Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute stress
Begin een zomerfeest niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie en een plan voor het weer. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, kun je hoeveelheden voor barbecue, hapjes en drank berekenen en dieetwensen verzamelen. Regel daarna de barbecue, koeling, tafels en partytenten; die zijn bij mooi weer snel uitverkocht. Op de dag zelf werk je van terreincontrole naar opbouw, buffet en gekoelde dranken, zodat gasten niet wachten terwijl je nog moet snijden of aansluiten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Weersverwachting controleren
- 7
Cateringhoeveelheden berekenen
- 8
Boodschappenlijst controleren
- 9
Barbecue reserveren
- 10
Muziek afspeellijst maken
- 11
Spellen selecteren
- 12
Naamkaartjes voorbereiden
- 13
Boodschappen doen
3 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Vlees en groenten marineren
2 personen
- 17
Weersplan communiceren
- 18
Terrein controleren
2 personen
- 19
Partytenten opbouwen
4 personen
- 20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 21
Barbecue plaatsen
2 personen
- 22
Buffet klaarzetten
3 personen
- 23
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 24
Versiering ophangen
3 personen
- 25
Verlichting ophangen
2 personen
- 26
Muziek testen
2 personen
- 27
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
- 28
Hapjes uitstallen
2 personen
Event
- 29
Barbecue aansteken
2 personen
- 30
Gasten ontvangen
3 personen
- 31
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 32
Hapjes serveren
3 personen
- 33
Dranken bijvullen
2 personen
- 34
Barbecue bereiden
3 personen
- 35
Buffet aanvullen
2 personen
- 36
Afvalbakken legen
2 personen
- 37
Spellen begeleiden
2 personen
- 38
Koffie en thee serveren
2 personen
- 39
Laatste ronde aankondigen
- 40
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 41
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 42
Servies afwassen
3 personen
- 43
Afval verzamelen
3 personen
- 44
Terrein schoonmaken
3 personen
- 45
Decoratie verwijderen
2 personen
- 46
Partytenten afbreken
4 personen
- 47
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 48
Apparatuur controleren
2 personen
- 49
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 50
Restanten opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Buffettafelsaantal 3
- Tafelkledenaantal 11
Servies
- Bordenaantal 70
- Dessertbordjesaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 30
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Barbecuetangenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Luidspreker
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafeldecoratieaantal 10
- Naamkaartjesaantal 60
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 5
- Lantaarnsaantal 6
Sportmateriaal
- Jeu-de-boulesetsaantal 2
- Kubbspel
- Ringwerpset
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Bezemsaantal 3
- Blik en vegersaantal 2
- Handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de weersverwachting twee dagen vooraf en communiceer dan een concreet plan voor zon, regen en wind. Zet partytenten niet pas neer wanneer de eerste bui begint.
- Bereken drank voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en koel minstens een deel al de avond ervoor. Controleer ook of je genoeg drinkglazen en koelboxen hebt.
- Plan de barbecue ruim vóór het eten: marineer vlees en groenten vooraf en leg snijplanken, koksmessen en barbecuetangen apart klaar. Zo gebruik je niet dezelfde materialen voor rauw en bereid eten.
- Zet tafels, stoelen en het buffet op voordat je de versiering ophangt. Houd één tafel vrij voor serveerschalen en serveertangen; anders ontstaat er snel een opstopping bij de barbecue.
- Test muziek, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één uur voor aankomst. Plaats kabels buiten looproutes en gebruik lichtsnoeren of lantaarns voor het moment waarop het donker wordt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een zomerfeest organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor het feest, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en hoeveelheden op tijd kunt verwerken.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een zomerfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voorzie daarnaast voortdurend water en houd een deel van de voorraad gekoeld in koelboxen.
- Wanneer controleer je het weer voor een zomerfeest?
- Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf voor de definitieve inrichting en controleer opnieuw op de ochtend zelf. Communiceer het weersplan uiterlijk 24 uur vooraf, inclusief wat gasten bij regen of wind kunnen verwachten.
- Wanneer moet je de barbecue aanzetten op een zomerfeest?
- Begin meestal 30 tot 45 minuten voor het geplande eetmoment met de barbecue, afhankelijk van het type en de hoeveelheid brandstof. Leg vlees en groenten pas klaar wanneer de werkplek, barbecuetangen en serveerschalen gereed zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.