Paaswake organiseren: checklist en planning
Een Paaswake vraagt om meer voorbereiding dan alleen een liturgisch programma. Je regelt tegelijk de kerkzaal, voorgangers, lezingen, muziek, verlichting, techniek en de ontvangst na afloop. Begin ongeveer zes weken vooraf met de inhoud en reserveringen; in de laatste week controleer je materialen, programmaboekjes en boodschappen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in een logische volgorde uit te voeren, zodat de viering zelf niet afhankelijk is van last-minute regelwerk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Kerkzaal reserveren
Liturgisch programma vaststellen
2 personen
Voorgangers bevestigen
Lezingen selecteren
2 personen
Lezers indelen
Muzikanten bevestigen
Koorrepetitie plannen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma's opmaken
2 personen
Programmaboekjes drukken
2 personen
Reservering geluidsapparatuur maken
Boodschappenlijst controleren
Paaskaars bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Liturgische materialen verzamelen
2 personen
Lezingen bundelen
Muziekbestanden klaarzetten
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels klaarzetten
3 personen
Altaar gereedmaken
2 personen
Doopvont klaarmaken
2 personen
Paasvuurplaats inrichten
3 personen
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekinstrumenten opstellen
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Paaswake begeleiden
4 personen
Kaarsen uitdelen
3 personen
Lezingen verzorgen
6 personen
Muzikale begeleiding verzorgen
6 personen
Kaarsen veilig doven
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Paasbrood en koek serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers begeleiden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Restanten koelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Instrumenten inpakken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Liturgische materialen opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Paasvuur volledig doven
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Tafelsaantal 8
- Tafelkleedjesaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Dienbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Schenk kannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Audiokabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 8
- Kaarsenhoudersaantal 100
Decoratie
- Paastakkenaantal 6
- Witte tafellopersaantal 8
- Bloemenvazenaantal 8
Papierwerk
- Programmaboekjesaantal 110
- Lezenaar
- Muziekstandaardenaantal 8
Veiligheid
- Brandblussersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Blusdekensaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilmoppenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk zes weken vooraf het liturgisch programma vast en bevestig voorgangers, lezers en muzikanten. Plan daarna de koorrepetitie, zodat wijzigingen in lezingen of muziek nog verwerkt kunnen worden.
- Reserveer geluidsapparatuur niet pas voor de laatste dagen. Test mengpaneel, luidsprekers, microfoons, statieven, audiokabels en verlengkabels minimaal één keer vóór de viering.
- Bundel de lezingen en zet muziekbestanden vooraf klaar op één herkenbare plek. Controleer ook of er genoeg programmaboekjes, muziekstandaarden en een lezenaar beschikbaar zijn.
- Maak de Paasvuurplaats en de verlichting onderdeel van de veiligheidscontrole. Zet lantaarns en ledlampen tijdig klaar en controleer of brandblussers bereikbaar zijn voordat de kerkzaal wordt ingericht.
- Doe de boodschappen pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Paaswake organiseren?
- Begin ongeveer zes weken van tevoren met het programma, de reservering van de kerkzaal en het bevestigen van voorgangers en muzikanten. Plan de laatste controle van materialen, techniek en boodschappen in de week voor de Paaswake.
- Wanneer moet ik de programmaboekjes voor een Paaswake laten drukken?
- Laat de programmaboekjes drukken zodra lezingen, muziek en het liturgisch programma definitief zijn, bij voorkeur uiterlijk één week vooraf. Houd daarna enkele extra exemplaren achter de hand voor onverwachte bezoekers.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een Paaswake?
- Reken voor het eerste uur na afloop op twee tot drie drankjes per persoon. Controleer daarnaast vooraf hoeveel koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en glazen beschikbaar zijn.
- Wanneer controleer ik de geluidsinstallatie voor de Paaswake?
- Test de geluidsinstallatie minimaal één keer vóór de viering en doe op de dag zelf nog een korte controle. Loop daarbij microfoons, luidsprekers, kabels, stekkerdozen en het mengpaneel na.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!