voor vertrek het aantal deelnemers en de catering kunt vastleggen.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een polderfietstocht?
Reken tijdens het eerste uur op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per deelnemer, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Vul dit aan met een rustpunt en extra voorraad voor warm weer.
Wanneer moet ik de fietsroute controleren?
Controleer de route bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf en fiets of bekijk kritieke delen opnieuw in de laatste week. Test routebestanden daarnaast uiterlijk 2 dagen voor de tocht op de apparaten die onderweg worden gebruikt.
Wat neem je mee voor fietspech tijdens een fietstocht?
Leg bij de start en het rustpunt minimaal een fietspomp, fietsreparatieset, reservebinnenband en bandenlichter klaar. Wijs vooraf aan wie helpt bij pech en noteer een telefoonnummer voor deelnemers die niet verder kunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!