Zo organiseer je een nachtwake
Een nachtwake vraagt vooral om een rustige volgorde: leg eerst kerk, datum en begeleiding vast en werk daarna het programma uit. Plan gebedsmomenten, muziek en rustperiodes voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Regel vrijwilligers per taak en test microfoon, luidsprekers en verlichting vóór de avond begint. Vergeet ook de minder zichtbare zaken niet: sleutel en vergunningen, toiletten, dieetwensen, kaarshouders en een welkomtafel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Programma en gebedsmomenten maken
2 personen
- 3
Voorganger en gebedsleiders vastleggen
- 4
Muzikanten en zangbegeleiding vastleggen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Reservering van de kerk bevestigen
- 9
Vergunningen en sleutel regelen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Programma met vrijwilligers delen
- 12
Liturgische teksten verzamelen
2 personen
- 13
Gebedskaarten afdrukken
2 personen
- 14
Muziek en liederen voorbereiden
3 personen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Kaarsen en verlichting controleren
2 personen
- 17
Techniek testen
2 personen
- 18
Ruimte en toilet controleren
2 personen
- 19
Dranken koud zetten
2 personen
- 20
Hapjes en fruit voorbereiden
3 personen
- 21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 22
Gebedsruimte inrichten
3 personen
- 23
Welkomtafel inrichten
2 personen
- 24
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
- 25
Techniek en microfoon klaarzetten
2 personen
Event
- 26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 27
Bezoekers welkom heten
3 personen
- 28
Openingsgebed begeleiden
2 personen
- 29
Eerste gebedsmoment begeleiden
3 personen
- 30
Stilte en persoonlijke reflectie begeleiden
2 personen
- 31
Koffie en thee serveren
3 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Muzikaal gebedsmoment begeleiden
4 personen
- 34
Tweede gebedsmoment begeleiden
3 personen
- 35
Hapjes en fruit serveren
3 personen
- 36
Voorbeden verzamelen
2 personen
- 37
Voorbeden begeleiden
2 personen
- 38
Kaarsen veilig controleren
2 personen
- 39
Afsluitend gebed begeleiden
2 personen
- 40
Bezoekers persoonlijk uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 41
Kaarsen doven en opbergen
2 personen
- 42
Servies verzamelen
3 personen
- 43
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
- 44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 45
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 46
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 47
Techniek afkoppelen en opbergen
2 personen
- 48
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 49
Sleutels en materialen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Kleine luidsprekersaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 4
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
- LED-kaarsenaantal 40
- Kaarshoudersaantal 20
Decoratie
- Kerkelijke doekenaantal 4
- Tafelkleedaantal 8
- Bloemstukkenaantal 4
- Kruis
- Bijbelsaantal 10
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Waterkannenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin met de kerk, datum en sleutel: bevestig de reservering en controleer uiterlijk twee weken vooraf wie toegang heeft tot het gebouw en wanneer je naar binnen kunt.
- Maak het programma per uur en wijs per gebedsmoment een voorganger, gebedsleider of muzikant aan. Deel de definitieve versie minstens drie dagen vooraf met alle vrijwilligers.
- Verstuur uitnodigingen zodra locatie en programma vaststaan en vraag tegelijk naar aanmeldingen en dieetwensen. Zo kun je hapjes, fruit, mokken en glazen gericht voorbereiden.
- Test techniek en verlichting vóór de deelnemers komen: controleer microfoons, standaards, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen op de plek waar ze tijdens de wake staan.
- Richt de ruimte eerst functioneel in en daarna sfeervol: zet stoelen en tafels klaar, plaats kaarsen veilig in houders en controleer kerk, gebedsruimte en toiletten voordat je dranken koud zet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een nachtwake organiseren?
- Leg kerk, datum en begeleiding bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Plan de laatste controle van programma, vrijwilligers, techniek en ruimte uiterlijk 3 dagen voor de nachtwake.
- Hoe maak je een programma voor een nachtwake?
- Verdeel de avond in blokken van 30 tot 60 minuten met afwisseling tussen gebed, muziek, stilte en rust. Zet per onderdeel een verantwoordelijke en verzamel liturgische teksten en liederen minimaal 1 week vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een nachtwake?
- Reken op minimaal 1 coördinator, 1 persoon voor ontvangst, 1 techniekverantwoordelijke en per gebedsmoment 1 leider of voorganger. Bij meer dan 30 deelnemers zijn 2 mensen voor ontvangst en praktische hulp handiger.
- Wanneer test je de microfoon en kaarsverlichting?
- Doe een volledige test op de dag zelf, minstens 2 uur voor aanvang. Controleer dan ook de stroomvoorziening, verlichting, kaarshouders, toiletten en de opstelling van de gebedsruimte.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!