Zo organiseer je een kunstkamp
Begin met een helder programma, een passende locatie en genoeg begeleiding per workshop. Leg daarna de inschrijvingen vast, verzamel dieetwensen en deel deelnemers tijdig in. Controleer materialen niet alleen op aantallen, maar ook per werkstation: verf, papier, penselen, waterbekers en bescherming moeten klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Plan op de dag zelf extra tijd voor techniek, registratie en veiligheidsregels. Zo voorkom je dat de creatieve onderdelen vertraging oplopen door praktische zaken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 8
Workshopindeling maken
2 personen
- 9
Materialenvoorraad controleren
2 personen
- 10
Ontbrekende materialen bestellen
- 11
Werkbladen en naambadges maken
2 personen
- 12
Muziek- en presentatielijst maken
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Materialen per workshop sorteren
3 personen
- 15
Locatie en sleutels controleren
2 personen
- 16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 17
Werkstations inrichten
4 personen
- 18
Beschermhoezen neerleggen
2 personen
- 19
Materialen op werktafels leggen
3 personen
- 20
Decoratie ophangen
2 personen
- 21
Techniek testen
2 personen
- 22
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 23
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Event
- 24
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 25
Programma en veiligheidsregels toelichten
2 personen
- 26
Eerste creatieve workshop begeleiden
4 personen
- 27
Koffie en thee serveren
2 personen
- 28
Werktafels tussentijds opruimen
3 personen
- 29
Tweede creatieve workshop begeleiden
4 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Buffet klaarzetten
3 personen
- 32
Avondmaaltijd serveren
4 personen
- 33
Derde creatieve workshop begeleiden
4 personen
- 34
Kunstwerken presenteren
3 personen
- 35
Foto's van kunstwerken maken
2 personen
- 36
Laatste drankenronde verzorgen
2 personen
- 37
Deelnemers uitchecken
2 personen
- 38
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Nazorg
- 39
Afval verzamelen
3 personen
- 40
Servies en materialen afwassen
3 personen
- 41
Werktafels schoonmaken
3 personen
- 42
Ruimte terugzetten
4 personen
- 43
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
- 44
Decoratie verwijderen
2 personen
- 45
Locatie afsluiten
2 personen
- 46
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 47
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
- 48
Deelnemersfoto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Registratietafel
- Statafelsaantal 3
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 5
- Oplaadbare werklampenaantal 4
Kunstmateriaal
- Schetsboekenaantal 36
- Tekenpapieraantal 250
- Aquarelpapieraantal 100
- Canvasdoekenaantal 36
- Acrylverfsetsaantal 12
- Aquarelverfsetsaantal 12
- Kleurpotlodensetsaantal 12
- Viltstiftenaantal 12
- Wasco'saantal 12
- Penselenaantal 72
- Potlodenaantal 72
- Gummenaantal 36
- Puntenslijpersaantal 12
- Scharenaantal 24
- Lijmsticksaantal 36
- Papieren tapeaantal 12
- Mengpalettenaantal 24
- Waterbekersaantal 36
- Schortenaantal 36
- Boetseerkleiaantal 10
- Boetseergereedschapaantal 12
- Knipsjablonenaantal 24
- Knutselkartonaantal 100
- Stempelkussensaantal 12
- Stempelsaantal 24
Decoratie
- Kunstprintsaantal 20
- Slingersaantal 6
- Kleefhaakjesaantal 30
- Naambadgesaantal 40
- Pijlbordenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
- Schenk kannenaantal 4
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma minimaal 4 weken vooraf vast en reserveer de locatie voordat je docenten en begeleiders definitief inplant. Controleer ook wanneer je de sleutel krijgt en hoeveel tafels en stoelen beschikbaar zijn.
- Maak de workshopindeling uiterlijk 1 week vooraf. Houd rekening met de grootte van de groepen, beschikbare werkstations en de tijd die nodig is om verf, klei of andere materialen schoon en veilig te gebruiken.
- Tel de materialen per deelnemer en voeg een reserve van ongeveer 10 procent toe. Dat voorkomt tekorten aan papier, penselen, lijmsticks, potloden of waterbekers wanneer iets beschadigd raakt of zoekraakt.
- Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang in. Leg beschermhoezen neer, zet materialen per workshop klaar, test beamer en speaker en controleer of verlengkabels en stekkerdozen geen looproutes blokkeren.
- Zet de registratietafel bij de ingang en houd naambadges, deelnemersgegevens en het programma daar bij de hand. Reserveer de eerste 15 minuten voor ontvangst en leg veiligheidsregels uit voordat iedereen aan het werk gaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstkamp organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, locatie en begeleiding. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je de workshopindeling en materiaalhoeveelheden op tijd kunt maken.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een kunstkamp?
- Plan per workshop minimaal 1 docent of begeleider en voeg bij groepen vanaf ongeveer 12 deelnemers een extra begeleider toe. Bij werken met verf, scharen of boetseerklei is extra toezicht praktisch nodig.
- Hoeveel extra kunstmaterialen moet ik inkopen?
- Reken per materiaalsoort op ongeveer 10 procent reserve bovenop het aantal deelnemers. Voor een groep van 20 deelnemers leg je dus materiaal voor circa 22 personen klaar.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstkamp klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, werkstations, beschermhoezen en materialen. Trek nog 15 tot 20 minuten uit voor techniek, registratie en een laatste veiligheidscontrole.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!