Zo organiseer je een kitesurfclinic zonder last-minute stress
Een kitesurfclinic organiseer je in een vaste volgorde: eerst leg je de kitesurfschool, datum en materialen vast, daarna regel je deelnemers, vervoer en catering. Werk met één deelnemerslijst waarop ook dieetwensen, noodnummers en bevestigde betalingen staan. Controleer de weersverwachting opnieuw in de week en op de ochtend zelf. Op locatie draait alles om een snelle registratie, gecontroleerd veiligheidsmateriaal en duidelijke instructies over kleding, parkeren en het programma.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Kitesurfschool reserveren
- 5
Materiaal reserveren
- 6
Cateringlocatie bevestigen
- 7
Vervoer afspreken
- 8
Weersverwachting controleren
- 9
Deelnemers informeren over kleding
- 10
Deelnemerslijst afdrukken
- 11
Waivers en noodnummers printen
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Dranken koelen
- 14
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 15
Lunchpakketten klaarmaken
2 personen
- 16
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
- 17
Kites en boards laden
2 personen
- 18
EHBO-set controleren
- 19
Route en parkeerplaats controleren
- 20
Noodcontacten delen
- 21
Locatie afzetten
2 personen
- 22
Partytent opbouwen
3 personen
- 23
Tafels en stoelen plaatsen
2 personen
- 24
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 25
Registratietafel klaarzetten
Event
- 26
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 27
Waivers laten ondertekenen
- 28
Kleding en materiaal uitdelen
3 personen
- 29
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 30
Kites opbouwen
3 personen
- 31
Kitesurfclinic begeleiden
4 personen
- 32
Deelnemers hydrateren
- 33
Kites en boards wisselen
3 personen
- 34
Materialen afspoelen
2 personen
- 35
Deelnemers omkleden
- 36
Aperitief en hapjes serveren
2 personen
- 37
Dranken bijvullen
- 38
Barbecue aansteken
2 personen
- 39
Barbecue bereiden
3 personen
- 40
Avondeten serveren
3 personen
- 41
Dessert serveren
2 personen
- 42
Afval tussendoor verzamelen
Nazorg
- 43
Materiaal inpakken
3 personen
- 44
Servies afwassen
2 personen
- 45
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
- 46
Partytent afbreken
3 personen
- 47
Locatie schoonmaken
3 personen
- 48
Afval wegbrengen
- 49
Materiaal droog opbergen
2 personen
- 50
Huurmateriaal retourneren
2 personen
- 51
Koelboxen leegmaken
- 52
Overgebleven voorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytent
- Klaptafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 18
- Registratietafel
- Tafelkleedaantal 4
Sportmateriaal
- Kitesaantal 8
- Kiteboardsaantal 8
- Barenaantal 8
- Lijnenaantal 8
- Wetsuitsaantal 16
- Kitesurfhelmenaantal 16
- Impactvestenaantal 16
- Trapezesaantal 16
- Pompaantal 8
- Boardtassenaantal 8
- Lijnmessenaantal 16
- Waterdichte telefoonhoesaantal 2
Veiligheid
- EHBO-set
- Reddingsboei
- Fluitjesaantal 4
- Afzetlint
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabel
Servies
- Drinkglazenaantal 24
- Bordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
Keuken
- Barbecue
- Barbecuetangaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 3
- Thermoskannenaantal 2
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Afwasborstelaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezem
- Blik en veger
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
- Lichtsnoeraantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de kitesurfschool en het benodigde materiaal zodra je een datum hebt; vraag ook na welke uitrusting de school levert en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf: verzameltijd, route, parkeerplaats, kledingadvies, lunch en wat er gebeurt bij slecht weer. Zo voorkom je vragen op de ochtend zelf.
- Maak 48 uur vooraf één definitieve deelnemerslijst met dieetwensen, noodcontacten en eventuele carpoolafspraken. Print daarnaast de waivers en noodnummers voor de registratie.
- Controleer op de ochtend zelf kites, boards, baren, lijnen, wetsuits, helmen, impactvesten, trapezes en lijnmessen voordat deelnemers het water op gaan. Leg de EHBO-set en reddingsboei zichtbaar bij de verzamelplek.
- Zet de locatie eerst veilig af en bouw daarna partytent, registratie- en cateringtafel op. Koel dranken tijdig, maak lunchpakketten klaar en houd verlengkabels en waterdichte telefoonbescherming uit de buurt van natte looproutes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kitesurfclinic organiseren?
- Leg de kitesurfschool, datum en materiaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de clinic het aantal deelnemers kunt doorgeven.
- Wanneer controleer ik het weer voor een kitesurfclinic?
- Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 uur en 3 uur voor de start. Spreek met de kitesurfschool af wie beslist over uitstel of annulering.
- Wat moeten deelnemers meenemen naar een kitesurfclinic?
- Informeer deelnemers minimaal 7 dagen vooraf over kleding, zwemkleding, handdoek, zonnebescherming en drinken. Vraag de kitesurfschool welke spullen beschikbaar zijn en wat deelnemers zelf nodig hebben.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw op locatie?
- Plan minimaal 90 minuten voor routecontrole, afzetting, registratie, partytent, tafels, catering en een veiligheidscheck. Laat de registratie minstens 30 minuten voor de clinic openen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!