Checklist voor een goed georganiseerde oldtimerrit
Een oldtimerrit vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je legt start- en eindlocatie vast, controleert vergunningen en verzekering en zorgt dat deelnemers onderweg weten waar ze heen moeten. Vooral routekaarten, ritnummers, verkeersbegeleiding en pechhulp worden snel te laat geregeld. Met deze checklist werk je van datum en route naar registratie, catering en de laatste controles op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Route voorverkennen
2 personen
Route op gevaarspunten controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routekaarten ontwerpen
2 personen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Ritnummers toewijzen
2 personen
Pechhulp regelen
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Event
Auto's voor controle aanmelden
3 personen
Ritnummers uitdelen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Auto's technisch controleren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangstdranken serveren
2 personen
Rijopstelling maken
3 personen
Rijbriefing geven
2 personen
Oldtimers laten vertrekken
3 personen
Verkeerspunten bemannen
4 personen
Pechhulp bereikbaar houden
Tussenstop voorbereiden
3 personen
Tussenstop begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aankomst begeleiden
3 personen
Parkeerplaatsen aanwijzen
3 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelmaterialen leegmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Routeborden opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Statafelsaantal 6
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 10
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
- Oplaadstationsaantal 2
Routebenodigdheden
- Routekaartenaantal 70
- Ritnummersaantal 50
- Routepijlenaantal 40
- Afzetlintaantal 4
- Verkeershesjesaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Klembordenaantal 6
- Watervaste stiftenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Veiligheidsdekensaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 8
Kantoorartikelen
- Registratieformulierenaantal 80
- Pennenaantal 30
- Naamstickersaantal 80
- Enveloppenaantal 80
- Prijscertificatenaantal 10
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 3
- Afwasborstelsaantal 4
- Droogrekkenaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de route minstens één keer vooraf en noteer gevaarspunten, smalle doorgangen en plekken waar groepen uit elkaar kunnen raken. Leg vóór het versturen van de uitnodigingen ook een alternatieve route vast.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de rit. Vermeld daarin de starttijd, verzamelplek, route-instructies, contactgegevens en wat deelnemers bij pech moeten doen.
- Geef iedere auto bij registratie een ritnummer en deel routekaarten uit voordat de groep vertrekt. Houd de deelnemerslijst bij de start bij, zodat je weet wie onderweg ontbreekt.
- Instrueer verkeersbegeleiders vooraf over hun post, portofoongebruik en het moment waarop de laatste auto passeert. Leg routepijlen, afzetlint, pionnen en verkeershesjes vóór de start klaar.
- Plan catering niet alleen voor het eindpunt: regel ook koffie, water en servies voor de start. Controleer bovendien stroompunten, verlengsnoeren, stekkerdozen en koelboxen voordat de opbouw begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een oldtimerrit organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en eindlocatie. Controleer in diezelfde periode vergunningen en verzekering; routekaarten en deelnemersinformatie kunnen ongeveer 2 weken voor de rit definitief worden gemaakt.
- Hoeveel tijd kost het om een oldtimerrit voor te bereiden?
- Reken op 10 tot 20 uur voorbereiding, verdeeld over routeverkenning, administratie, communicatie en materiaal. Op de dag zelf heb je meestal 3 tot 5 uur nodig voor opbouw, registratie, uitgifte van ritnummers en begeleiding.
- Wat moet ik regelen voor pech onderweg tijdens een oldtimerrit?
- Regel vóór het versturen van de deelnemersinformatie pechhulp en wijs één contactpersoon aan. Zet het telefoonnummer op de routekaart en deelnemersinformatie en zorg dat begeleiders een portofoon of telefoon bij zich hebben.
- Hoeveel routekaarten heb ik nodig voor een oldtimerrit?
- Druk minimaal één routekaart per auto af en neem 10 procent extra mee voor verlies, wijzigingen en begeleiders. Maak de definitieve versie uiterlijk 1 week voor de rit, nadat de route en alternatieve route zijn gecontroleerd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!